Gérer les fournisseurs et les commandes d'achat

Le module Achat permet de centraliser les fournisseurs et les commandes passées auprès d'eux. Il permet notamment de préparer un bon de commande fournisseur, de l'envoyer par email, de suivre son avancement et, lorsque des produits sont réceptionnés, de mettre à jour le stock.

Distinguer une commande fournisseur d'un bon de commande client

Organilog distingue deux types de commandes :

• Achat > Commandes permet de gérer les commandes passées auprès des fournisseurs pour acheter ou réapprovisionner des produits et services.
• Facturation > Bons de commande concerne les commandes passées par les clients dans le cadre du processus commercial.

👉 Pour commander du matériel auprès d'un fournisseur, utiliser donc le module Achat > Commandes.

Ajouter et préparer les fournisseurs

Les fournisseurs sont accessibles depuis Achat > Fournisseurs.
Une fiche fournisseur permet de centraliser ses coordonnées et les informations utiles aux commandes. Renseigner notamment le Libellé du fournisseur : cette information est utilisée pour identifier le fournisseur dans les listes de sélection lors de la création d'une commande.
Il est également recommandé de renseigner son adresse email afin de pouvoir lui transmettre directement les commandes depuis Organilog.
Les produits du catalogue peuvent être associés à leur fournisseur. Lors de la préparation d'une commande, il est ensuite possible de limiter la recherche aux produits associés au fournisseur sélectionné.

Créer une commande fournisseur

Depuis Achat > Commandes, créer une commande puis sélectionner le fournisseur concerné.
Ajouter ensuite les produits ou services à commander ainsi que les quantités et informations nécessaires. La commande peut également être reliée à un client ou à une adresse lorsque l'achat concerne une prestation ou un site particulier.
Une fois la commande enregistrée, Organilog permet notamment :

• de conserver la commande et son historique dans le logiciel ;
• de générer et télécharger son PDF ;
• d'envoyer le bon de commande par email au fournisseur ;
• de suivre son état d'avancement jusqu'à sa réception.

Créer une commande directement depuis un devis

Lorsqu'un achat découle d'un devis client, il est généralement préférable de créer la commande directement depuis ce devis. Les documents restent ainsi liés et les informations déjà disponibles peuvent être reprises dans la commande.
Depuis le devis concerné, utiliser le menu d'actions situé en haut à droite pour créer une commande d'achat.
Lorsqu'un devis contient des produits provenant de plusieurs fournisseurs, une fonctionnalité du pack Premium permet également de créer automatiquement plusieurs commandes : une commande est générée pour chaque fournisseur et regroupe les produits qui lui sont associés.
Pour le fonctionnement détaillé, consulter l'article Créer une ou plusieurs commandes fournisseurs à partir d'un devis.

Réceptionner une commande et mettre à jour le stock

Lorsqu'une commande de produits est reçue, elle peut servir à alimenter le stock dans Organilog.
Avec le pack Premium, l'action Réapprovisionner le stock permet d'intégrer directement au stock les produits présents dans la commande. La commande passe alors au statut Reçu et validé.
Une méthode de réception article par article est également disponible : le statut Reçu (à ajouter au stock) fait apparaître un onglet Réception permettant d'ajouter ou de créer les produits concernés dans le catalogue et le stock.

Gérer les livraisons partielles et les reliquats

Certaines commandes fournisseurs peuvent être livrées en plusieurs fois. Le pack Premium propose une gestion des livraisons fournisseurs et des reliquats.
Cette fonctionnalité permet notamment de suivre, pour chaque produit :

• la quantité initialement commandée ;
• la quantité déjà réceptionnée ;
• la quantité reçue lors de la livraison en cours ;
• la quantité restant à recevoir.

Elle est particulièrement utile lorsqu'un fournisseur expédie une même commande en plusieurs colis ou à plusieurs dates.

Mis à jour le : 05/09/2026