Créer et gérer des factures récurrentes

La facturation récurrente permet de générer automatiquement des factures à intervalles réguliers à partir d'un document servant de modèle.
Cette fonctionnalité est notamment adaptée aux contrats d'entretien, abonnements ou prestations facturées chaque mois, trimestre ou année.

Méthode recommandée : utiliser une facture proforma comme modèle

Pour créer une facturation récurrente, il est recommandé d'utiliser une facture proforma comme document de référence.
La proforma sert alors de modèle pour générer les futures factures, sans constituer elle-même une facture définitive.
Cette méthode présente un avantage important : le modèle peut être modifié ultérieurement si les conditions de facturation évoluent.
Il est par exemple possible d'adapter :

• le tarif d'une prestation ;
• un produit ou une prestation ;
• une quantité ;
• un taux de TVA ;
• une référence ;
• un commentaire ;
• toute autre information présente sur le modèle.

Les prochaines factures pourront ainsi reprendre le modèle actualisé, sans modifier les factures déjà émises.
Lors de la création de la récurrence depuis une proforma, activer l'option Générer des factures afin que les prochaines occurrences créent de véritables factures et non de nouvelles proformas.

Choisir le bon modèle de facturation

Le choix du document servant de modèle dépend du fonctionnement souhaité.

Préparer la facture proforma servant de modèle

Avant de créer la récurrence, préparer la proforma avec les informations qui devront être reprises sur les prochaines factures.
Vérifier notamment :

• le client et l'adresse de facturation ;
• les produits ou prestations ;
• les quantités et tarifs ;
• les taux de TVA ;
• le moyen de paiement ;
• les conditions de règlement ;
• les commentaires et autres informations utiles.

Une information absente ou incorrecte dans le modèle peut également être absente ou incorrecte sur les prochaines factures générées.

Ajouter des valeurs dynamiques au modèle

Les valeurs dynamiques permettent de faire évoluer automatiquement certains textes en fonction de la date de chaque nouvelle facture.
Elles sont particulièrement utiles pour indiquer la période facturée sans avoir à modifier manuellement le document à chaque occurrence.
Par exemple, une ligne contenant : Prestation de maintenance - *MONTH_TEXT* *YEAR* permet d'adapter automatiquement le mois et l'année lors de la génération de chaque facture.
Les valeurs dynamiques peuvent être utilisées dans :

• la référence ;
• les commentaires ;
• les lignes de la facture.

Les valeurs disponibles pour les factures récurrentes sont :

• *YEAR* : année courante ;
• *YEAR_+1* : année suivante ;
• *MONTH* : mois courant ;
• *MONTH_TEXT* : mois courant en toutes lettres ;
• *MONTH_+1* : mois suivant ;
• *MONTH_TEXT_+1* : mois suivant en toutes lettres ;
• *QUARTER* : trimestre courant ;
• *QUARTER_TEXT* : trimestre courant en toutes lettres.

Les valeurs sont calculées à partir de la date du nouveau document.
Par exemple, *MONTH_TEXT* *YEAR* permet d'afficher automatiquement le mois et l'année correspondant à chaque facture générée.

Seules les valeurs dynamiques disponibles peuvent être utilisées. Il n'est par exemple pas possible de créer librement une valeur correspondant au mois +2 ou au mois +3 si celle-ci n'est pas proposée.

Facturer le mois courant ou le mois précédent

Les valeurs dynamiques utilisent la date de la facture générée, qui ne correspond pas nécessairement à la période facturée.
Par exemple, pour une facture générée le 5 octobre 2026 :

• *MONTH* affiche 10 ;
• *MONTH_TEXT* affiche octobre ;
• *YEAR* affiche 2026.

Ces valeurs conviennent notamment lorsqu'une facture concerne le mois de sa création.
En revanche, pour une facture générée en octobre concernant les prestations réalisées en septembre, les variables du mois courant ne correspondent pas à la période facturée.
Il n'existe pas de variable dédiée au mois précédent parmi les valeurs disponibles.
Dans cette situation, une solution consiste à générer les factures au statut Brouillon, puis à renseigner ou corriger manuellement la période facturée avant leur validation.

Créer la récurrence

Depuis la facture proforma servant de modèle, ouvrir le menu représenté par la clé plate, puis cliquer sur Créer une récurrence.

