Créer une intervention récurrente

La récurrence permet de générer automatiquement des interventions à intervalles réguliers, à partir d'une intervention utilisée comme modèle.
Elle est particulièrement adaptée aux prestations répétitives : entretien hebdomadaire, maintenance mensuelle, visite annuelle, passages prévus dans le cadre d'un contrat, etc.
Contrairement à la création multiple, les futures interventions ne sont pas toutes créées définitivement dès le départ. Organilog conserve une règle de récurrence et génère progressivement les interventions, selon la fréquence et le délai définis.

La récurrence est particulièrement adaptée aux prestations qui se poursuivent dans le temps et dont les futures interventions peuvent encore évoluer.

Créer l'intervention qui servira de modèle

Commencer par créer une première intervention contenant les informations devant être reprises lors des prochaines occurrences.
Cette intervention peut notamment contenir :

• le client et l'adresse (champs obligatoires) ;
• le titre ;
• l'intervenant ;
• les horaires prévus ;
• les actions à réaliser ;
• les produits ou services ;
• les équipements ;
• les commentaires et autres informations utiles.

Cette intervention devient le modèle de référence. Les futures interventions seront créées à partir de son contenu.
Il est donc recommandé de préparer correctement le modèle avant de créer la récurrence.

Vérifier les informations qui seront reprises

La reprise de certains éléments dépend également des options de duplication des interventions configurées dans Organilog.
Par exemple, selon le paramétrage du compte, les services, les intervenants complémentaires ou certaines autres informations peuvent être repris ou non lors de la génération.
Ces options peuvent être vérifiées dans Paramètres > Interventions, dans la section consacrée aux outils de duplication.

Si une information présente dans l'intervention modèle n'apparaît pas dans les interventions générées, vérifier en priorité les paramètres de duplication.

Créer la récurrence

Depuis l'intervention servant de modèle, ouvrir le menu d'actions situé en haut à droite, puis sélectionner Créer une récurrence.

Le formulaire permet ensuite de définir le fonctionnement de la récurrence.

Configurer la récurrence

Titre

Le titre permet d'identifier facilement la récurrence dans Organilog.
Utiliser un libellé suffisamment explicite, par exemple :
Maintenance mensuelle – Client Dupont
ou :
Contrat annuel – Entretien climatisation
Le nom du client, du contrat ou de la prestation peut notamment être utilisé.

Modèle

Sélectionner l'intervention qui doit servir de référence.
Lorsqu'une récurrence est créée directement depuis une intervention, celle-ci est normalement proposée comme modèle.
Les prochaines interventions seront générées à partir des informations présentes dans cette intervention.

Client et adresse

Le client et l'adresse permettent d'identifier les éléments auxquels la récurrence est rattachée.
Ces informations correspondent généralement au client et à l'adresse de l'intervention utilisée comme modèle.

Statut

Le champ Statut définit le statut attribué aux interventions lorsqu'elles seront réellement générées.
Il est ainsi possible, par exemple, de créer directement les futures interventions comme planifiées ou de leur attribuer un statut prévisionnel lorsqu'une validation ou une prise de rendez-vous reste nécessaire.

Définir la fréquence

La fréquence détermine l'intervalle entre deux occurrences.
Sélectionner :
Répéter tou(te)s les N jours / semaines / mois / années
Quelques exemples :

• tous les 7 jours ;
• toutes les 2 semaines ;
• tous les 3 mois ;
• tous les 1 an.

Prévoir plusieurs jours dans une même semaine

Pour une prestation réalisée plusieurs jours par semaine, sélectionner une fréquence hebdomadaire puis choisir les jours concernés.
Par exemple, pour prévoir une intervention chaque lundi, mercredi et vendredi :

• répéter toutes les 1 semaine ;
• activer la sélection des jours ;
• sélectionner lundi, mercredi et vendredi.

Cas particulier des récurrences mensuelles

Pour certaines récurrences mensuelles, la date peut être déterminée de différentes manières.
La récurrence peut notamment correspondre :

• à une date fixe, par exemple le 5 de chaque mois ;
• à un jour particulier du mois, par exemple le premier lundi ou le troisième jeudi.

Cette possibilité est utile lorsque la prestation dépend davantage d'un jour de la semaine que d'une date fixe.

Exclure les week-ends

Activer Exclure les week-ends lorsque les occurrences ne doivent pas être prévues pendant le week-end.
Cette option ne permet pas d'exclure automatiquement d'autres dates particulières telles que des jours fériés, des vacances ou une période de fermeture du client.
Lorsqu'une intervention ne doit exceptionnellement pas avoir lieu, elle peut être supprimée individuellement une fois qu'elle a réellement été générée.
Pour une période entière sans passage, il peut être préférable d'arrêter la récurrence à la date souhaitée puis d'en créer une nouvelle à la reprise.

Définir quand la récurrence doit s'arrêter

Le champ Type de fin propose trois possibilités.

Aucune fin

La récurrence continue sans date de fin définie.
Cette configuration est adaptée lorsqu'une prestation doit continuer jusqu'à sa résiliation ou son arrêt manuel.

