• Comprendre et utiliser le planning

  Le planning permet d'organiser l'activité des collaborateurs et de visualiser rapidement les interventions et les autres événements planifiés. Il peut notamment être utilisé pour affecter des interventions, modifier leurs horaires, répartir la charge de travail et adapter l'affichage aux besoins de l'entreprise. Les différents plannings disponibles Plusieurs interfaces permettent de consulter le planning selon le contexte. PlanninQuelques lectures

• Gérer une intervention avec plusieurs intervenants

  Organilog permet d'affecter plusieurs intervenants à une même intervention. Cette fonctionnalité est notamment utile pour les interventions réalisées en binôme ou par une équipe. Chaque intervenant retrouve l'intervention sur son planning et peut disposer de ses propres horaires effectués. L'intervention reste néanmoins regroupée sur une même fiche. Cet article présente le fonctionnement des interventions multi-intervenants, depuis leur configuration jusqu'à la consultation des informationsQuelques lectures

• Créer une intervention récurrente

  La récurrence permet de générer automatiquement des interventions à intervalles réguliers, à partir d'une intervention utilisée comme modèle. Elle est particulièrement adaptée aux prestations répétitives : entretien hebdomadaire, maintenance mensuelle, visite annuelle, passages prévus dans le cadre d'un contrat, etc. Contrairement à la création multiple, les futures interventions ne sont pas toutes créées définitivement dès le départ. Organilog conserve une règle de récurrence et **génère prPeu de lectures

• Synchroniser Organilog avec Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple

  Organilog permet d'afficher les interventions planifiées dans un calendrier externe tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple. Cette fonctionnalité repose sur un flux iCalendar : le calendrier externe vient régulièrement consulter les interventions disponibles dans Organilog afin de les afficher dans un calendrier dédié. Il est également possible, avec un autre connecteur, de réaliser l'opération inverse et de récupérer les événements d'un calendrier externe dans OrgaPeu de lectures

• Créer ou dupliquer rapidement des interventions

  Lorsqu'un grand nombre d'interventions doit être planifié, il n'est pas toujours nécessaire de repartir d'une fiche vide. Organilog propose plusieurs méthodes pour créer plus rapidement des interventions similaires. Le choix dépend principalement du besoin : reproduire ponctuellement une intervention, créer plusieurs passages à l'avance ou automatiser des interventions régulières. Quelle méthode utiliser ? **Plusieurs interventionsPeu de lectures

• Afficher le taux d’occupation (charge de travail) sur le planning

  Le taux d’occupation permet de visualiser rapidement la charge de travail de chaque collaborateur directement depuis le planning. Il facilite notamment : l’identification des journées déjà fortement chargées ; la répartition des interventions entre les collaborateurs ; l’anticipation des périodes de forte ou de faible activité. Le taux affiché compare le temps planifié pour le collaborateur avec ses horaires de travail prévus. Plus les interventions occupent une part importantePeu de lectures

• Créer une checklist dans une intervention

  Une checklist permet de structurer les contrôles ou les tâches à réaliser pendant une intervention : vérifications de sécurité, étapes de maintenance, opérations de nettoyage, points de contrôle, etc. Organilog permet de mettre en place ce type de fonctionnement principalement de deux façons : avec les actions courantes, pour sélectionner rapidement les tâches réalisées ; avec les champs personnalisés, pour créer un formulaire de contrôle plus détaillé. ${frame}[](https://www.yoPeu de lectures

• Définir une durée par défaut selon la catégorie d’intervention

  Une durée standard peut être associée à chaque catégorie d’intervention. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps lors de la planification des interventions récurrentes ou similaires. Par exemple : Maintenance annuelle : 1 h Dépannage : 2 h Entretien : 45 min Installation : 4 h Lors de la création d’une intervention, cette durée peut ensuite être utilisée pour calculer rapidement l’heure de fin à partir de l’heure de début. Vérifier l’activation des catégoriePeu de lectures

• Personnaliser la couleur des intervenants sur le planning

  Une couleur spécifique peut être attribuée à chaque intervenant afin de faciliter la lecture du planning. Cette personnalisation permet notamment de : identifier plus rapidement les interventions affectées à chaque collaborateur ; distinguer visuellement les plannings des différents membres de l'équipe ; repérer plus facilement certaines équipes, fonctions ou compétences grâce à des couleurs similaires. Définir la couleur d'un intervenant Depuis le menu RH > Employés, ouvrir la fichPeu de lectures