Configurer ensuite les principaux éléments de la récurrence :

• Titre : permet d'identifier facilement la récurrence. Il peut par exemple contenir le nom du client et la fréquence de facturation.
• Statut : définit le statut des nouvelles factures générées par la récurrence. Il est recommandé de sélectionner Brouillon lorsqu'une vérification ou une modification peut être nécessaire avant l'émission (prix, quantité, période facturée, relevé de consommation, etc.). Le statut En cours entraîne la numérotation de la facture et peut déclencher son verrouillage automatique selon les paramètres de facturation. Une facture verrouillée ne peut plus être modifiée librement.
• Périodicité : définit la fréquence de facturation, par exemple tous les mois ou tous les trimestres.
• Type de fin : permet de définir une date de fin ou un nombre d'occurrences.
• Nombre d'occurrences : indique combien de nouvelles factures devront être générées lorsque la fin est définie par un nombre d'occurrences.
• Prochaine création : correspond à la date de la prochaine facture à générer.
• Générer des factures : permet de générer de véritables factures à partir de la proforma.
• Génération immédiate : permet d'exécuter les créations prévues sans attendre le prochain traitement automatique.

La Prochaine création doit correspondre à la date de la première facture à générer automatiquement.
Enregistrer ensuite la récurrence.

Modifier le modèle pour les prochaines factures

L'un des principaux intérêts de l'utilisation d'une proforma est de conserver un document de référence pouvant évoluer.
Si le tarif d'un abonnement ou le contenu d'une prestation change, modifier la proforma servant de modèle. Les prochaines créations pourront ainsi reprendre les nouvelles informations, sans modifier les factures déjà générées.
Par exemple, pour une prestation facturée 100 € par mois puis réévaluée à 110 €, le modèle peut être modifié afin que les prochaines factures utilisent le nouveau montant.
Les factures déjà émises restent indépendantes et conservent les informations correspondant à leur date de création.

Cas particulier : utiliser une première facture définitive

Il reste possible de créer une récurrence à partir d'une facture lorsque celle-ci correspond réellement à la première échéance facturée.
Par exemple, pour une facturation mensuelle dont la première facture est émise le 10 juin :

• créer la facture du 10 juin ;
• créer la récurrence à partir de cette facture ;
• définir la Prochaine création au 10 juillet.

Cette méthode convient lorsque le contenu et le montant des factures sont destinés à rester stables.

Pour une facturation amenée à évoluer, privilégier une proforma comme modèle.
Les factures déjà générées et verrouillées restent indépendantes du modèle. Leur correction peut nécessiter l'établissement d'un avoir, puis d'une nouvelle facture.
Pour plus d'informations, consulter l'article Gestion des factures : verrouillage automatique des factures numérotées.

Quand les prochaines factures sont-elles créées ?

Les factures futures ne sont pas toutes créées dès l'enregistrement de la récurrence.
Sans génération immédiate, le traitement des récurrences est effectué automatiquement pendant la nuit. Les factures sont ensuite générées au fur et à mesure, selon la périodicité et la date de prochaine création définies.
Une facture attendue plusieurs mois plus tard ne sera donc pas nécessairement visible immédiatement dans la liste des factures.

Consulter ou arrêter une récurrence

Les factures récurrentes peuvent être retrouvées depuis Facturation > Récurrence.
La fiche d'une récurrence permet notamment de retrouver les documents qu'elle a générés.
Pour arrêter une récurrence devenue inutile, ouvrir celle-ci puis utiliser l'action Supprimer disponible depuis le menu de la clé plate. Les factures déjà générées restent indépendantes de la récurrence et ne sont pas supprimées.
Si une ancienne récurrence ne semble plus apparaître dans la liste, vérifier également les filtres : une récurrence désactivée peut toujours être retrouvée dans l'historique.

Cas d'un contrat arrivé à son terme

La règle de fin de la récurrence doit être configurée indépendamment.
Pour une facturation liée à un contrat, il est donc recommandé de faire correspondre la fin de la récurrence avec la période réellement facturée afin d'éviter qu'une nouvelle facture soit créée après la fin du contrat.

Modifier plusieurs récurrences de factures

Il est possible de modifier les paramètres d'une récurrence existante depuis Facturation > Récurrence.
Les modifications apportées à la configuration concernent les prochaines factures générées. Elles ne modifient pas rétroactivement les factures déjà créées.
En revanche, il n'existe pas de fonctionnalité permettant de modifier plusieurs récurrences de factures en une seule opération depuis l'interface.
Par exemple, pour passer des récurrences configurées en En cours vers une génération au statut Brouillon, chaque récurrence doit être modifiée individuellement.
En présence d'un grand nombre de récurrences, le support Organilog peut être contacté afin d'étudier les possibilités d'accompagnement ou d'intervention spécifique.

Facturer périodiquement un devis

Une récurrence de facture ne décompte pas automatiquement le montant d'un devis.
Par exemple, pour un devis de 2 000 € facturé en dix mensualités de 200 €, les factures récurrentes peuvent être utilisées pour automatiser les dix facturations, mais le devis d'origine ne diminuera pas automatiquement à chaque nouvelle facture.

Mis à jour le : 15/10/2026