Exporter des devis et factures : PDF, CSV et export comptable

Organilog permet de récupérer les devis et factures sous plusieurs formes selon le besoin : documents PDF à archiver ou transmettre, données CSV à exploiter dans un tableur, ou écritures préparées pour un logiciel de comptabilité.
Le choix du bon export dépend donc principalement de l'utilisation prévue.

Choisir le type d'export adapté

Les principaux types d'exports répondent à des besoins différents :

PDF : récupérer le document tel qu'il est présenté au client, notamment pour l'archiver, l'imprimer ou le transmettre.
CSV : récupérer les données des devis ou factures afin de les exploiter dans Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets ou un autre outil.
Export comptable : générer les écritures dans un format prévu pour leur import dans un logiciel de comptabilité.
UBL : récupérer une facture électronique sous forme structurée. Cet export répond à un besoin différent des exports PDF, CSV ou comptables classiques.

Pour transmettre régulièrement les factures à un cabinet comptable, l'export comptable est généralement à privilégier lorsque le logiciel utilisé est compatible.

Accéder aux exports

Depuis le menu Facturation, ouvrir la liste concernée, par exemple : Facturation > Factures
ou : Facturation > Devis
Avant de lancer l'export, utiliser les filtres disponibles pour limiter la liste aux documents souhaités : période, statut, activité ou autres critères disponibles.
Par exemple, pour transmettre uniquement les factures du mois de juin au cabinet comptable, filtrer la liste sur les dates du 1er au 30 juin avant de lancer l'export.
Deux boutons sont disponibles en haut à droite de la liste :

Télécharger PDF, pour récupérer plusieurs documents PDF ;
Exporter, pour accéder notamment aux exports CSV et aux différents formats comptables.

Télécharger plusieurs devis ou factures en PDF

Le bouton Télécharger PDF permet de récupérer les documents correspondant à la liste filtrée.
Sélectionner : Télécharger les fiches de ces factures (format .ZIP)
Une archive ZIP est générée. Elle contient les différents documents au format PDF.
Le PDF correspond au document destiné au client, avec la présentation configurée dans Organilog.
Pour récupérer un seul devis ou une seule facture, il est également possible d'ouvrir directement le document puis de télécharger son PDF. Cette utilisation est détaillée dans l'article Télécharger ou imprimer un devis ou une facture.

Exporter un volume important de PDF

La génération d'un grand nombre de PDF peut nécessiter davantage de temps et de ressources.
En cas de difficulté, réduire la période avec les filtres puis effectuer plusieurs exports successifs, par exemple par semaine ou par tranche de quelques jours.
Selon le volume, la préparation du fichier peut également être effectuée de manière différée avant sa récupération.

Exporter les données au format CSV

Le bouton Exporter propose plusieurs variantes d'export CSV.

Exporter (format .CSV)

Cet export permet de récupérer une vue synthétique des documents.
Il est adapté lorsqu'une ligne par devis ou facture suffit, par exemple pour effectuer des traitements complémentaires dans un tableur ou conserver une extraction des principales informations.

Exporter avec les lignes (format .CSV)

Cet export fournit un niveau de détail supplémentaire.
Chaque produit, prestation ou autre ligne du devis ou de la facture est exporté individuellement, avec les informations du document auquel il appartient.
Cette version est particulièrement utile pour analyser les ventes par produit ou prestation, retraiter les données dans un autre logiciel ou réaliser des analyses plus détaillées.
Le même principe est utilisé sur les autres modules d'export d'Organilog : l'export simple fournit les informations générales du document, tandis que l'export avec les lignes descend au niveau des articles ou prestations.

Exporter sans champs personnalisés (format .CSV)

Cette option permet d'exclure de l'export les colonnes provenant des champs personnalisés.
Elle peut être utile lorsque le compte Organilog comporte de nombreux champs personnalisés qui ne sont pas nécessaires pour le traitement prévu, ou pour obtenir un fichier plus simple à exploiter.

Exporter les factures vers un logiciel de comptabilité

Depuis Facturation > Factures, le menu Exporter propose également différents formats destinés aux logiciels comptables.
Selon la configuration et les formats disponibles, des exports peuvent notamment être proposés pour :
Ciel, Sage, Sage 50, Sage 100, EBP, Pennylane, Cegid, Coala, Quadratus, QuickBooks, ACD ou Wavesoft.
Les formats techniques peuvent varier : CSV, TXT, TRA, XIMPORT, etc. Certaines variantes ajoutent également des informations particulières, par exemple une référence.
Il n'est généralement pas nécessaire de choisir le format uniquement à partir du nom du logiciel. Le logiciel comptable utilisé, sa version et la méthode d'import configurée peuvent avoir une incidence.
Avant le premier export, il est recommandé de demander au cabinet comptable :

le logiciel et sa version ;
le format d'import attendu ;
les comptes comptables à utiliser ;
les éventuels paramètres particuliers nécessaires lors de l'import.

Configurer le plan comptable avant le premier export

Les exports comptables s'appuient notamment sur les comptes associés :

aux clients ;
aux produits et prestations ;
aux différents taux de TVA.

Ces comptes peuvent être renseignés directement sur les fiches concernées ou générés selon les paramètres définis dans Organilog.
La configuration est détaillée dans l'article Configurer les comptes comptables des clients, produits et taxes.
À savoir : les comptes comptables utilisés pour l'export n'ont pas nécessairement vocation à apparaître sur la facture ou pendant sa saisie. Ils sont principalement utilisés lors de la génération des écritures comptables.

Effectuer un premier export de test

Avant de mettre en place un transfert mensuel ou régulier, effectuer un export sur quelques factures et le faire contrôler par le cabinet comptable.
Cette vérification permet notamment de confirmer :

le format choisi ;
les comptes clients ;
les comptes de vente ;
les comptes de TVA ;
la bonne reconnaissance du fichier par le logiciel comptable.

Selon le logiciel et sa version, un paramétrage de l'import peut être nécessaire côté logiciel comptable. C'est notamment un point qui revient dans les échanges avec le support lorsque plusieurs versions d'un même logiciel utilisent des mécanismes d'import différents.

Comprendre l'export UBL des factures électroniques

Le menu peut également proposer l'option Télécharger les factures électroniques (format UBL).
Le fichier UBL est un fichier structuré destiné à la facturation électronique. Il ne correspond ni au PDF envoyé au client, ni à un export CSV destiné à un tableur, ni nécessairement au fichier attendu pour importer les écritures dans le logiciel comptable.
La facturation électronique dispose de son propre fonctionnement dans Organilog. Il n'est donc pas nécessaire de transformer manuellement un PDF ou un CSV en facture électronique.
Pour approfondir ce sujet, consulter la documentation consacrée à la facturation électronique.

Exemple : transmettre les factures du mois au comptable

Pour transmettre chaque mois les factures au cabinet comptable :

Accéder à Facturation > Factures.
Filtrer la liste sur la période concernée.
Ouvrir le menu Exporter.
Sélectionner le format comptable demandé par le cabinet.

Si le cabinet souhaite également disposer d'une copie visuelle de chaque facture, utiliser séparément Télécharger PDF pour récupérer l'archive ZIP des documents.

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Mis à jour le : 12/09/2026

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