Créer et attribuer des rôles sur mesure

Les restrictions d’accès standards Normal, Modérateur, Administrateur ou Comptable répondent aux principaux usages d’Organilog.
Lorsqu’elles ne permettent pas de définir suffisamment précisément ce qu’un utilisateur peut consulter ou modifier, les rôles sur mesure permettent de créer ses propres profils d’accès et de définir les autorisations module par module.

Quand utiliser un rôle sur mesure ?

Un rôle sur mesure est particulièrement utile lorsqu’un collaborateur doit disposer d’un niveau d’accès intermédiaire entre les restrictions standards.
Par exemple, il peut être nécessaire de :

• permettre à une assistante de gérer les clients et les interventions sans lui donner tous les droits d’un modérateur ;
• autoriser un collaborateur à consulter les clients sans pouvoir les modifier ;
• permettre l’accès à certains éléments liés aux achats sans ouvrir toutes les fonctions financières ;
• empêcher certains utilisateurs d’exporter ou de supprimer des données ;
• créer différents profils pour des équipes ayant des responsabilités distinctes.

Un rôle sur mesure ne doit pas être confondu avec la restriction "Aucun accès".

• Aucun accès : le collaborateur peut être présent dans Organilog, notamment pour la gestion du planning et des interventions, mais ne peut pas se connecter au logiciel.
• Rôle sur mesure : le collaborateur peut se connecter et accéder uniquement aux fonctionnalités autorisées par son rôle.

Pour un collaborateur qui doit consulter son planning, utiliser le pointage ou accéder à certaines interventions, une restriction permettant la connexion est nécessaire.

Avant de créer un rôle, vérifier qu’une restriction standard ne répond pas déjà au besoin. Cela permet de conserver une gestion des droits plus simple.

Vérifier les prérequis

Les rôles sur mesure sont disponibles à partir du Pack Premium.
Leur utilisation dépend également des licences et des accès prévus dans l'abonnement Organilog. Le nombre d'utilisateurs pouvant bénéficier de ces accès doit être compatible avec le contrat souscrit.
Avant d'attribuer un rôle à plusieurs collaborateurs, vérifier que l'abonnement autorise les accès correspondants.

Créer un rôle sur mesure

Accéder à Paramètres > Rôles.
La liste affiche les rôles déjà créés et permet d’en ajouter de nouveaux.
Cliquer sur Ajouter un rôle, puis renseigner un nom permettant d’identifier facilement son usage.
Exemples : Technicien, Assistante administrative, Responsable d’agence ou Responsable achats.

Sélectionner ensuite les modules auxquels ce rôle doit avoir accès et définir les autorisations correspondantes.

Comprendre les différentes autorisations

Les droits proposés peuvent dépendre du module concerné.
Les principales autorisations sont notamment :

• Voir - Tous

Permet de consulter l’ensemble des éléments accessibles dans le module.

• Voir - Créé par l’utilisateur

Limite la consultation aux éléments créés par l’utilisateur concerné.

• Modifier - Tous

Permet de modifier l’ensemble des éléments accessibles dans le module.

• Modifier - Créé par l’utilisateur

Permet uniquement de modifier les éléments créés par cet utilisateur.

• Ajouter

Autorise la création de nouveaux éléments.

• Exporter

Autorise l’utilisation des fonctions d’export du module lorsqu’elles sont disponibles.

• Supprimer

Autorise la suppression des éléments lorsque cette action est proposée dans le module.
Selon les fonctionnalités concernées, des autorisations supplémentaires peuvent être proposées.

Exemple : permettre uniquement la consultation des clients

Pour permettre à un utilisateur de consulter les fiches clients sans pouvoir les modifier :
activer le module Clients, puis autoriser Voir - Tous sans activer les droits de modification, d’ajout, d’export ou de suppression.
Le même principe peut être appliqué aux autres modules afin de construire progressivement le rôle correspondant aux responsabilités du collaborateur.

Attribuer un rôle sur mesure à un utilisateur

Une fois le rôle configuré, accéder à RH > Employés et ouvrir la fiche de l’utilisateur concerné.
Dans le champ Restriction d’accès, sélectionner Rôle sur mesure.
Un champ Rôle apparaît alors afin de sélectionner le rôle personnalisé à utiliser.
Sélectionner le rôle concerné, puis enregistrer la fiche.

