• Associer des produits à une intervention

  Il est possible d’associer des produits aux interventions, au sein de la solution Organilog. L’ajout de produits sur une intervention est un moyen précis pour gérer les stocks. Activer le module des produits Si le module des produits n’est pas encore actif, il est possible de l’activer dans les paramètres. Accédez aux paramètres, puis à l’onglet « Modules complémentaires », pour activer la gestion des produits. [![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/8/b/7/38b7eaf1f63edePeu de lectures

• Afficher la charge de travail sur le planning

  Très pratique pour visualiser rapidement la charge de travail de vos collaborateurs sur une journée, le pourcentage d'occupation des collaborateurs sur le planning vous permet de faciliter la répartition des tâches et d'en effectuer le suivi. [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/444267915/4f62f01dff3921556d541bb7/chrome_5JOD6Cf1TV.gif?expires=1785341700&signature=dd38b0Peu de lectures

• Ajouter une première intervention

  L'ajout d'une intervention pour la première fois, est rapide et simple. Les seuls champs obligatoires sont le client et son adresse. Synthèse en vidéoPeu de lectures

• Créer une checklist sur un bon d'intervention

  La solution propose plusieurs façons pour ajouter une checklist au sein des interventions. Il est possible d'utiliser les actions courantes, mais il est aussi possible d'ajouter des champs personnalisés pour personnaliser plusieurs sortes de liste à choix multiple.Peu de lectures

• Calcul des MG (entreprises du paysage)

  La solution Organilog est adaptée pour les entreprises du paysage et permet, entre autres, de calculer simplement le nombre de MG pour chaque collaborateur du paysage. ​ Les MG, ou Moyennes Générales, sont des indemnisations financières, qui dépendent de la distance des chantiers vis à vis de l'entreprise. ​ Elles sont calculées simplement par le logiciel, en suivant la convention collective nationale des entreprises du paysage. ​Peu de lectures

• Gestion des notifications / alertes avant intervention

  Cet article vise à montrer la gestion des alertes avant intervention. Il constitue un guide essentiel pour les clients souhaitant optimiser la réactivité et informer en temps et en heure leurs collaborateurs sur le terrain. Etape 1 : accès au centre des notifications a- Paramètres b- ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/f/1/e/3/f1e3c2438a7e7800/ccPeu de lectures

• Gérer les types d'activités

  Il arrive parfois qu'au sein d'une même entreprise deux activités soient très différentes. Un type d'activité permet d'étendre les possibilités de personnalisation des bons et rapports d'interventions et permet également de séparer des activités distinctes, sur le même compte Organilog. ​ Vidéo de présentation Cette vidéo d'environ 2 minutes explique comment bien gérer les types d'activités. Les types d'activités peuvent être renomméPeu de lectures

• Récupérer le planning au mois par employé

  Pour fournir à chaque employé son planning au mois sur papier ou par email vous avez actuellement deux façons de procéder. Méthode destinée aux administrateurs Pour les administrateurs (si l'option pour bloquer l'accès au fiche des employés pour les modérateurs est activée) : Allez dans le menu "RH" depuis le bandeau bleu de gauche, puis "Employés" Entrez sur la fiche d'un employé Cliquez sur l'onglet "Planning" Sélectionnez la vue du planning (en liste, au moisPeu de lectures

• Modifier les actions des interventions

  Lors de l'ajout ou de la modification d'une intervention, il est possible d'assigner une ou plusieurs actions courantes, liées aux catégories d'interventions. Les actions peuvent être des catégories d'interventions ou peuvent décrire une tâche spécifique dans votre profession. Synthèse en vidéo Utilité Associer des actions courantes peut être utile à plusieurs niveaux : Saisir plus rapidement le détail d'une intervention ClassePeu de lectures

• Calcul des quantités de fluides frigorigènes (Cerfa 15497)