• Définir un taux horaire selon la catégorie d’intervention

  Un taux horaire spécifique peut être associé à chaque catégorie d’intervention. Cette fonctionnalité est utile lorsque le tarif appliqué dépend du type de prestation réalisée. Par exemple : Maintenance : 60 € / heure Dépannage : 75 € / heure Intervention d’urgence : 95 € / heure Le taux défini sur la catégorie peut ensuite être utilisé dans une intervention pour calculer rapidement son budget réel en fonction du temps travaillé. ${frame}[](https://www.youtube.com/embedPeu de lectures

• Verrouiller une intervention

  Le verrouillage permet de figer une intervention afin d'empêcher sa modification par les utilisateurs disposant du droit Normal. Une intervention verrouillée ne peut plus être modifiée par ces utilisateurs, aussi bien depuis l'application web que depuis l'application mobile. Verrouiller ou déverrouiller une intervention Depuis la fiche de l'intervention, ouvrir le menu des options à l'aide de l'icône en forme de clé plate située en haut à droite, puis sélectionner Verrouiller.Peu de lectures

• Recevoir une notification avant une intervention

  Organilog permet d’afficher une notification avant le début d’une intervention afin d’alerter les utilisateurs concernés à l’approche d’un rendez-vous planifié. Le délai de déclenchement de cette notification peut être personnalisé depuis les paramètres du logiciel. Configurer le délai de notification Accéder aux Paramètres, puis ouvrir la section Centre des notifications. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/parametre-notification-interfa_xPeu de lectures

• Gérer une intervention nécessitant plusieurs passages

  Certaines prestations nécessitent plusieurs déplacements chez un même client : chantier réalisé sur plusieurs jours, maintenance en plusieurs étapes, dépannage nécessitant une seconde visite, etc. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées dans Organilog. Le choix dépend principalement du niveau de suivi attendu pour chaque passage. Méthode recommandée : créer une intervention par passage Dans la majorité des cas, il est préférable de créer une intervention distincte pour chaque passage. CPeu de lectures

• Exporter les interventions

  La liste des interventions enregistrées dans Organilog peut être exportée dans un fichier CSV. Cet export permet notamment d’exploiter les données dans un tableur, d’effectuer des analyses ou de transférer certaines informations vers un logiciel tiers. Explication vidéo Exporter les interventions Avant de lancer l’export, il est possible d’utiliser les filtres de recherche pour sélectionner les interventions à inclure. Cliquer ensuPeu de lectures

• Personnaliser l’affichage des interventions sur le planning

  Les informations affichées directement dans les interventions du planning peuvent être personnalisées afin de faire ressortir les données les plus utiles à l'organisation de l'activité. Il est par exemple possible d'afficher le client, l'adresse, le titre de l'intervention, le collaborateur, les horaires ou la catégorie. L'objectif est de trouver le bon équilibre entre la quantité d'informations disponibles et la lisibilité du planning.Peu de lectures

• Gérer les interventions à planifier avec le statut « Prévisionnel »

  Le statut Prévisionnel permet d'enregistrer une intervention qui devra être réalisée ultérieurement, sans nécessairement connaître sa date et son horaire définitifs. Il peut par exemple être utilisé pour préparer les prochaines opérations de maintenance, anticiper une charge de travail ou conserver une intervention à planifier afin de ne pas l'oublier, avant de savoir si le client confirme cet horaire. Activer le statut Prévisionnel Pour rendre ce statut disponible, accéder à : **ParaPeu de lectures

• Consulter le planning individuel d’un collaborateur

  Organilog permet d’accéder au planning individuel d’un collaborateur afin de visualiser uniquement les interventions qui lui sont attribuées. Cette vue est notamment pratique pour consulter l’activité d’un collaborateur sur une période donnée ou obtenir une vision mensuelle de son planning. Accéder au planning d’un collaborateur Pour afficher le planning d’une seule personne : Accéder au menu RH. Cliquer sur Collaborateurs. Ouvrir la fiche du collaborateur concerné. AccédePeu de lectures

• Gérer les actions courantes des interventions

  Les actions courantes permettent de définir une liste de tâches ou de prestations fréquemment réalisées lors des interventions. Par exemple : Entretien Nettoyage Contrôle Remplacement d'une pièce Mise en service Lors de la création ou de la réalisation d'une intervention, une ou plusieurs actions peuvent ensuite être sélectionnées. À quoi servent les actions courantes ? L'utilisation d'actions prédéfinies permet notamment dePeu de lectures

