Facturer et suivre les frais de débours

Les frais de débours correspondent à des dépenses avancées au nom et pour le compte d’un client, puis remboursées pour leur montant exact.
Organilog permet de les faire apparaître distinctement sur une facture et de retrouver ensuite facilement les montants concernés dans les statistiques de facturation.

Vérifier qu’il s’agit bien de frais de débours

Un frais refacturé à un client n’est pas automatiquement un débours.
Pour être considéré comme tel, le débours doit notamment correspondre à une dépense :

• réalisée au nom et pour le compte du client ;
• engagée dans le cadre d’un mandat préalable ;
• remboursée pour son montant exact, sans marge ;
• justifiée par les documents correspondants ;
• enregistrée en comptabilité dans un compte de passage.

Dans les relations avec le fournisseur, il doit également être identifiable que l’achat est effectué pour le client. Par exemple, la facture du fournisseur peut être directement établie au nom du client.
À savoir : les frais propres à l'activité de l'entreprise ne deviennent pas des débours simplement parce qu'ils sont refacturés. Des frais de gestion, frais administratifs ou autres charges d'exploitation facturés au client constituent généralement une refacturation de frais et suivent alors les règles habituelles de facturation et de TVA.
En cas de doute sur la qualification d'une dépense, il est recommandé de la valider avec le comptable de l'entreprise.

Créer un produit dédié aux débours

Pour faciliter leur utilisation et leur suivi, créer un produit ou service spécifique depuis :
Stock > Produits ou services
Créer par exemple un élément nommé Frais de débours.

Si la gestion du stock est applicable à cet élément, utiliser un stock illimité afin que son utilisation sur une facture ne génère pas de problématique de quantité en stock.
Si les comptes comptables des produits sont utilisés dans les exports comptables, renseigner également sur ce produit le compte défini avec le comptable pour le traitement des débours.

Ajouter les débours sur une facture

Lors de la création de la facture, ajouter le produit Frais de débours parmi les autres lignes.
Le libellé peut être complété ou remplacé afin d'indiquer précisément la dépense concernée, par exemple :
Frais de débours – achat de matériel pour le compte du client
Renseigner le montant exact de la somme avancée, sans ajouter de marge.
Il est également possible d'utiliser des titres de section et des sous-totaux pour distinguer clairement les prestations facturées des remboursements de débours.
Lorsque les conditions permettant de qualifier la dépense de débours sont respectées, son remboursement est exclu de la base d'imposition à la TVA. La ligne correspondante ne doit donc pas générer de TVA.
Conserver les justificatifs permettant de démontrer la nature et le montant de la dépense et les communiquer au client lorsque cela est nécessaire.

Cas de la facturation électronique

Lorsqu'une facture électronique contient une ligne sans TVA, Organilog peut demander de compléter le Type de TVA ainsi que le Motif d'exonération.
Ces informations doivent être renseignées conformément au traitement fiscal applicable au débours concerné.

Retrouver le montant des débours facturés

L'utilisation d'un produit dédié permet de retrouver facilement les débours depuis :
Facturation > Statistiques
Afficher les statistiques des factures par produit, sélectionner la période souhaitée, puis rechercher le produit Frais de débours.
Le montant associé permet ainsi d'isoler les sommes facturées sous cette catégorie.
Cette statistique constitue un outil de suivi dans Organilog. Elle ne remplace pas le traitement comptable des débours ni les éventuels contrôles nécessaires pour déterminer le chiffre d'affaires à déclarer.

Exemple

Une entreprise doit acheter un élément pour un client. L'achat est réalisé au nom et pour le compte de ce client et la facture du fournisseur est établie à son nom.
L'entreprise avance 120 € au fournisseur.
Sur la facture Organilog adressée au client, une ligne peut être ajoutée :
Frais de débours – achat auprès du fournisseur X : 120 €
Le remboursement correspond exactement aux 120 € avancés, sans marge et sans TVA supplémentaire lorsque les conditions du régime des débours sont respectées.

Mis à jour le : 06/09/2026