  Depuis les statistiques générales vous allez retrouver un menu "Fluides frigorigènes" qui va vous permettre de retrouver le calcul de chacun des fluides sur une période définie. (Si ces statistiques ne sont pas présentes dans le bandeau bleu de gauche alors il faut activer le module depuis les paramètres.) Comment cela fonctionne ? Lorsque vous remplissez les champs correspondant au fluide frigorigène dans le Cerfa 15497 depuis une intervention, les informations entrées vont être récupéréesPeu de lectures

• Prise en main gestion des interventions

  Le module principal d'Organilog concerne la création et le suivi des interventions. Ce module très complet permet également de visualiser un planning de travail et d'effectuer un suivi des interventions payées ou non. Cette vidéo de moins de 10 minutes explique les principaux points à connaître pour débuter sur le logiciel.Peu de lectures

• Créer un modèle de chantier

  Il est courant de suivre des étapes prédéfinies pour organiser des chantiers. Ces étapes représentent des interventions à planifier pour les intervenants qui vont réaliser le chantier. Organilog permet de créer un chantier qui servira de modèle, afin de reproduire ce modèle à chaque fois qu'un nouveau chantier doit débuter et être planifié sur le planning des collaborateurs. Vidéo Explications Activez le module "G**roupe d'interPeu de lectures

• Comment gérer une intervention avec plusieurs passages ?

  Par défaut le système d’intervention gère très efficacement les interventions d’une journée. Toutefois, il peut être nécessaire d’intervenir plusieurs fois sur un chantier client et de regrouper plusieurs interventions qui sont liées. Heureusement, la solution Organilog propose plusieurs solutions. A vous de choisir parmi celle qui vous convient le mieux. Voici un petit guide détaillant ces solutions. 1/ Une intervention = un passage Pour bien s’y retrouver, il est très pratique de définirPeu de lectures

• Définir la durée standard d'une intervention

  Il est désormais possible, via les catégories d'intervention, de déterminer la durée standard d'une intervention. ​ Cette fonctionnalité, rapide et simple à prendre en main, vous permettra ainsi un gain de temps au quotidien. ​ ​Etape 1 : Vérifiez que les catégories d'interventions sont bien activées sur votre compte ​ [](https://downloads.intercomcdn.comPeu de lectures

• Envoyer un rapport au client

  Chaque intervention bénéficie d’un rapport qui peut être téléchargé au format PDF. Ce rapport, qui est facilement personnalisable, peut être utilisé au sein de votre entreprise afin d’archiver les comptes-rendu d’intervention ou être communiqué à vos clients (par email ou au format papier). Il est possible d’envoyer le rapport par email à vos clients d’un simple clic, grâce à la plateforme Organilog. Avant propos Il convient de savoir que les rapports au format PDF peuvent être téléchargé sPeu de lectures

• Utilisation des modules de cartes géographiques

  La carte simple de localisation des interventions Pour accéder à cette carte, cliquer sur Interventions > Carte géographique [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/941551790/6f8f1fdde0f2def6b9c2c346/image.png?expires=1785340800&signature=86ae323faa61d111e6bafb6797b926d6fd89f8f97ed2c3a1295fb206f5b3a017&req=fSQmE8x%2FmohfFb4f3HP0gJMv1jd6IPgDiziWTJ0XByR5aHwpPeu de lectures

• Exporter les interventions

  Certaines données clés, telles que les interventions, bénéficient d’un bouton d’export. L’export est réalisé à travers un fichier CSV, qui peut être facilement lu ou exploité par avec un outil tiers. ​Explication vidéo Afficher le bouton d’export Par défaut le bouton d’export n’est pas toujours affiché afin d’alléger visuellement l’interface. Ce bouton peut être affiché à travers les options d’affichage. Dans l’interface listantPeu de lectures

• Création multiple d'interventions

  Lors de la création d'une intervention, et uniquement lors de la création, vous avez la possibilité de créer plusieurs interventions similaires qui seront planifiées à une fréquence et sur une période que vous pouvez choisir. Dans un premier temps, vous devrez commencer par créer une intervention et remplir les différentes informations (titre, client, adresse, date,...). Ces informations vont se retrouver sur toutes les interventions quiPeu de lectures

