Le module Factures d'achat vous permet de réceptionner et de centraliser automatiquement les factures envoyées par vos fournisseurs dans le cadre de la facturation électronique.

Prérequis : Activation du connecteur Iopole

Pour pouvoir recevoir et gérer vos factures d'achat directement dans l'application, vous devez au préalable activer le connecteur Iopole, la plateforme agréée (PDP) partenaire connectée à Organilog.

💡 En savoir plus : > Si le connecteur Iopole n'est pas encore configuré sur votre compte, consultez le guide détaillé d'activation :
👉Facturation électronique : Réception de factures d'achat ou factures fournisseur

Accéder aux factures d'achat

Une fois le connecteur activé, les factures transmises par vos fournisseurs via la plateforme agréée s'affichent directement dans votre espace de travail.

Où trouver vos factures ?

Pour accéder à la liste des factures d'achat :

1. Dans le menu principal, cliquez sur le menu Achat.
2. Sélectionnez le sous-menu Factures d'achat.

Que faire si "Factures d'achat" n'est pas dans votre menu ?

Si le sous-menu n'apparaît pas dans la section Achat, le module doit être activé au niveau de vos paramètres d'administration:

1. Rendez-vous dans Paramètres ⚙️.
2. Allez dans le menu Labo.
3. Repérez la section Modules Achat.
4. En face du paramètre Activer les factures d'achat Business, choisissez Oui.
5. Enregistrez les modifications.

Consulter les factures d'achat

Interface et personnalisation de la vue

L'interface du module s'adapte à vos habitudes de travail grâce à plusieurs options d'affichage :

• Personnalisation des colonnes : Choisissez les colonnes à afficher sur le tableau de bord ainsi que leur ordre.
• Gestion des onglets : Via le bouton Options d'affichage, vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les onglets de recherche rapide par statut.
• Filtres de recherche :
• • Filtres sur les champs : Pour rechercher un fournisseur, une référence ou un numéro spécifique.
  • Filtres de dates :
  • • Date du document : Date d'émission de la facture par le fournisseur.
    • Date d'échéance : Date limite de paiement du document.
    • Date de réception : Date à laquelle la facture a été réceptionnée par la plateforme agréée.

Cycle de vie et gestion des statuts

Chaque facture suit un flux de traitement matérialisé par un statut :

• Nouveau : Statut attribué automatiquement à la réception de la facture. Indique que le document est à traiter.
• En attente : Statut recommandé lorsque le traitement d'une facture nécessite des vérifications complémentaires. Ce statut permet de repasser ultérieurement la facture en Accepté, Payé ou Refusé.
• Accepté : Valide la facture et permet ensuite de la faire évoluer vers le statut Payé.
• Payé : Indique que le règlement a été effectué. (Statut final non modifiable)
• Refusé : Indique le rejet de la facture. (Statut final non modifiable)

Chaque modification de statut est envoyée à la PA du fournisseur.
Les commentaires privés (ou message) ne sont pas transmis au fournisseur et servent à votre suivi interne; seul le motif de refus d'une facture est transmise à votre fournisseur.

Consultation des documents de la facture (pdf, facture électronique, pièces jointes)

Depuis le tableau principal, un clic dans la colonne Document(s) vous permet d'accéder directement aux fichiers associés :

• Facture électronique : Fichier d'origine au format XML (ou PDF pour les formats Factur-X).
• Pièces jointes : Fichiers complémentaires transmis par le fournisseur. (PDF par exemple)
• PDF reconstitué : Visualisation lisible de la facture, générée automatiquement par la plateforme agréée à partir des données électroniques.

Notification email à la réception d'une facture

Par défaut, la réception d'une facture se fait silencieusement. Toutefois, vous pouvez activer une alerte email pour être informé immédiatement dès qu'une nouvelle facture fournisseur est disponible.

Comment activer les notifications email ?

1. Rendez-vous dans Paramètres ⚙️.
2. Cliquez sur Paramètres email.
3. Allez dans l'onglet Général.
4. Repérez la section Notifications.
5. Pour le paramètre Réception d'une nouvelle facture d'achat, choisissez Oui.
6. Enregistrez les modifications.

À quelle adresse la notification est-elle envoyée ?

L'adresse email de destination dépend de la configuration de votre compte :

• Compte standard : L'email utilisé est celui renseigné dans votre Compte entreprise (fiche entreprise).
• Mode multi-sociétés : L'email utilisé est celui configuré dans la fiche de la société concernée.

Pour aller plus loin

Consulter les articles en lien :

• Factures d'achat : roles et restriction d'accès
• Exporter les factures d'achats
• Se préparer à la facturation électronique dans Organilog

Mis à jour le : 21/08/2026