Exporter des devis et factures : PDF, CSV et export comptable

Organilog permet de récupérer les devis et factures sous plusieurs formes selon le besoin : documents PDF à archiver ou transmettre, données CSV à exploiter dans un tableur, ou écritures préparées pour un logiciel de comptabilité.
Le choix du bon export dépend donc principalement de l'utilisation prévue.

Choisir le type d'export adapté

Les principaux types d'exports répondent à des besoins différents :

• PDF : récupérer le document tel qu'il est présenté au client, notamment pour l'archiver, l'imprimer ou le transmettre.
• CSV : récupérer les données des devis ou factures afin de les exploiter dans Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets ou un autre outil.
• Export comptable : générer les écritures dans un format prévu pour leur import dans un logiciel de comptabilité.
• UBL : récupérer une facture électronique sous forme structurée. Cet export répond à un besoin différent des exports PDF, CSV ou comptables classiques.

Pour transmettre régulièrement les factures à un cabinet comptable, l'export comptable est généralement à privilégier lorsque le logiciel utilisé est compatible.

Accéder aux exports

Depuis le menu Facturation, ouvrir la liste concernée :

• Facturation > Factures
• Facturation > Devis

Avant de lancer un export, utiliser les filtres pour sélectionner les documents souhaités : période, statut, client ou autres critères disponibles.
Deux boutons sont disponibles en haut à droite du tableau :

• Télécharger PDF : récupérer plusieurs documents PDF dans une archive ZIP.
• Exporter : accéder aux différents formats CSV et comptables.

Si le bouton d'export n'est pas visible, ouvrir les Options d'affichage, cocher Choix des colonnes, puis enregistrer.

Quels documents sont pris en compte dans l'export ?

L'export concerne tous les documents correspondant aux filtres appliqués, et non uniquement les lignes cochées individuellement dans le tableau.
Par exemple, pour exporter les factures d'un client sur un mois donné, appliquer les filtres correspondants avant de lancer l'export.
La sélection manuelle de quelques lignes ne permet donc pas de limiter le contenu de l'export ZIP aux seules factures cochées.

Télécharger plusieurs devis ou factures en PDF

Le bouton Télécharger PDF permet de récupérer les documents correspondant à la liste filtrée.
Sélectionner : Télécharger les fiches de ces factures (format .ZIP)
Une archive ZIP est générée. Elle contient les différents documents au format PDF.
Le PDF correspond au document destiné au client, avec la présentation configurée dans Organilog.
Pour récupérer un seul devis ou une seule facture, il est également possible d'ouvrir directement le document puis de télécharger son PDF. Cette utilisation est détaillée dans l'article Télécharger ou imprimer un devis ou une facture.

Exporter un volume important de PDF

Lorsque le volume de documents est limité, l'archive ZIP contenant les factures ou devis PDF se télécharge directement depuis le navigateur.
Pour un volume plus important, Organilog peut préparer l'export en arrière-plan. Un email contenant un lien de téléchargement est alors envoyé une fois le fichier disponible. Cette préparation peut prendre plusieurs minutes.
Pour faciliter l'export et limiter le temps de traitement, il est recommandé de filtrer les documents sur des périodes plus courtes, par exemple par trimestre, par mois ou par semaine selon le volume.

Exporter les données au format CSV

Le bouton Exporter propose plusieurs variantes d'export CSV.

Exporter (format .CSV)

Cet export permet de récupérer une vue synthétique des documents.
Il est adapté lorsqu'une ligne par devis ou facture suffit, par exemple pour effectuer des traitements complémentaires dans un tableur ou conserver une extraction des principales informations.

Exporter avec les lignes (format .CSV)

Cet export fournit un niveau de détail supplémentaire.
Chaque produit, prestation ou autre ligne du devis ou de la facture est exporté individuellement, avec les informations du document auquel il appartient.
Cette version est particulièrement utile pour analyser les ventes par produit ou prestation, retraiter les données dans un autre logiciel ou réaliser des analyses plus détaillées.
Le même principe est utilisé sur les autres modules d'export d'Organilog : l'export simple fournit les informations générales du document, tandis que l'export avec les lignes descend au niveau des articles ou prestations.

Exporter sans champs personnalisés (format .CSV)

Cette option permet d'exclure de l'export les colonnes provenant des champs personnalisés.
Elle peut être utile lorsque le compte Organilog comporte de nombreux champs personnalisés qui ne sont pas nécessaires pour le traitement prévu, ou pour obtenir un fichier plus simple à exploiter.

Exporter les factures vers un logiciel de comptabilité

Depuis Facturation > Factures, le menu Exporter propose également différents formats destinés aux logiciels comptables.
Selon la configuration et les formats disponibles, des exports peuvent notamment être proposés pour :
Ciel, Sage, Sage 50, Sage 100, EBP, Pennylane, Cegid, Coala, Quadratus, QuickBooks, ACD ou Wavesoft.
Les formats techniques peuvent varier : CSV, TXT, TRA, XIMPORT, etc. Certaines variantes ajoutent également des informations particulières, par exemple une référence.
Il n'est généralement pas nécessaire de choisir le format uniquement à partir du nom du logiciel. Le logiciel comptable utilisé, sa version et la méthode d'import configurée peuvent avoir une incidence.
Avant le premier export, il est recommandé de demander au cabinet comptable :

• le logiciel et sa version ;
• le format d'import attendu ;
• les comptes comptables à utiliser ;
• les éventuels paramètres particuliers nécessaires lors de l'import.

