Envoyer un devis ou une facture par email

Organilog permet d’envoyer directement un devis ou une facture par email, avec le document PDF correspondant. L’envoi peut être effectué rapidement vers une adresse enregistrée ou être personnalisé pour choisir plusieurs destinataires, modifier le message et joindre d’autres documents.

Préparer les adresses email des destinataires

Les adresses proposées lors de l’envoi peuvent provenir des informations enregistrées sur le client, ses adresses ou ses contacts.
Il est donc recommandé de renseigner les adresses email correspondantes avant l’envoi du devis ou de la facture.
Une adresse supplémentaire peut également être ajoutée manuellement au moment d’un envoi personnalisé.

Envoyer le devis ou la facture

Ouvrir le devis ou la facture concerné, puis accéder à l’onglet Rapport.
Plusieurs possibilités d’envoi sont disponibles.

Effectuer un envoi rapide

Les boutons d’envoi rapide permettent de transmettre directement le PDF à l’une des adresses email proposées.
Cette méthode convient lorsqu’un seul destinataire doit recevoir le document et qu’aucune personnalisation particulière n’est nécessaire.

Choisir les destinataires et personnaliser l’envoi

Pour disposer de davantage d’options, utiliser Envoyer le rapport par email dans l’onglet Rapport.
La fenêtre d’envoi permet notamment de :

• sélectionner un ou plusieurs destinataires parmi les adresses proposées ;
• ajouter manuellement une autre adresse email ;
• modifier l’objet et le contenu de l’email ;
• choisir le ou les PDF à inclure ;
• joindre, selon les éléments disponibles, d’autres documents associés.

Vérifier les éléments sélectionnés, puis envoyer l’email.

Ajouter des fichiers au devis ou à la facture

Des documents complémentaires peuvent être enregistrés dans l’onglet Fichiers du devis ou de la facture : document technique, plan, photographie, justificatif ou autre fichier utile.
Lors d’un envoi personnalisé, l’option Inclure les fichiers joints permet de rendre ces fichiers accessibles au destinataire.
Les fichiers ajoutés ne sont pas fusionnés dans le PDF du devis ou de la facture. Un lien permettant d’accéder aux fichiers concernés est transmis avec l’email.

Choisir les contacts proposés lors de l’envoi

Selon la configuration du compte, tous les contacts d’un client ne sont pas nécessairement proposés dans la fenêtre d’envoi.
Un réglage disponible dans Paramètres > Paramètres email > Général permet de déterminer quels contacts sont affichés. Selon le choix effectué, Organilog peut proposer :

• tous les contacts associés au client ;
• uniquement les contacts liés à l’adresse concernée, ainsi que les contacts sans adresse associée ;
• uniquement les contacts sélectionnés dans le devis ou la facture.

Si un contact enregistré sur la fiche client n’apparaît pas lors de l’envoi, vérifier ce paramètre avant de modifier la fiche du contact.

Vérifier qu’un devis ou une facture a été envoyé

L’onglet Rapport contient également l’historique des envois du document.
Il permet notamment de retrouver la date et l’heure de l’envoi ainsi que les adresses destinataires.
Cet historique confirme que l’email a été envoyé depuis Organilog. Il ne constitue pas un accusé de réception et ne permet pas de confirmer que le destinataire a ouvert l’email.
Pour les factures, il est également possible d’afficher la colonne Envoyé ? dans la liste des factures depuis le choix des colonnes. Cette colonne permet d’identifier plus rapidement les documents déjà envoyés.

Personnaliser le message envoyé par défaut

L’objet et le contenu utilisés pour les emails de devis et de factures peuvent être configurés depuis Paramètres > Paramètres email > Facturation.
Des valeurs dynamiques permettent d’insérer automatiquement certaines informations propres au document ou au client.
Pour une présentation complète de cette configuration, consulter l’article Personnaliser les emails envoyés depuis Organilog.

Si le client ne reçoit pas l’email

Un email indiqué comme envoyé dans l’historique peut malgré tout être filtré par la messagerie du destinataire.
Dans ce cas, vérifier en priorité :

• que l’adresse utilisée lors de l’envoi est correcte ;
• les courriers indésirables ou spams du destinataire ;
• les éventuels filtres de sécurité appliqués par sa messagerie.

Pour approfondir ce sujet, consulter l’article Résoudre un problème de réception d’un email envoyé depuis Organilog.

Mis à jour le : 07/09/2026