Envoyer un rapport d’intervention au client

Un rapport d’intervention peut être transmis au client directement depuis Organilog. L’envoi peut être réalisé depuis l’application web ou depuis l’application mobile, notamment par le collaborateur présent sur le terrain.
Avant l’envoi, il est recommandé de vérifier les informations renseignées sur l’intervention ainsi que le rapport PDF qui sera transmis.

Préparer, consulter ou envoyer un rapport

Un rapport d'intervention reprend les informations enregistrées pendant l'intervention : travaux effectués, commentaires, photos, produits utilisés ou signatures, selon le modèle PDF sélectionné.
Trois opérations sont à distinguer :

• Préparer le rapport : compléter les informations de l'intervention pour constituer le compte rendu.
• Consulter le PDF (facultatif) : générer ou visualiser le document afin de vérifier son contenu et sa présentation. Cette opération ne transmet pas le rapport au client.
• Envoyer le rapport : transmettre le document au destinataire par email depuis Organilog.

Un rapport peut donc être complété et consulté sans avoir encore été envoyé au client.

Vérifier les informations avant l’envoi

Le rapport envoyé reprend les informations de l'intervention selon le modèle PDF sélectionné.
Lorsqu'il existe plusieurs modèles, vérifier que celui utilisé correspond au type de prestation réalisée : rapport de maintenance, dépannage, installation, etc.
Un modèle peut être défini par défaut. Selon la configuration, il est également possible de sélectionner un autre modèle sur l'intervention ou lors de l'envoi.
Avant de transmettre le rapport, consulter son aperçu PDF pour vérifier les informations présentes, les photos et les éventuelles signatures.
Pour créer ou modifier les modèles disponibles, consulter l'article Créer et utiliser un rapport PDF personnalisé.

Le destinataire doit également disposer d’une adresse email enregistrée dans Organilog. Selon le mode d’envoi utilisé, il peut notamment s’agir :

• de l’adresse email du client ;
• de l’adresse email associée au site ou à l’adresse d’intervention ;
• d’un contact du client ;
• d’une autre adresse renseignée au moment de l’envoi.

Envoyer le rapport depuis l’application web

Depuis l'intervention concernée, accéder à l'onglet Rapport.
Cet espace permet de consulter ou télécharger le rapport PDF, mais également de le transmettre directement au client.
Pour effectuer un envoi, cliquer sur Envoyer le rapport par email.
La fenêtre d'envoi permet notamment de :

• sélectionner un ou plusieurs destinataires ;
• choisir le modèle de rapport à transmettre ;
• personnaliser le contenu de l'email.

Une adresse email peut également être renseignée manuellement lorsqu'elle ne figure pas parmi les contacts proposés.
Vérifier le document et les destinataires avant de confirmer l'envoi.

Envoyer le rapport depuis l’application mobile

L’application mobile permet au collaborateur présent sur le terrain d’envoyer le rapport sans repasser par l’application web.
Avant l’envoi, terminer la saisie de l’intervention et vérifier notamment les informations renseignées, les photos et les éventuelles signatures.
Depuis l’intervention concernée, utiliser l’action permettant d’envoyer le rapport au destinataire souhaité.

Si le bouton d’envoi n’apparaît pas ou reste désactivé

Les possibilités d’envoi depuis le mobile dépendent des paramètres configurés sur l’application web.
Vérifier dans Paramètres > Paramètres généraux > Application mobile que les options permettant l'envoi des rapports sont activées.
Vérifier également qu’une adresse email est renseignée pour le destinataire concerné.
Après une modification des paramètres ou des informations du client, effectuer une synchronisation de l’application mobile afin de récupérer les nouvelles données. Si nécessaire, une déconnexion puis une reconnexion à l’application peut également permettre la prise en compte de la nouvelle configuration.

Faire signer une intervention sur place ou à distance

La signature d'une intervention et l'envoi de son rapport sont deux opérations distinctes.
Faire signer directement sur le téléphone
Lorsque le client est présent, le collaborateur peut recueillir sa signature directement depuis l'intervention dans l'application mobile Organilog.
Cette signature est enregistrée avec l'intervention et peut apparaître dans le rapport PDF si le modèle utilisé prévoit son affichage.
Le rapport peut ensuite être envoyé au client.
Faire signer à distance avec un lien
Lorsque le client ou le responsable chargé de valider l'intervention est absent, une autre possibilité consiste à lui transmettre un lien vers la page publique de l'intervention.
Ce lien permet de consulter les informations disponibles et de signer l'intervention depuis un navigateur, sans être présent sur le terrain.
Cette fonctionnalité nécessite l'activation de la page publique des interventions et est disponible à partir du pack Business.
Pour connaître les conditions d'activation et le fonctionnement de cette méthode, consulter l'article Faire signer une intervention en ligne.
À savoir : envoyer un rapport PDF par email ne constitue pas une demande de signature en ligne. Il s'agit de deux démarches différentes.

Vérifier si un rapport a déjà été envoyé

Les rapports envoyés depuis Organilog peuvent être retrouvés dans l'historique d'envoi de l'intervention.
Depuis l'application web, ouvrir l'intervention concernée, puis accéder à l'onglet Rapport et à l'Historique d'envoi.
Cet historique permet de consulter les envois précédemment réalisés et d'éviter, par exemple, de transmettre plusieurs fois le même rapport.
Il convient de distinguer :

• La consultation du PDF : le document est visualisé ou téléchargé, sans être envoyé.
• L'envoi du rapport : la transmission est enregistrée dans l'historique d'envoi.
• La signature de l'intervention : elle est suivie depuis les informations de l'intervention et ne signifie pas nécessairement que le rapport a été transmis.

L'historique confirme qu'un envoi a été effectué depuis Organilog. Il ne garantit pas que le destinataire a ouvert ou lu l'email.
Le tableau de bord des interventions peut également afficher une colonne indiquant si le rapport a déjà été envoyé. Cette information facilite l'identification des comptes rendus restant à transmettre.

Envoyer plusieurs rapports en une seule fois

Lorsqu’un grand nombre d’interventions doivent être traitées, il n’est pas nécessaire d’ouvrir chaque intervention individuellement.
Le module d’envoi en masse permet par exemple de transmettre en une seule opération les rapports des interventions réalisées pendant une journée.
Consulter l’article Envoyer plusieurs rapports d’intervention en masse.

Automatiser l’envoi des rapports

L’envoi d’un rapport depuis une intervention est normalement une action déclenchée manuellement.
Lorsqu’il est nécessaire d’envoyer systématiquement les rapports sans intervention manuelle, le Super Assistant permet d’automatiser certains envois liés aux interventions.
Cette méthode est différente de l’envoi individuel et de l’envoi en masse. Elle convient notamment lorsque les rapports doivent être transmis selon une règle définie sans qu’un collaborateur ait à déclencher chaque envoi.

Article(s) associé(s)

• Envoyer plusieurs rapports d’intervention en masse
• Automatiser l’envoi d’emails avec le Super Assistant

Mis à jour le : 16/10/2026