• Envoyer l'avis de passage par email

  Avant d'intervenir chez un client vous pouvez l'informer par email de votre passage. Nous allons voir ensemble comment configurer cela. Tout d'abord pour paramétrer l'email allez dans : Paramètres Paramètres email Interventions Section : Avis de passage [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/153211522/cff00f9d5510996ce11dc73a/image.png?expires=1785341700&signatPeu de lectures

• Importer des produits

  Le module produit permet de gérer une liste de stock de produits et services. Il est possible d'importer une liste de produits plutôt que de tous les ajouter manuellement. La liste peut simplement être au format CSV (Excel) et les colonnes peuvent être dans l'ordre de votre choix.Peu de lectures

• Créer une intervention récurrente

  De nombreux secteurs d'activité peuvent avoir la nécessité de créer des interventions régulières. Il est par exemple courant pour des sociétés d'entretien d'effectuer une intervention hebdomadaire ou mensuelle, ou encore pour des sociétés de service de planifier deux interventions par an pour la maintenance d'un matériel. La plateforme possède un outil de gestion des interventions récurrentes. Créer une première intervention Il conviePeu de lectures

• Supprimer / Réactiver une intervention

  Les interventions, tout comme n'importe quel autre élément, peuvent être supprimées. Plusieurs solutions sont disponibles pour supprimer une intervention. Supprimer une intervention Entrez sur la fiche d'une intervention, puis cliquez en haut à droite sur les options de celle-ci pour ouvrir le menu déroulant. Cliquez sur "Supprimer" pour la supprimer. [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/130361655/9bb3f3d1d4773934ac413b9d/image.png?expires=17853Peu de lectures

• Planning : vue jour, semaine, mois, etc

  Organilog permet de choisir un planning à la semaine ou au mois et même un planning personnalisé (vous choisissez le nombre de jour ). Il est possible de visualiser le planning en mode : jour semaine (avec ou sans la liste des employés) mois (avec ou sans la liste des employés) liste personnalisé : 2 à 6 jours [![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/b/d/4/9bd4a67ab7775000/bc6c147c-56d6-45c9-9a69-c863ec_17i4km5Peu de lectures

• Synchronisation des interventions avec Google Agenda, Outlook, et le Calendrier Apple

  Organilog offre aux comptes Business la possibilité de faire un lien entre les interventions générées via le logiciel et les calendriers proposés par Google Microsoft ou Apple. Pour cela la mise en place se fait très simplement. La première manipulation qu’il faut faire est de récupérer le lien iCal des interventions Organilog. Pour cela suivez les étapes suivantes : Allez dans la vue en liste des interventions Cliquez sur le bouton «Options d’affichage» et cochez l’option «BoutonPeu de lectures

• Éditer le Cerfa 15497 (Frigoristes & Climaticiens)

  L'application web Organilog permet de pré-remplir automatiquement le Cerfa 15497 destiné aux techniciens froid pour le suivi des quantités de fluides frigorigènes (fonctionnalité disponible dans le pack Business). Etape 1 : Paramétrer le cerfa 15497 Il convient à l'utilisateur de saisir les données liées au détecteur manuel de fuite pour chaque technicien, ainsi que sa signature. Puis, il est nécessaire d'indiquer le numéro d'attestation de capacité de l'entreprise, dans "Compte entreprisPeu de lectures

• Suivre la facturation des interventions

  La solution dispose de son propre module de facturation, mais autorise très simplement un suivi de la facturation, tout en conservant votre propre logiciel de facturation. Plusieurs statuts de suivi son disponible, et votre propre statut de suivi peut être utilisé. Dans la liste vos interventions cochez la case de la colonne "Action : Etat de la facturation" pour l'afficher dans le tableau. [![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/wePeu de lectures

• Comment ajouter/dupliquer rapidement des interventions

  L'ajout des interventions est une tâche chronophage qui peut demander du temps. Nous nous sommes efforcés de créer plusieurs solutions complémentaires permettant d'accélérer la saisie des interventions, cet article présente toutes les astuces permettant de créer rapidement les interventions. Synthèse vidéo Cette vidéo résume les principales méthodes pour dupliquer ou créer une récurrence. Dupliquer une intervention pendant sa créatiPeu de lectures