Résoudre une restriction d'accès refusée par l'abonnement

Lors de l'attribution d'un rôle, le message suivant peut apparaître :
« La restriction d'accès de cet utilisateur n'est pas possible vis-à-vis de votre abonnement ».
Ce message indique que la restriction choisie n'est pas compatible avec les accès actuellement autorisés sur le compte.
Il peut notamment apparaître lorsqu'un rôle sur mesure fonctionne pour un collaborateur, mais ne peut pas être attribué à un autre.
Dans cette situation :

1. Vérifier le nombre de licences et les types d'accès prévus dans l'abonnement.
2. Contrôler les restrictions déjà attribuées aux autres collaborateurs.
3. Si les accès prévus au contrat semblent suffisants, contacter le support Organilog afin de vérifier la configuration du compte.

Si le contrat ne prévoit pas suffisamment d'accès, une adaptation de l'abonnement peut être nécessaire.

Vérifier le rôle avant de le généraliser

Après la création d’un rôle, il est recommandé de commencer par l’attribuer à un seul utilisateur.
Contrôler ensuite avec ce compte que les modules nécessaires sont accessibles et que les opérations qui doivent rester interdites le sont réellement.
Une fois le fonctionnement validé, le même rôle peut être attribué aux autres utilisateurs ayant les mêmes responsabilités.
Cette vérification est particulièrement importante lorsqu’un rôle contient de nombreux modules ou combine plusieurs niveaux d’autorisation.

Certaines interfaces ne sont pas nécessairement paramétrables individuellement

Les rôles sur mesure permettent de contrôler de nombreux modules et actions, mais toutes les interfaces d’Organilog ne disposent pas nécessairement d’une permission indépendante.
L’activation d’un droit sur un module ne signifie donc pas automatiquement que toutes les sous-sections ou fonctions associées peuvent être configurées séparément.
Si une fonctionnalité reste inaccessible malgré les autorisations définies, vérifier également :

• si cette fonctionnalité possède une permission dédiée dans le rôle ;
• si son accès dépend d’une autre fonctionnalité ;
• si le comportement concerne l’interface web ou l’application mobile ;
• si un paramètre Organilog supplémentaire intervient.

Exemple : chronomètre des interventions sur mobile

Certaines fonctionnalités nécessitent plusieurs autorisations pour fonctionner.
Par exemple, l'utilisation du chronomètre d'une intervention dépend de deux conditions :

• Le paramètre permettant d'activer le chronomètre doit être actif.
• Le collaborateur doit disposer de l'autorisation de modifier l'intervention concernée.

En effet, l'utilisation du chronomètre entraîne une modification de l'intervention. Un rôle autorisant uniquement sa consultation peut donc empêcher l'utilisation de cette fonctionnalité.
Si le chronomètre est disponible avec une restriction Normal, mais disparaît après l'attribution d'un Rôle sur mesure, vérifier ces deux conditions.

Exemple : accès aux fiches des collaborateurs

Toutes les autorisations ne proposent pas les mêmes niveaux de restriction.
Par exemple, les modules liés aux fiches des collaborateurs et aux contrats de travail ne proposent pas de permission Assigné à l'utilisateur permettant à chaque collaborateur de consulter uniquement les informations le concernant.
La gestion de ces informations reste réservée aux administrateurs du compte.
Il n'est donc pas toujours possible de reproduire, dans chaque module, les restrictions disponibles pour les clients ou les interventions.

Les rôles sur mesure concernent principalement la gestion des accès sur l’interface web. L’application mobile dispose également de son propre périmètre fonctionnel et de paramètres spécifiques.

Modifier un rôle existant

Lorsqu’un rôle est modifié, les nouvelles autorisations s’appliquent aux utilisateurs auxquels ce rôle est attribué.
Il est donc préférable de vérifier les utilisateurs concernés avant de modifier un rôle déjà utilisé par plusieurs collaborateurs.
Pour un besoin très différent, créer un nouveau rôle peut être plus approprié que de modifier un rôle existant et d’étendre involontairement les droits de plusieurs personnes.

Aller plus loin

Définir les restrictions d’accès des utilisateurs
Pour comprendre les différences entre Aucun accès, Normal, Modérateur, Administrateur, Comptable et Rôle sur mesure.

Mis à jour le : 15/10/2026