Créer et gérer les absences

Le module RH permet d'enregistrer les congés, arrêts maladie, RTT et autres absences des collaborateurs afin de les retrouver dans le planning et d'organiser plus facilement l'activité.
Deux méthodes sont disponibles selon le besoin :

• créer directement une absence, généralement lorsqu'elle est déjà connue ou validée ;
• faire une demande d'absence, lorsqu'une validation par un responsable est nécessaire.

Cette distinction est importante, notamment pour le fonctionnement des notifications.

Comprendre la différence entre "Absences" et "Mes demandes d'absence"

Dans le module RH, les rubriques Absences et Mes demandes d'absence n'ont pas le même rôle.

Absences

La rubrique Absences permet aux utilisateurs disposant des droits nécessaires de consulter et gérer les absences des collaborateurs.
Elle permet notamment de :

• consulter les absences et demandes d'absence ;
• créer directement une absence pour un collaborateur ;
• modifier une absence existante ;
• accepter ou refuser une demande ;
• retrouver les informations associées à une absence.

Une absence créée directement depuis cette rubrique n'est pas considérée comme une demande d'autorisation. Elle ne déclenche donc pas la notification correspondant à une nouvelle demande d'absence.
Cette méthode est adaptée, par exemple, pour enregistrer un arrêt maladie déjà connu ou une absence qui a déjà été validée en dehors d'Organilog.

Mes demandes d'absence

La rubrique Mes demandes d'absence est destinée aux collaborateurs qui souhaitent transmettre une demande à valider.
Depuis cette rubrique, utiliser Demander une absence, puis renseigner la période et les informations demandées.
La demande est ensuite disponible dans RH > Absences afin d'être traitée par un responsable disposant des droits nécessaires.
Cette méthode est à privilégier lorsqu'un véritable circuit de demande et de validation doit être utilisé, par exemple pour une demande de congés ou de RTT.

Créer directement une absence pour un collaborateur

Accéder à RH > Absences, puis ajouter une absence.

Sélectionner le collaborateur concerné, le type d'absence et la période correspondante.
Les types proposés par défaut permettent notamment de gérer les congés payés, congés sans solde et congés maladie. D'autres types peuvent être créés selon l'organisation de l'entreprise, par exemple pour distinguer les RTT, événements familiaux ou d'autres motifs d'absence.
Créer directement une absence permet de l'enregistrer sans passer par le circuit de demande d'autorisation.

Traiter une demande d'absence

Lorsqu'un collaborateur utilise Mes demandes d'absence, la demande apparaît dans la liste des absences.
Son statut peut ensuite évoluer parmi les statuts proposés, notamment :

• Nouveau ;
• En attente ;
• Accepté ;
• Refusé.

Le statut permet de distinguer une demande qui doit encore être étudiée d'une absence réellement validée.
Une demande laissée au statut Nouveau n'est donc pas équivalente à une absence acceptée. Ce point peut notamment avoir une incidence dans certains suivis RH où seules les absences validées doivent être prises en compte.

Afficher les absences dans le planning

Les absences sont visibles directement dans le planning afin d'identifier les périodes pendant lesquelles un collaborateur n'est pas disponible.

Les absences avec les statuts Nouveau ou En attente peuvent également apparaître dans le planning, avec un affichage en pointillés permettant de les distinguer d'une absence acceptée.
Cela permet d'anticiper une indisponibilité avant même la décision définitive.

Détecter les conflits avec le planning

Disponible avec le Pack Premium.
Lors de la consultation d'une absence ou d'une demande d'absence, Organilog peut détecter les éléments déjà planifiés sur la même période.

Deux types de conflits peuvent notamment être signalés.

Plusieurs collaborateurs absents sur la même période

Si d'autres absences existent pendant tout ou partie de la période demandée, un avertissement permet de repérer rapidement le chevauchement.
Cette information aide à vérifier que suffisamment de collaborateurs restent disponibles avant d'accepter une nouvelle demande.

Des interventions sont déjà prévues pendant l'absence

Organilog peut également signaler lorsqu'un collaborateur possède des interventions planifiées pendant la période de son absence.
Le conflit est visible aussi bien depuis la fiche de l'absence que depuis la fiche de la demande d'absence.
Il devient ainsi possible de repérer une intervention à réaffecter ou à replanifier avant de valider définitivement l'absence.
À savoir : la détection d'un conflit est un avertissement. Elle ne déplace pas automatiquement les interventions et n'empêche pas d'accepter l'absence.

Modifier une absence ou une demande déjà validée

Une absence existante peut être retrouvée depuis RH > Absences, puis modifiée avec l'action d'édition disponible sur sa fiche.
Par exemple, si une demande initialement prévue le 17 mars doit finalement être déplacée au 16 mars, modifier la date de l'absence depuis cette rubrique.
Lorsque la modification doit faire l'objet d'une nouvelle validation interne, modifier également le statut pour revenir à Nouveau ou En attente.
Sans changement de statut, une absence précédemment acceptée peut rester considérée comme acceptée après modification.

Configurer les notifications des demandes d'absence

Les notifications email permettent d'informer les personnes concernées au cours du processus de validation.
Deux notifications sont notamment disponibles dans les paramètres email :
Nouvelle demande d'absence
Permet d'envoyer une notification lorsqu'un collaborateur transmet une demande d'absence.
Demande d'absence : nouveau statut
Permet d'informer le collaborateur lorsque le statut de sa demande évolue.
Selon la configuration du compte, vérifier que ces notifications sont activées si aucun email n'est reçu.
À savoir : ajouter directement une absence depuis RH > Absences n'équivaut pas à effectuer une demande depuis Mes demandes d'absence. La notification de nouvelle demande n'est donc pas déclenchée dans ce cas.

Absences et pointages : deux fonctionnements distincts

Les absences et les pointages horaires sont deux fonctionnalités différentes.
La création d'une absence ne génère pas automatiquement de pointage et un pointage ne vient pas automatiquement modifier une absence.
De la même manière, déclarer un collaborateur absent ne bloque pas techniquement la possibilité pour celui-ci d'effectuer un pointage.
Les absences servent principalement à gérer les indisponibilités et leur affichage dans le planning, tandis que les pointages enregistrent les horaires déclarés par les collaborateurs.
Pour analyser les heures de présence, consulter les outils dédiés aux pointages et au temps de travail.

Organilog ne décide pas automatiquement si une absence est autorisée

Le type d'absence et son acceptation restent sous la responsabilité de l'entreprise.
Organilog ne détermine pas automatiquement si un collaborateur possède juridiquement ou non le droit de prendre une absence donnée. Une absence peut être enregistrée puis acceptée ou refusée selon les règles appliquées dans l'entreprise.
Il est ainsi possible de créer différents types d'absence afin d'adapter le suivi aux pratiques internes.

Utiliser un type adapté pour les formations

Une formation peut éventuellement être enregistrée comme un type d'absence lorsque l'objectif principal est de signaler l'indisponibilité du collaborateur dans le planning.
Organilog dispose toutefois également d'un suivi dédié aux formations. Lorsque le besoin est de conserver un véritable historique RH des formations suivies, il est préférable d'utiliser la fonctionnalité dédiée plutôt que de considérer systématiquement une formation comme une absence.

Mis à jour le : 18/08/2026