Configurer le plan comptable avant le premier export

Les exports comptables s'appuient notamment sur les comptes associés :

• aux clients ;
• aux produits et prestations ;
• aux différents taux de TVA.

Ces comptes peuvent être renseignés directement sur les fiches concernées ou générés selon les paramètres définis dans Organilog.
Avant le premier export comptable, vérifier que les comptes clients, les comptes de vente et les comptes de TVA sont correctement configurés. Les modalités de configuration sont détaillées dans l'article Configurer les comptes comptables des clients, produits et taxes.

Effectuer un premier export de test

Avant de mettre en place un transfert mensuel ou régulier, effectuer un export sur quelques factures et le faire contrôler par le cabinet comptable.
Cette vérification permet notamment de confirmer :

• le format choisi ;
• les comptes clients ;
• les comptes de vente ;
• les comptes de TVA ;
• la bonne reconnaissance du fichier par le logiciel comptable.

Selon le logiciel et sa version, un paramétrage de l'import peut être nécessaire côté logiciel comptable. C'est notamment un point qui revient dans les échanges avec le support lorsque plusieurs versions d'un même logiciel utilisent des mécanismes d'import différents.

Comprendre l'export UBL des factures électroniques

Le menu peut également proposer l'option Télécharger les factures électroniques (format UBL).
Le fichier UBL est un fichier structuré destiné à la facturation électronique. Il ne correspond ni au PDF envoyé au client, ni à un export CSV destiné à un tableur, ni nécessairement au fichier attendu pour importer les écritures dans le logiciel comptable.
La facturation électronique dispose de son propre fonctionnement dans Organilog. Il n'est donc pas nécessaire de transformer manuellement un PDF ou un CSV en facture électronique.
Pour approfondir ce sujet, consulter la documentation consacrée à la facturation électronique.

Exemple : transmettre les factures du mois au comptable

Pour transmettre les factures d'un mois au cabinet comptable :

1. Accéder à Facturation > Factures.
2. Filtrer la liste sur la période concernée, par exemple du 1er au 30 septembre, puis vérifier les statuts sélectionnés.
3. Si nécessaire, afficher les boutons d'export depuis Options d'affichage > Choix des colonnes.
4. Choisir le format adapté :
5. • Télécharger PDF → Télécharger les fiches de ces factures (format .ZIP), pour récupérer les factures en PDF.
   • Exporter → sélectionner le format comptable demandé par le cabinet, généralement un fichier CSV ou un autre format compatible avec son logiciel.

À savoir : une facture non réglée peut également devoir être transmise au comptable. Ne pas limiter le filtre au statut Payé lorsque le cabinet attend toutes les factures émises.

Ne pas oublier les avoirs

Les avoirs sont des documents comptables distincts des factures. Ils sont accessibles depuis Facturation > Avoirs.
Lors d'un export comptable, vérifier que les avoirs de la période sont bien présents dans le fichier obtenu. Leur prise en compte doit être contrôlée selon le format d'export utilisé. Si nécessaire, les transmettre séparément au cabinet comptable.
Pour un premier export comptable, il est recommandé de faire vérifier le fichier par le cabinet afin de confirmer la compatibilité du format et des écritures.

Résoudre un problème de téléchargement ou de réception d'export

Lorsqu'un export ne se télécharge pas ou que l'email contenant le fichier n'arrive pas, plusieurs vérifications permettent d'identifier l'origine du problème.

Vérifier le téléchargement et les emails reçus

Selon le volume, le fichier peut être téléchargé directement depuis le navigateur ou préparé en arrière-plan avant l'envoi d'un lien par email.
Dans le cas d'un export différé, deux emails distincts peuvent être envoyés :

• Un email de confirmation indiquant que la demande d'export a bien été enregistrée. Il peut notamment être envoyé à l'adresse administrative du compte.
• Un email contenant le lien de téléchargement, envoyé à l'adresse associée au collaborateur ayant lancé l'export, une fois le fichier disponible.

La réception du premier email ne signifie donc pas que l'export est terminé. Le second peut arriver après plusieurs minutes.

Vérifier l'adresse email et les courriers indésirables

En l'absence de lien de téléchargement, vérifier :

• L'adresse email renseignée sur la fiche du collaborateur ayant demandé l'export, notamment les éventuelles erreurs de saisie.
• Le dossier des courriers indésirables (spams).
• Les éventuels filtres ou protections de la messagerie susceptibles de bloquer les emails contenant des liens.

Réduire le volume de l'export

Un export comportant un grand nombre de documents peut nécessiter un traitement plus long ou échouer en raison de son volume.
Dans ce cas, appliquer des filtres de dates pour fractionner l'export. Par exemple, pour récupérer une année complète de factures, effectuer un export par trimestre, puis par mois si nécessaire.

Contacter le support si l'export reste indisponible

Si le fichier ou le lien de téléchargement reste introuvable après ces vérifications, contacter le support Organilog en précisant :

• Le type d'export demandé (PDF, CSV, comptable, etc.).
• La période ou les filtres appliqués.
• La date et l'heure approximatives de la demande.
• L'adresse email du collaborateur ayant lancé l'export.

Ces informations permettront au support de vérifier si l'export a été généré et si l'email a bien été envoyé.

Articles associés

• Télécharger ou imprimer un devis ou une facture
• Configurer les comptes comptables des clients, produits et taxes
• Facturation électronique en France

Mis à jour le : 14/10/2026