Créer et utiliser un rapport PDF personnalisé

Les rapports PDF personnalisés permettent d'adapter les documents générés par Organilog aux besoins de l'entreprise : informations affichées, ordre des éléments, mise en page, champs personnalisés, photos, signatures ou encore données spécifiques à certains modules.
Plusieurs modèles peuvent être créés pour un même type de document. Il est ainsi possible, par exemple, de disposer de différents modèles de rapports d'intervention, devis ou factures selon l'usage.

Accéder aux rapports personnalisés

Accéder à : Paramètres > Génération de documents > Rapports personnalisés
Cliquer sur Ajouter un rapport personnalisé, puis sélectionner le type de document à créer.

Les rapports personnalisés sont disponibles pour presque tous les modules Organilog (interventions, contrats, chantiers, factures, devis, avoirs, équipements ...).
Les possibilités proposées dépendent ensuite du module sélectionné.

Créer un nouveau modèle

Lors de la création, il est possible de partir d'un modèle à configurer ou d'un rapport vierge.

Renseigner un Titre suffisamment explicite pour identifier facilement le modèle par la suite.
Exemples :

• Rapport d'intervention – Maintenance
• Rapport d'intervention – SAV
• Devis avec conditions générales
• Facture – Banque A

Plusieurs modèles peuvent être conservés simultanément.

Construire le document avec des sections

Un rapport personnalisé est constitué de sections placées les unes à la suite des autres.
Cliquer sur Ajouter un élément pour afficher les sections disponibles. Leur contenu dépend du type de rapport.

Un rapport d'intervention peut par exemple proposer les informations de l'intervention, les données planifiées, les intervenants, les produits, les équipements, les photos ou les signatures.
Un rapport de facture peut proposer les informations de la facture, son contenu, les totaux, les équipements ou différentes zones de signature.
Un rapport de chantier peut disposer d'éléments propres au chantier, comme un tableau reprenant les interventions associées.

Organiser les sections

Les sections peuvent être déplacées par glisser-déposer afin de modifier leur ordre dans le document.
Un rapport peut par exemple être organisé de la manière suivante :

1. en-tête ;
2. informations du client ;
3. informations principales du document ;
4. détails ou tableaux ;
5. champs personnalisés ;
6. photos ;
7. signatures ;
8. informations complémentaires.

L'ordre reste entièrement personnalisable.

Configurer les informations affichées

La plupart des sections disposent d'un bouton de configuration permettant de choisir les informations à afficher ou à masquer.
Il est ainsi possible de conserver uniquement les données utiles au document final.

Retirer une phrase ou une mention du PDF

Lorsqu'une phrase ou une information apparaît systématiquement sur un rapport PDF, il est possible de modifier le modèle pour la retirer.
Ouvrir le modèle concerné, puis identifier la section contenant cette information :

• Si la mention provient d'une section Texte personnalisé, modifier ou supprimer le texte concerné.
• Si elle provient d'une section standard, ouvrir ses options de configuration pour masquer l'information, lorsque cette possibilité est proposée.

Enregistrer les modifications, puis utiliser Visualiser pour vérifier le résultat.

Afficher les commentaires publics

Les commentaires publics renseignés sur un document, particulièrement un devis ou une facture, peuvent être affichés sur son rapport PDF.
Dans le modèle concerné, cliquer sur Ajouter un élément, puis sélectionner la section Commentaire public. Positionner ensuite cette section à l'emplacement souhaité.
Le contenu affiché correspond au commentaire public renseigné sur le document.
À la différence d'un Texte personnalisé, qui reste identique pour tous les documents utilisant un même modèle, le commentaire public permet d'afficher des informations propres à chaque devis ou facture.

Afficher les numéros, références et champs personnalisés

Les informations présentes dans Organilog ne sont pas nécessairement toutes visibles sur le rapport PDF. Leur affichage dépend de la configuration du modèle.
Par exemple, pour afficher le SIREN du client, ouvrir la configuration de la section Société + client, puis activer l'affichage du champ SIREN.
Le même principe s'applique aux autres informations disponibles selon le type de document : numéro de commande, références, coordonnées ou informations liées au site d'intervention.
Pour afficher une information spécifique à l'activité, il est également possible d'utiliser une section de Champs personnalisés, lorsque celle-ci est disponible pour le rapport concerné.
Si une donnée n'apparaît pas, vérifier qu'elle est bien renseignée dans Organilog et que son affichage est prévu dans le modèle PDF utilisé.