• Choisir l’affichage du planning : jour, semaine, mois ou vue personnalisée

  Le planning Organilog peut être affiché de différentes manières afin d’adapter la visualisation des interventions aux besoins de l’entreprise. Il est notamment possible d’utiliser une vue à la journée, à la semaine, au mois ou sur un nombre personnalisé de jours. Explication vidéo Les différentes vues du planning Plusieurs modes d’affichage sont disponibles : Jour : pour consulter en détail les interventions d’une journée ; **SePeu de lectures

• Suivre les durée de trajet

  Plusieurs méthodes permettent de déclarer et suivre les temps de trajet réalisés par les intervenants. Le choix dépend principalement du niveau de détail recherché et de l'utilisation souhaitée des données : affichage dans le planning, suivi des heures, export ou analyse. Créer des interventions dédiées aux trajets Une première méthode consiste à représenter chaque déplacement sous la forme d'une intervention. Il est possible de créer un client dédié, par exemple « Trajets » ou **Peu de lectures

• Faire signer une intervention en ligne

  Lorsqu'un client est présent à la fin d'une intervention, la signature est généralement recueillie directement par l'intervenant depuis l'application mobile Organilog. Si le client ou le donneur d'ordre n'était pas présent sur place, il est également possible de lui transmettre un lien permettant de consulter et signer l'intervention ultérieurement, depuis une page publique. Cette fonctionnalité est notamment utile lorsqu'une intervention doit être validée après le passage de l'intervenant.Peu de lectures

• Envoyer un rapport d’intervention au client

  Un rapport d’intervention peut être transmis au client directement depuis Organilog. L’envoi peut être réalisé depuis l’application web ou depuis l’application mobile, notamment par le collaborateur présent sur le terrain. Avant l’envoi, il est recommandé de vérifier les informations renseignées sur l’intervention ainsi que le rapport PDF qui sera transmis. Vérifier les informations avant l’envoi Le rapport envoyé reprend les informationsPeu de lectures

• Créer plusieurs interventions en une seule fois

  Lorsqu'une série d'interventions similaires doit être planifiée à intervalles réguliers, la création multiple permet de générer toutes ces interventions en une seule opération. Cette fonctionnalité est notamment adaptée pour planifier à l'avance : plusieurs passages hebdomadaires ou mensuels ; des maintenances périodiques ; une série d'interventions prévue sur une période déterminée ; les différents passages d'une prestation ou d'un contrat dont le calendrier est déjà connu. ContrairPeu de lectures

• Utiliser les cartes géographiques pour organiser les interventions

  Les cartes géographiques d’Organilog permettent de visualiser les interventions et les adresses clients sur une carte afin de mieux comprendre leur répartition géographique. Selon le besoin, plusieurs interfaces sont disponibles : une carte liée aux interventions, une carte des adresses clients et un module Carte plus complet permettant notamment d'organiser les tournées et de rechercher des interventions à proximité. Choisir la carte adaptée au besoin Visualiser les interventions surPeu de lectures

• Envoyer plusieurs rapports d’intervention en masse

  L’envoi en masse permet de transmettre plusieurs rapports d’intervention sans ouvrir et traiter chaque intervention individuellement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile en fin de journée, par exemple pour envoyer les comptes rendus de toutes les interventions terminées aux clients concernés. Fonctionnalité disponible dans le pack Business Accéder aux rapports à envoyer Accéder à : Interventions > Envoi en masse Cette interface permet de retrouver les documents pouvant êtrePeu de lectures

• Partager le planning des interventions avec les collaborateurs

  Organilog propose plusieurs solutions pour communiquer les interventions planifiées à un collaborateur. Il est possible d’envoyer le planning d’une semaine par email, de fournir un accès permanent au planning avec un lien public ou, lorsqu’un compte Organilog est disponible, de consulter directement le planning depuis le logiciel ou l’application mobile. Pour un collaborateur disposant déjà d’un accès Organilog Lorsqu’un collaborateur possède un compte Organilog, il n’est généralement pas nécPeu de lectures

• Utiliser les Types d’activité pour organiser les agences, services et formulaires

  Les Types d’activité permettent de structurer un compte Organilog selon l’organisation de l’entreprise. Cette fonctionnalité peut notamment servir à : gérer plusieurs agences, sociétés ou établissements dans un même compte ; séparer les données accessibles aux différents collaborateurs ; distinguer plusieurs activités ou services au sein d'une même entreprise ; afficher des champs personnalisés et formulaires différents selon l’activité concernée. Un Type d’activité peut ainsi représPeu de lectures