Par nombre d'occurrences

Définir le nombre d'occurrences devant encore être générées.
Cette méthode est adaptée lorsqu'un nombre précis de passages est prévu.

Par date

Définir une date à partir de laquelle aucune nouvelle occurrence ne doit être générée.
Cette méthode peut notamment être utilisée lorsque la récurrence correspond à un contrat possédant une date de fin connue.

Bien renseigner la prochaine création

Le champ Prochaine création est particulièrement important.
Il doit correspondre à la prochaine occurrence attendue, et non à la date de l'intervention utilisée comme modèle.

Exemple

Une première intervention servant de modèle est prévue le 10 septembre et doit ensuite être répétée tous les mois.
La Prochaine création doit correspondre au 10 octobre, et non au 10 septembre.
L'intervention du 10 septembre existe déjà : elle sert de modèle. La récurrence doit donc commencer avec l'occurrence suivante.
Cela évite de recréer inutilement une deuxième intervention à la date du modèle.

Choisir combien de temps à l'avance créer l'intervention

Le champ Générer le document détermine à quel moment Organilog doit réellement créer l'intervention correspondant à une future occurrence.
Deux fonctionnements sont possibles :

• le jour même ;
• N jours avant la date prévue.

Exemple

Une intervention doit avoir lieu le 20 décembre.
Avec une génération configurée 10 jours avant, l'intervention sera créée le 10 décembre, tout en restant planifiée pour le 20 décembre.
Pour les interventions, une création plusieurs jours à l'avance est généralement préférable afin de disposer du temps nécessaire pour organiser le planning, affecter les intervenants ou préparer le matériel.
Le délai de génération des interventions peut être configuré jusqu'à 90 jours à l'avance.

Générer très longtemps à l'avance n'est pas toujours préférable. Une fois une intervention réellement créée, elle devient indépendante du modèle. Si les prestations évoluent régulièrement, un délai plus court simplifie donc les futures modifications.

Générer immédiatement les prochaines interventions

Lors de la création de la récurrence, la section Génération immédiate permet de créer immédiatement les premières occurrences sans attendre leur génération automatique.
Activer :
Créer les interventions suivantes dès à présent
La génération reste limitée :

• à partir de la date de la prochaine création ;
• selon le délai défini dans Générer le document ;
• dans une limite de 30 interventions.

Exemple

Une récurrence hebdomadaire est configurée avec une génération 90 jours avant.
En utilisant la génération immédiate lors de sa création, Organilog peut créer immédiatement les interventions comprises dans cette période, dans la limite prévue.
Cette fonctionnalité est utile lorsque les prochaines interventions doivent être disponibles immédiatement pour être complétées, déplacées ou communiquées aux intervenants.

Si toutes les interventions d'une longue période doivent être créées et modifiables immédiatement, la création multiple peut toutefois être plus adaptée qu'une récurrence.

Comprendre les interventions grisées dans le planning

Organilog peut afficher dans le planning les futures occurrences prévues par une récurrence avant qu'elles ne soient réellement créées.
Ces occurrences apparaissent différemment des interventions classiques, notamment sous une forme plus claire, grisée ou en pointillés.
Il s'agit d'une prévisualisation de la récurrence.
Elle permet d'anticiper les futurs passages et la charge du planning, mais l'intervention n'existe pas encore réellement.
Tant qu'une occurrence est uniquement prévisualisée :

• elle ne peut pas être ouverte ou modifiée comme une intervention classique ;
• elle ne peut pas être déplacée individuellement ;
• ses informations définitives n'ont pas encore été générées.

Elle deviendra une véritable intervention lorsque la date définie par le paramètre Générer le document sera atteinte.

Ne pas confondre prévisualisation et statut Prévisionnel

Une prévisualisation de récurrence et une intervention possédant le statut Prévisionnel sont deux choses différentes.
Une intervention au statut Prévisionnel est déjà réellement créée : elle peut donc être ouverte et modifiée.
La prévisualisation d'une récurrence indique seulement qu'une intervention sera créée ultérieurement.
L'affichage de ces prévisualisations peut être activé ou masqué depuis les options du planning.

Modifier une récurrence et ses prochaines interventions

Le principal intérêt d'une récurrence est de conserver une intervention servant de modèle aux prochaines créations.
Lorsqu'une information commune aux futures interventions doit évoluer, modifier en priorité l'intervention modèle afin que les prochaines interventions soient générées avec les nouvelles informations.

Les interventions déjà générées sont indépendantes

Une modification du modèle ou de la récurrence ne modifie pas rétroactivement les interventions déjà créées.
Il faut donc distinguer :

• les futures occurrences qui ne sont pas encore générées : elles pourront utiliser le modèle mis à jour ;
• les interventions déjà générées : elles doivent être modifiées individuellement ou, lorsque cela est possible, à l'aide d'une action groupée.

Cette distinction est importante pour choisir le délai de génération adapté.
Par exemple, générer 90 jours d'interventions à l'avance donne davantage de visibilité, mais crée également davantage d'interventions à modifier si l'organisation change ensuite.

