Synchroniser Organilog avec Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple

Organilog permet d'afficher les interventions planifiées dans un calendrier externe tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple.
Cette fonctionnalité repose sur un flux iCalendar : le calendrier externe vient régulièrement consulter les interventions disponibles dans Organilog afin de les afficher dans un calendrier dédié.
Il est également possible, avec un autre connecteur, de réaliser l'opération inverse et de récupérer les événements d'un calendrier externe dans Organilog. Ces deux fonctionnements sont différents et ne constituent pas une synchronisation bidirectionnelle.

Choisir le bon sens de synchronisation

Deux possibilités existent :

• Organilog → Google Agenda, Outlook ou calendrier Apple : utiliser le flux iCalendar des interventions. Les interventions restent gérées dans Organilog et sont affichées dans le calendrier externe.
• Google Agenda, Outlook ou autre calendrier → Organilog : utiliser le connecteur ICS. Les événements présents dans le calendrier externe sont alors récupérés dans Organilog sous forme d'interventions.

Pour simplement retrouver les interventions Organilog dans l'agenda d'un collaborateur, utiliser le premier fonctionnement.

Afficher les interventions Organilog dans un calendrier externe

Le flux iCalendar des interventions est disponible à partir du Pack Business.
Il s'agit d'un calendrier de consultation : une modification effectuée directement dans Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple ne modifie pas l'intervention correspondante dans Organilog.
Les interventions doivent donc continuer à être créées et modifiées depuis Organilog.

Récupérer le lien iCalendar dans Organilog

Depuis la liste des interventions, ouvrir Options d'affichage, puis activer Bouton du flux iCalendar.

Avant de récupérer le lien, filtrer les interventions sur le collaborateur concerné. Cela permet de créer un calendrier correspondant uniquement à son planning.
Une icône de calendrier apparaît alors à proximité des options d'affichage. Cliquer dessus, puis copier l'adresse du flux iCalendar proposée.
Pour synchroniser plusieurs collaborateurs avec leurs calendriers respectifs, répéter cette opération pour chacun d'eux en appliquant le filtre correspondant.

Personnaliser l'affichage des interventions dans le calendrier externe

Le contenu transmis dans le flux iCalendar peut être personnalisé depuis Paramètres > Interventions > Options avancées.
Deux paramètres sont disponibles :

• Titre des interventions dans le flux iCalendar : définit le titre affiché pour chaque intervention dans le calendrier externe.
• Description des interventions dans le flux iCalendar : définit les informations affichées dans la description de l'événement.

Ces champs peuvent contenir du texte fixe ainsi que des valeurs dynamiques provenant de l'intervention. Cliquer sur la bulle i associée au paramètre pour consulter les valeurs disponibles.
Il est notamment possible d'utiliser des informations liées au client, à l'adresse, à l'intervention ou encore des champs personnalisés. Cela permet d'adapter le calendrier aux informations réellement utiles aux collaborateurs.
Par exemple, le titre peut afficher le nom du client et la ville de l'intervention, tandis que la description peut contenir l'adresse complète, les coordonnées du contact ou des informations spécifiques issues de champs personnalisés.
À savoir : Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier ou d'autres applications tierces peuvent appliquer leurs propres limites sur la longueur des titres et des descriptions. Il est donc préférable de sélectionner uniquement les informations nécessaires et d'éviter des contenus trop longs.

Récupérer les interventions déjà existantes avant d'activer la synchronisation

Le flux iCalendar Organilog contient un nombre limité d'interventions. Il ne doit donc pas être considéré comme un export complet de l'ensemble des interventions présentes dans Organilog.
Cette limitation passe généralement inaperçue lorsque la synchronisation est mise en place dès le début de l'utilisation d'Organilog : les nouvelles interventions sont ensuite progressivement récupérées par le calendrier externe.
En revanche, si le compte contient déjà plusieurs centaines d'interventions au moment de mettre en place la synchronisation, les plus anciennes peuvent ne pas être présentes dans le flux iCalendar.

Importer l'historique avant de s'abonner au flux

Pour retrouver également les interventions déjà existantes dans Google Agenda, Outlook ou un autre calendrier compatible, il peut être nécessaire de procéder en deux temps :

1. Exporter les interventions existantes au format .ics depuis Organilog, puis importer ce fichier dans le calendrier externe.
2. Ajouter ensuite le flux iCalendar Organilog au calendrier externe afin de récupérer les interventions prises en charge par la synchronisation et leurs évolutions.

L'export .ics permet ainsi de reprendre l'historique nécessaire, tandis que l'abonnement au flux iCalendar assure ensuite la continuité de la synchronisation.
À savoir : l'import d'un fichier .ics et l'abonnement à un flux iCalendar sont deux opérations différentes. Le fichier importé correspond aux données présentes au moment de l'export et ne se met pas automatiquement à jour. Le flux iCalendar est quant à lui consulté régulièrement par le calendrier externe.
Lors d'une reprise d'historique, veiller également à ne pas importer inutilement les mêmes interventions plusieurs fois dans le calendrier externe.

Ajouter le calendrier dans Google Agenda

Depuis un ordinateur, ouvrir Google Agenda.
Dans la colonne de gauche, à côté de Autres agendas, cliquer sur +, puis sélectionner À partir de l'URL.