• Envoyer en masse un rapport

  Pour les utilisateurs du pack Business, il est possible de faire un envoi groupé par jour des rapports d'interventions, des avis de passage et des questionnaires de satisfaction. Depuis le module Interventions > Envoi en masse, vous avez le choix d'envoyer les emails à : L'adresse par défaut de votre client renseignée sur sa page L'adresse du contact sélectionné sur l'intervention Une adresse email spécifique renseignée sur la fiche adresse 📝Une fois les emails envoyés, ils dispPeu de lectures

• Consulter les intervention à plusieurs intervenants

  Grâce à la gestion des interventions multi-intervenants vous avez la possibilité d'assigner une intervention à plusieurs intervenants. Comment Organilog fonctionne ? Lorsque vous créez une intervention avec un intervenant cette intervention prend un numéro unique Organilog, vous pouvez retrouver cette intervention dans la liste de vos interventions, depuis le tableau de bord. Quand un autre intervenant est ajouté sur la même intervention le logiciel va créer une intervention "masquée" pouPeu de lectures

• Questionnaire de satisfaction

  "Comment peut-on savoir si un client est satisfait de notre travail après une intervention ?" Avec le pack BUSINESS, Organilog vous permet d'envoyer un questionnaire de satisfaction à vos clients pour mesurer leur satisfaction par rapport à vos services et ceux de vos intervenants suite à une intervention ou a la résolution de leur demande. Comment activer cette fonctionnalité pour les Interventions ? Dans un premier temps, ouvrez les paramètres (⚙️ en haut à droite) Allez daPeu de lectures

• Gestion du planning

  La gestion de l'affichage du planning est disponible de plusieurs façons distinctes. Il est possible de visualiser au mois, à la semaine ou à la journée. De même, le code couleur peut être adapté pour visualiser rapidement les intervenants, les actions ou le statut des interventions. Il est également possible de consulter le planning de certaines actions courantes afin de visualiser la répartition du travail par type d'activité. L'interface permet de modifier les horaires des interventions avePeu de lectures

• Comment modifier la couleur de l’intervenant sur le planning ?

  La vue des interventions, intitulée « Planning », qui permet un affichage hebdomadaire, mensuel ou journalier des interventions, peut afficher une couleur distincte pour chaque intervenant. Par défaut, chaque intervenant ayant la même couleur. Modifier la couleur pour un intervenant Voici la procédure pour modifier la couleur du planning selon l’intervenant : Accédez au menu "RH", puis "Employés" depuis le bandeau de gauche Ouvrez la fiche d’un employé Sur la vue d’un employé, accPeu de lectures

• Gestion du taux horaire par catégorie d'intervention

  Grâce à Organilog, vous avez à présent la possibilité d'ajouter rapidement et en 1 clic, un taux horaire par catégorie d'intervention, c'est à dire que depuis une intervention, vous pouvez directement sélectionner entre deux catégories d'interventions et le budget s'ajustera en conséquence. Synthèse vidéo Guide explicatif Première étape Vérifier que le module " Catégories d'interventions " est bien activé. [![](https://storagePeu de lectures

• Gestion multi-intervenant

  La plateforme Organilog permet de gérer l’association de plusieurs intervenants sur une même intervention. Cette gestion permet d’établir un compte rendu plus précis, notamment si un binôme est intervenu, et d’obtenir des statistiques plus précises du temps de travail pour le client ou les intervenants. Bénéfices En associant plusieurs intervenants à une même intervention, vous obtiendrez autant de bénéfices qu’en créant une intervention par intervenant, mais en réduisant le temps de saisiePeu de lectures

• Verrouiller une intervention

  Il est possible de verrouiller une intervention pour que les utilisateurs en droit "Normal" n'aient plus la possibilité de modifier les informations, que ce soit depuis l'application web ou bien l'application mobile. Comment verrouiller une intervention ? Depuis la fiche d'une intervention, cliquez sur la clef plate en haut à droite pour accéder aux options et sélectionnez "Verrouiller". Pour déverrouiller l'intervention il suffit de faire la manipulation inverse. A noter que **seuls lPeu de lectures