Afficher les signatures sur le PDF

Selon le type de document, le rapport PDF peut afficher la signature du client ou celle de l'intervenant.
Pour cela, le modèle doit contenir les sections ou informations correspondant aux signatures à afficher.
Par exemple, lorsqu'une signature client a été recueillie sur une intervention depuis l'application mobile, vérifier que le modèle du rapport d'intervention prévoit son affichage.
La signature d'un collaborateur peut également être récupérée depuis sa fiche RH, selon la configuration du rapport.
Si une signature n'apparaît pas sur le PDF, vérifier sa présence dans Organilog, la configuration du modèle et le modèle sélectionné lors de la génération du document.

Ajouter du texte libre et des informations dynamiques

La section Texte personnalisé permet d'ajouter du contenu directement dans le modèle PDF et d'en modifier la présentation.
Ce contenu est automatiquement repris dans chaque document généré avec ce modèle, sans avoir à le saisir à nouveau. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux textes permanents, comme des mentions légales, des conditions particulières ou des coordonnées bancaires.
Elle peut notamment servir à ajouter :

• une mention particulière ;
• des informations réglementaires ;
• des coordonnées bancaires ;
• une phrase différente de celles proposées dans les sections standards ;
• un encart personnalisé.

Des valeurs dynamiques peuvent également être insérées dans ce texte. Le bouton "i" sous le champ affiche la liste des valeurs dynamiques disponibles.

Ces valeurs sont automatiquement remplacées lors de la génération du PDF par les informations correspondant au document : client, adresse, dates, numéro du document, informations de l'entreprise ou encore champs personnalisés disponibles.
Par exemple, un même modèle peut contenir une phrase utilisant automatiquement le nom du client sans avoir à modifier manuellement le rapport avant chaque génération.

Prévisualiser le résultat

Utiliser régulièrement la fonction Visualiser pendant la construction du rapport.
Il est conseillé de contrôler le PDF après quelques modifications plutôt que de réaliser toute la configuration avant le premier aperçu. Cela permet d'identifier plus facilement l'origine d'un problème de mise en page.
Penser également à enregistrer les modifications effectuées.

Utiliser plusieurs modèles

Il est possible de créer plusieurs rapports personnalisés pour un même module.
Cette possibilité est notamment utile lorsque les documents doivent être différents selon l'activité réalisée.
Exemple : une entreprise peut disposer d'un rapport destiné aux opérations de maintenance préventive et d'un autre rapport destiné aux interventions de dépannage.
Dans l'onglet Paramètres du modèle, l'option Présélectionner comme modèle par défaut, lorsqu'elle est disponible, permet de proposer automatiquement ce modèle lors de la génération des documents correspondants.
Le modèle par défaut est défini par type de document pour l'ensemble du compte Organilog : un modèle pour les interventions, un pour les devis, un pour les factures, etc.
Il n'est pas possible de définir un modèle PDF par défaut différent selon l'agence. Lorsqu'un autre modèle est nécessaire, celui-ci doit être sélectionné lors de la génération du document.

Générer le PDF

Une fois le modèle enregistré, il devient disponible lors de la génération des documents du module correspondant.
Si plusieurs rapports personnalisés sont disponibles, sélectionner le modèle souhaité avant de générer, télécharger ou envoyer le document.

Vérifier le document avant l'envoi

Avant de transmettre un rapport au client, il est recommandé de visualiser le PDF généré avec le modèle sélectionné.
Cette vérification permet notamment de contrôler la présence des commentaires, des champs personnalisés, des numéros de commande, des signatures et des autres informations attendues.
Si une information manque, vérifier la configuration du modèle ainsi que les données renseignées sur le document concerné.
Cette vérification est particulièrement importante lorsque plusieurs modèles PDF coexistent ou après une modification de leur configuration.

Réutiliser une configuration existante

Lorsqu'un modèle similaire existe déjà, il est préférable de le réutiliser plutôt que de reconstruire manuellement une présentation identique.
Depuis la page d'édition d'un modèle PDF, le bouton dépliant "Clé plate" situé en haut à droite dispose du bouton "Dupliquer".

Organilog permet également de télécharger le fichier de configuration d'un modèle existant. Depuis la page d'ajout d'un modèle, il est possible d'envoyer ce fichier pour réutiliser une configuration prédéfinie.

Mis à jour le : 15/10/2026