Créer et gérer des notes de frais

Le module Notes de frais permet d'enregistrer les dépenses professionnelles des collaborateurs, de conserver les justificatifs associés et de suivre leur traitement jusqu'à leur remboursement ou leur refus.
Chaque collaborateur peut utiliser l'interface Mes demandes de note de frais pour créer une demande et consulter l'historique de ses propres notes de frais.
Les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent, de leur côté, accéder à l'interface de gestion des Notes de frais afin de consulter et traiter les demandes des collaborateurs.
Une même note peut contenir plusieurs dépenses. Il est ainsi possible d'organiser les notes selon le fonctionnement de l'entreprise : une note par déplacement, par événement, par semaine ou, par exemple, une note mensuelle regroupant les différentes dépenses d'un collaborateur.

À savoir : le module Notes de frais est disponible à partir du Pack Business.

Créer une demande depuis « Mes demandes de note de frais »

L'interface Mes demandes de note de frais, accessible depuis le menu principal, constitue l'espace personnel du collaborateur pour gérer ses propres demandes.
Elle permet :

de créer une nouvelle demande de note de frais ;
de consulter les demandes déjà enregistrées ;
de suivre leur traitement.

Chaque collaborateur accède uniquement à ses propres demandes depuis cette interface.
Pour créer une demande, accéder à Mes demandes de note de frais, puis ajouter une nouvelle note et renseigner les informations nécessaires.

Plusieurs dépenses peuvent être regroupées dans une même demande. Une note liée à un déplacement professionnel peut par exemple contenir :

un trajet en train ;
une nuit d'hôtel ;
un repas ;
des frais de carburant ;
un péage.

Chaque dépense peut ainsi être détaillée séparément tout en restant rattachée à la même note de frais.

Bien utiliser les catégories

La catégorie sert principalement à classer la note de frais dans son ensemble. Elle peut correspondre au motif ou au contexte de la dépense.
Par exemple :

Déplacement formation pour regrouper le train, l'hôtel et les repas liés à une formation ;
Chantier Dupont pour regrouper les frais de carburant, de péage et de restauration associés à un chantier ;
Salon professionnel pour réunir les dépenses de transport, d'hébergement et de restauration liées à un événement.

Les différentes natures de dépenses peuvent ensuite être précisées sur les lignes composant la note.
Les catégories sont personnalisables afin d'adapter leur organisation aux besoins de l'entreprise.

Ajouter les justificatifs

Les justificatifs permettent de conserver avec la note les documents correspondant aux dépenses engagées : ticket de caisse, facture d'hôtel, reçu de péage, facture de carburant, etc.
Associer autant que possible chaque justificatif à la dépense concernée facilite ensuite le contrôle de la note et son traitement.
Il est également possible de télécharger en une seule fois les pièces jointes associées à une note de frais.

Consulter et traiter les notes de frais des collaborateurs

L'interface Mes demandes de note de frais est destinée au collaborateur qui souhaite créer et suivre ses propres demandes.
L'interface de gestion des Notes de frais permet aux utilisateurs disposant des droits nécessaires d'accéder aux notes de frais à traiter.
Le statut permet de suivre l'avancement du traitement de chaque note.
Selon la situation, une note peut notamment être :

En cours, tant que son traitement n'est pas terminé ;
Payée, lorsque les frais ont été remboursés ;
Refusée, lorsque la note n'est pas acceptée.

Cette organisation permet de distinguer rapidement les notes restant à traiter de celles dont le traitement est terminé.
Lorsqu'une note n'a plus besoin d'apparaître parmi les éléments courants, elle peut être archivée. L'archivage permet de conserver son historique sans encombrer la liste des notes actives.

Générer un rapport PDF d'une note de frais

Une note de frais peut être générée sous forme de rapport PDF.
Organilog dispose d'un modèle standard. Des rapports personnalisés peuvent également être créés afin d'adapter la présentation du document aux besoins de l'entreprise.
Pour créer un modèle personnalisé, accéder à :
Paramètres > Génération de documents > Rapports personnalisés
Créer un rapport de type Frais, puis personnaliser les informations à afficher. Un modèle peut notamment intégrer les informations du collaborateur, les différentes dépenses, les montants ou certains justificatifs.
Un modèle personnalisé peut également être défini comme modèle utilisé par défaut.
Pour aller plus loin sur la conception des rapports, consulter l'article Créer des rapports PDF personnalisés.

À savoir : lorsqu'une section "galerie" (photos) est utilisée dans un rapport personnalisé, les justificatifs au format image peuvent être affichés visuellement dans le rapport. Un fichier PDF ne peut pas être affiché comme une image dans cette galerie. Si le justificatif doit apparaître directement dans cette zone du rapport, utiliser une version au format image.

Utiliser les notes de frais depuis l'application mobile

Les collaborateurs peuvent également saisir leurs notes de frais depuis l'application mobile. Cette utilisation est notamment pratique pour enregistrer une dépense et son justificatif directement lors d'un déplacement.
L'accès au module doit être préalablement activé depuis l'interface web dans :
Paramètres > Application mobile > Options avancées
Activer le paramètre Activer le module "Note de frais" (beta test).
Une fois le paramètre activé et les données synchronisées, le module Notes de frais devient accessible depuis le menu de l'application mobile.
Si le module n'apparaît pas après son activation, effectuer une déconnexion puis une nouvelle connexion à l'application afin de prendre en compte la modification de configuration.

Filtrer et exporter les notes de frais

Depuis l'interface de gestion, la liste des notes de frais peut être filtrée afin de retrouver, par exemple, les dépenses :

d'un collaborateur ;
d'une période donnée ;
d'un statut particulier ;
correspondant aux différents critères disponibles dans la liste.

Cette possibilité est notamment utile pour préparer le traitement comptable des frais d'un mois ou obtenir le récapitulatif d'un collaborateur.
Après avoir appliqué les filtres nécessaires, utiliser la fonction d'export disponible dans la liste des notes de frais.
Les exports permettent notamment de récupérer les données sous forme de fichier CSV ainsi que les documents PDF correspondants selon le type d'export sélectionné.

À savoir : les cases de sélection situées dans la liste servent aux actions groupées. Elles ne déterminent pas les notes incluses dans un export. Pour limiter le contenu d'un export, utiliser les filtres de la liste avant de lancer l'export.

Gérer les droits d'accès aux notes de frais

L'interface Mes demandes de note de frais permet à chaque collaborateur de retrouver uniquement ses propres demandes.
L'accès plus général aux notes de frais et aux différentes actions de gestion dépend des droits attribués au collaborateur.
Lorsque des restrictions précises sont nécessaires, les rôles sur mesure permettent de configurer les droits associés au module Frais, par exemple pour déterminer les utilisateurs autorisés à consulter, ajouter, modifier, exporter ou supprimer des éléments.
Les rôles sur mesure sont disponibles avec le Pack Premium.
Il peut ainsi être pertinent de réserver les droits étendus sur les notes de frais aux responsables, aux personnes chargées de leur validation ou aux collaborateurs assurant leur traitement administratif et comptable.

Mis à jour le : 18/08/2026

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