• Envoyer le planning des interventions par email aux employés

  Pour informer vos employés des interventions qui leurs sont planifiées et attribuées vous pouvez envoyer le planning à la semaine directement sur leurs boîtes mail. Le seul pré-requis est que l'adresse email des employés soit renseignée dans sa fiche. Comment ajouter une adresse mail sur une fiche employé ? Pour cela : Allez dans le menu "RH" dans le bandeau de gauche Cliquez sur "Employés" Entrez sur la fiche de l'employé que vous voulez compléter Inscrivez l'adresse emaiPeu de lectures

• Planning : personnaliser les informations visibles sur les interventions

  Il est possible de choisir le détail des informations des interventions ou tâches affichées dans le planning : le titre, l'intervenant, l'adresse, le client et le téléphone du client. Pour personnaliser les cases du planning : Allez dans les paramètres via la roue dentée située en haut à droite Cliquez sur Planning et descendez à la section 'Interventions' Choisissez l'affichage souhaitée dans 'Affichage d'une intervention' EtPeu de lectures

• Avis de passage par SMS

  La solution permet d'envoyer un avis de passage par SMS aux clients avant que l'intervention n'ai eu lieu. Info pratique : intervention planifiée doit posséder une date planifiée et ne doit pas être terminée afin qu'un SMS de notification d'avis de passage soit disponible. ​ Exemple de SMS La capture ci-dessous représente des exemples de SMS reçus par un client, pour avertir du passage d'un intervenant à certaines date. [![](httPeu de lectures

• Enregistrer les données des tableaux dans Excel

  Les informations affichées sur l’interface Organilog peuvent aisément être copiées, puis collées dans un tableau de données Excel, Libre Office ou Google Sheets. C’est le cas notamment pour les tableaux présents dans le module des statistiques. Il convient dans un premier temps de sélectionner l’ensemble du tableau à copier, en effectuant une sélection des lignes et colonnes avec la souris (en maintenant enfoncé le clic gauche de la souris), comme le montre l’exemple ci-dessous. [![](https://sPeu de lectures

• Gestion des interventions prévisionnelles

  Organilog vous permet de gérer votre charge de travail dans le futur à court, moyen et long terme avec les différents statuts des interventions. Le statut "prévisionnel" vous aidera à classer vos interventions et anticiper vos maintenances récurrentes à planifier par exemple, ou toute autre activité que vous devez planifier et surtout ne pas oublier ! Comment activer ce statut ? Ouvrez la paramètre (roue dentée en haut à droite) Allez dans les "Paramètres généraux" Puis dans "Peu de lectures

• Éditer le Cerfa 1301 (Attestation simplifiée pour la TVA applicable aux travaux dans les logements)

  La solution permet de remplir le Cerfa 1301 (Attestation simplifiée pour la TVA applicable aux travaux dans les logements). Le document est alors pré-rempli et prêt à l'usage.Peu de lectures

• Envoyer un questionnaire de satisfaction clients

  Un questionnaire de satisfaction est disponible après chaque intervention afin que le client puisse commenter et noter l'intervention. Ce retour d'information du client peut se révéler utile pour savoir la perception du service proposé et éventuellement détecter des anomalies dans la qualité du travail proposé par l'entreprise. Idéal pour obtenir un avis de la prestation et une note moyenne par intervenantPeu de lectures

• Ajouter un client depuis la page d’ajout d’une intervention

  Lors de la création d'une nouvelle intervention, les principaux champs à compléter sont ceux du client et de son adresse d'intervention. Ce petit guide va expliquer comment se présente cet ajout et comment créer le client si celui-ci n'existe pas encore. Formulaire d'ajout du client Le formulaire d'ajout d'un client peut se présenter de 2 façons distinctes, personnalisable dans les paramètres généraux > Clients > Autocomplétion : Dans une liste déroulante : très adaptée pour une petite lPeu de lectures