Gérer les ressources humaines et le suivi des collaborateurs

Organilog permet de centraliser plusieurs informations liées aux collaborateurs : absences, temps de travail, notes de frais, formations, habilitations ou visites médicales.
Ces informations peuvent être exploitées avec les autres fonctionnalités du logiciel, notamment le planning, afin de mieux prendre en compte les disponibilités des équipes et de conserver un historique des principaux éléments RH.

Accéder aux fonctionnalités RH

Les principales fonctionnalités sont regroupées dans le menu RH.
Selon les modules utilisés et les droits attribués au compte connecté, différentes rubriques peuvent être disponibles, notamment :

Collaborateurs (Employés) ;
Absences et Mes demandes d'absence ;
Notes de frais et Mes demandes de note de frais ;
Formations ;
Habilitations ;
Visites médicales.

D'autres fonctionnalités comme les pointages, le suivi du temps de travail ou les objectifs peuvent également compléter le suivi des collaborateurs.

À savoir
Selon la terminologie configurée dans Organilog, le terme « Employé » peut être remplacé par un autre libellé, par exemple « Collaborateur », « Intervenant » ou « Utilisateur ».

Gérer les absences et les demandes de congés

Le module Absences permet d'enregistrer et de suivre les périodes pendant lesquelles un collaborateur n'est pas disponible : congé payé, maladie, congé sans solde, formation externe ou tout autre type d'absence défini dans Organilog.
Les collaborateurs peuvent également utiliser Mes demandes d'absence pour transmettre leurs propres demandes. Celles-ci peuvent ensuite être traitées par les personnes disposant des droits nécessaires.
Les absences sont prises en compte sur le planning. Selon leur statut, elles peuvent notamment permettre d'identifier qu'un collaborateur est indisponible avant de lui affecter une intervention.
Les types d'absence peuvent être personnalisés afin d'adapter la liste au fonctionnement de l'entreprise.

À savoir
Organilog permet d'enregistrer et de valider les absences, mais ne détermine pas automatiquement si un collaborateur dispose ou non d'un droit à congé. Les différents cas doivent être distingués à l'aide des types d'absence et selon les règles appliquées dans l'organisation.

Pour le fonctionnement détaillé des demandes, des statuts et des notifications, consulter l'article consacré à la gestion des absences.

Suivre le temps de travail

Le temps de travail peut être suivi à partir des informations renseignées dans les interventions et des pointages.
Les synthèses permettent notamment de consulter les heures réalisées par collaborateur sur différentes périodes et de les comparer avec le temps de travail prévu.
Selon l'organisation de l'entreprise, le pointage peut être utilisé pour enregistrer les heures de début et de fin de journée, les pauses ou d'autres catégories de temps.
Pour aller plus loin, consulter les articles consacrés aux pointages horaires et au suivi du temps de travail des collaborateurs.

Gérer les notes de frais

Organilog permet d'enregistrer les dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs et de conserver les justificatifs associés.
L'interface Mes demandes de note de frais permet à chaque collaborateur de créer ses propres demandes et de retrouver celles déjà enregistrées.
Les personnes chargées de leur traitement peuvent ensuite suivre les notes de frais, leur statut, leurs catégories et les justificatifs associés.
Pour connaître le fonctionnement complet, consulter l'article Gérer les notes de frais.

Suivre les formations et les habilitations

Les modules Formations et Habilitations permettent de conserver un historique des éléments associés aux collaborateurs.
Ils peuvent notamment être utilisés pour enregistrer :

une formation suivie ou planifiée ;
une habilitation ou certification ;
les dates associées ;
une éventuelle date de fin de validité ;
les informations complémentaires nécessaires au suivi.

Ce suivi permet de retrouver plus facilement les compétences, formations ou habilitations associées à chaque collaborateur.

Planifier et suivre les visites médicales

Le module Visites médicales permet d'enregistrer les visites associées aux collaborateurs ainsi que leurs dates et échéances.
Les visites médicales peuvent également être affichées sur le planning afin de tenir compte de ces rendez-vous lors de l'organisation de l'activité.
Comme pour les formations et les habilitations, des champs personnalisés peuvent être utilisés lorsque des informations supplémentaires doivent être suivies.

Adapter les accès aux informations RH

Les informations RH peuvent contenir des données qui ne doivent pas être accessibles à tous les utilisateurs.
Les restrictions d'accès et, lorsque nécessaire, les rôles sur mesure permettent de définir les droits accordés aux différents modules, par exemple pour les Employés, Absences, Demandes d'absence, Frais, Formations, Habilitations ou Visites médicales.
Il est recommandé de vérifier les droits attribués à chaque profil avant de généraliser l'accès aux fonctionnalités RH.

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Mis à jour le : 19/08/2026

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