Arrêter ou supprimer une récurrence

Lorsqu'une prestation prend fin, la récurrence peut être arrêtée afin d'empêcher la création de nouvelles interventions.
Il faut toutefois distinguer la récurrence des interventions qu'elle a déjà générées.
Arrêter une récurrence empêche les futures générations, mais les interventions déjà réellement créées sont devenues des interventions indépendantes.
Si elles ne doivent plus avoir lieu, vérifier également les interventions restantes dans le planning et les archiver ou les supprimer si nécessaire.
Les prévisualisations correspondant aux futures occurrences qui n'ont jamais été générées disparaissent avec l'arrêt de la récurrence.

Configurer les notifications

Deux options permettent d'être informé de la génération des documents.

Recevoir un mail lorsqu'un document est créé

Active l'envoi d'une notification par email lorsqu'une nouvelle intervention est générée par la récurrence.
Cette option peut être utile pour suivre les créations automatiques sans avoir à consulter régulièrement la liste des interventions.

Envoyer un mail au client lorsqu'un document est créé

Active l'envoi d'un email au client lorsqu'un nouveau document est généré.
Cette option doit être activée uniquement si le client doit être automatiquement informé à chaque nouvelle création.

Ajouter un commentaire à la récurrence

Le champ Commentaire de la récurrence permet de conserver une information interne concernant la règle de récurrence elle-même.
Il peut par exemple servir à préciser :

• l'origine de la récurrence ;
• le contrat concerné ;
• une consigne interne ;
• la raison d'une fréquence particulière.

Ce commentaire ne doit pas être confondu avec les commentaires renseignés dans l'intervention modèle et destinés à être repris dans les futures interventions.

Enregistrer et retrouver une récurrence

Une fois la configuration vérifiée, enregistrer la récurrence.
Les récurrences des interventions peuvent ensuite être retrouvées depuis :
Interventions > Récurrences
Cette liste permet de consulter et gérer les règles de récurrence existantes.

Récurrence ou création multiple ?

Les deux fonctionnalités permettent d'organiser des interventions répétitives, mais répondent à des besoins différents.

Utiliser une récurrence

La récurrence est adaptée lorsque les interventions doivent être générées progressivement dans le temps.
Elle est particulièrement pertinente :

• pour les contrats ou prestations de longue durée ;
• lorsqu'aucune date de fin n'est connue ;
• lorsque le contenu des prochaines interventions peut encore évoluer ;
• lorsqu'il n'est pas nécessaire de modifier immédiatement chaque future intervention.

Utiliser la création multiple

La création multiple est préférable lorsque toutes les interventions doivent être créées immédiatement et devenir indépendantes dès leur création.
Elle convient notamment :

• lorsqu'un calendrier complet de passages est déjà connu ;
• lorsque chaque intervention doit pouvoir être ouverte ou déplacée immédiatement ;
• lorsque des informations différentes doivent être ajoutées longtemps à l'avance sur chacune des interventions ;
• lorsque les intervenants ont besoin de disposer immédiatement de l'ensemble des interventions futures.

Pour ce fonctionnement, consulter l'article Créer plusieurs interventions en une seule fois.

Prévisualiser les futures interventions dans le planning

Les futures interventions prévues par une récurrence peuvent être prévisualisées dans le planning avant leur création effective.

Elles apparaissent de manière différente des interventions réellement créées afin de permettre d'anticiper la charge de travail sans générer immédiatement tous les documents.
Cette prévisualisation peut être affichée ou masquée depuis les options du planning.

Elle permet notamment de visualiser les prochains passages tout en conservant les avantages d'une génération progressive des interventions.

Modifier les prochaines interventions d'une récurrence

Le principal intérêt d'une récurrence est de conserver une intervention servant de modèle pour les prochaines créations.
Lorsqu'une information commune aux futures interventions doit évoluer, il est donc préférable de vérifier et, si nécessaire, de modifier le modèle plutôt que d'attendre que chaque intervention soit créée.
De la même manière, lorsqu'une prestation prend fin, la récurrence peut être arrêtée afin d'empêcher la génération de nouvelles interventions.

À retenir

Pour créer correctement une récurrence :

1. créer et préparer une première intervention servant de modèle ;
2. vérifier les informations qui doivent être dupliquées ;
3. définir la fréquence des prochains passages ;
4. renseigner comme Prochaine création la prochaine occurrence et non la date du modèle ;
5. choisir combien de jours avant le passage l'intervention doit réellement être créée ;
6. définir éventuellement une condition de fin ;
7. utiliser la génération immédiate si les premières interventions doivent être disponibles dès maintenant.

Les occurrences grisées visibles plus loin dans le planning sont uniquement des prévisualisations : elles deviendront modifiables lorsqu'elles seront réellement générées.
La récurrence permet ainsi de conserver une visibilité sur les futures prestations tout en évitant de créer inutilement plusieurs mois ou années d'interventions à l'avance.

Mis à jour le : 17/08/2026