Coller l'adresse iCalendar récupérée dans Organilog, puis cliquer sur Ajouter un agenda.
Les interventions Organilog apparaissent ensuite dans un calendrier distinct, disponible dans la section Autres agendas.
En savoir plus : https://support.google.com/calendar/answer/37100

Ajouter le calendrier dans Outlook

Dans Outlook sur le Web ou dans le nouvel Outlook, ouvrir le calendrier puis sélectionner Ajouter un calendrier et S'abonner à partir du web.
Coller l'adresse iCalendar récupérée dans Organilog, choisir le nom du calendrier, puis enregistrer.
Dans certaines versions d'Outlook pour ordinateur, l'option correspondante peut être nommée Ajouter un calendrier > À partir d'Internet.
Il est important de s'abonner au calendrier à partir de son URL, et non d'importer ponctuellement un fichier .ics. Un fichier importé constitue une copie des événements à un instant donné et ne permet pas de récupérer automatiquement leurs modifications ultérieures.
En savoir plus : https://support.office.com/fr-fr/article/Afficher-votre-Calendrier-Google-dans-Outlook-c1dab514-0ad4-4811-824a-7d02c5e77126

Ajouter le calendrier sur Mac, iPhone ou iPad

Le flux iCalendar Organilog peut être ajouté directement depuis un Mac, un iPhone ou un iPad. Il n'est pas nécessaire de passer par un Mac pour configurer le calendrier sur un iPhone.

Ajouter le calendrier sur iPhone ou iPad

Après avoir récupéré le lien iCalendar dans Organilog, ouvrir l'application Calendrier sur l'iPhone ou l'iPad.
Accéder à Calendriers, puis sélectionner Nouv. calendrier > Ajouter un calendrier avec abonnement.
Renseigner l'adresse du flux iCalendar récupérée dans Organilog, puis sélectionner S'abonner.
Il est ensuite possible de choisir un nom et une couleur afin d'identifier plus facilement le calendrier Organilog.
Lorsque plusieurs appareils Apple sont utilisés avec le même compte, sélectionner iCloud comme compte du calendrier permet de retrouver l'abonnement sur les autres appareils compatibles.
Les interventions Organilog apparaissent alors dans l'application Calendrier.

Ajouter le calendrier sur Mac

Ouvrir l'application Calendrier, puis sélectionner Fichier > Nouvel abonnement à un calendrier.
Coller l'adresse du flux iCalendar récupérée dans Organilog, puis cliquer sur S'abonner.
La fenêtre suivante permet notamment de :

• définir le nom et la couleur du calendrier ;
• choisir son emplacement ;
• définir la fréquence d'actualisation.

Sélectionner iCloud comme emplacement permet de retrouver cet abonnement sur les autres appareils Apple utilisant le même compte.

Afficher uniquement les interventions d'un collaborateur

Pour afficher uniquement le planning d'un collaborateur dans son calendrier Apple, le filtrage doit être effectué dans Organilog avant de récupérer le lien iCalendar.
Depuis la liste des interventions, filtrer les données sur le collaborateur concerné, puis utiliser le bouton du flux iCalendar pour récupérer son lien.
Répéter cette opération pour chaque collaborateur devant disposer de son propre calendrier.
À savoir : le calendrier ajouté sur iPhone, iPad ou Mac reste un calendrier de consultation. Les modifications apportées directement depuis l'application Calendrier ne modifient pas les interventions dans Organilog.

Prendre en compte le délai de synchronisation

La synchronisation par iCalendar n'est pas instantanée.
Organilog met le flux à disposition, mais c'est Google Agenda, Outlook ou le calendrier Apple qui décide du moment où celui-ci est de nouveau consulté. Après la création, le déplacement ou la modification d'une intervention, plusieurs heures peuvent donc être nécessaires avant que le changement apparaisse dans le calendrier externe.
Selon le service utilisé, ce délai peut parfois dépasser 24 heures.
Pour cette raison, le planning Organilog reste la source de référence pour consulter les dernières modifications. Pour un collaborateur ayant besoin d'un planning à jour sur le terrain, l'application mobile Organilog est plus adaptée qu'un calendrier externe synchronisé par iCalendar.

Différence entre le flux iCalendar et un fichier .ics reçu par email

Le flux iCalendar récupéré depuis la liste des interventions correspond à un abonnement permanent à un calendrier.
Il ne faut pas le confondre avec un fichier .ics éventuellement reçu en pièce jointe d'un email concernant une intervention. Cette pièce jointe correspond à un événement ponctuel pouvant être ajouté à un calendrier.
Les paramètres appliqués au flux iCalendar ne s'appliquent donc pas nécessairement aux fichiers .ics reçus individuellement par email.

Récupérer un calendrier Google ou Outlook dans Organilog

Le fonctionnement inverse utilise le connecteur ICS, disponible dans Paramètres > Connecteurs.
Ce connecteur permet à Organilog de récupérer le flux .ics fourni par un calendrier externe, par exemple Google Agenda ou Outlook. Cette fonctionnalité est disponible avec le Pack Premium.

Avant d'activer ce connecteur, vérifier attentivement le contenu du calendrier utilisé. Un calendrier contenant de nombreux anciens rendez-vous, des événements personnels ou d'autres éléments sans rapport avec les interventions peut entraîner la création d'un grand nombre d'interventions inutiles.
Pour ce type d'utilisation, privilégier si possible un calendrier dédié aux événements devant réellement être récupérés dans Organilog.

Une intervention n'apparaît pas dans le calendrier externe

Commencer par vérifier que le calendrier Organilog est bien activé dans la liste des calendriers affichés par Google Agenda, Outlook ou Apple.
Vérifier ensuite que le bon collaborateur avait été sélectionné dans Organilog au moment de récupérer son lien iCalendar.
Si l'intervention vient d'être créée ou modifiée, attendre également le prochain rafraîchissement du calendrier externe. Une absence immédiate ne signifie pas nécessairement que le flux ne fonctionne plus.
Si plusieurs interventions restent absentes après un délai important, supprimer puis ajouter de nouveau l'abonnement peut permettre d'écarter un problème de cache ou d'abonnement côté calendrier externe.

Mis à jour le : 18/08/2026