Configurer la numérotation des devis et factures

Organilog attribue automatiquement un numéro aux devis et factures lorsqu’ils quittent le statut Brouillon. Le format de cette numérotation peut être personnalisé, par exemple pour ajouter l’année, un préfixe ou utiliser un compteur qui recommence chaque année.
Il est également possible de conserver la continuité d’une numérotation provenant d’un ancien logiciel.

Accéder aux paramètres de numérotation

Accéder à : Paramètres > Plan comptable
La page permet notamment de définir le format utilisé pour la numérotation des devis et des factures.
Le format peut combiner du texte libre et différentes variables. Par exemple :

F*YEAR*-*NUM*

peut permettre d’obtenir une numérotation de type :
F2026-00001, F2026-00002, F2026-00003…

Choisir les variables de numérotation

Plusieurs variables peuvent être utilisées dans le format.

Variable	Fonctionnement
*YEAR*	Insère automatiquement l’année en cours.
*MONTH*	Insère automatiquement le mois en cours.
*NUM*	Utilise un compteur qui continue de s’incrémenter sans repartir à zéro lors d’un changement d’année.
*NUM_BY_YEAR*	Utilise un compteur basé sur l’année. La numérotation recommence pour chaque nouvelle année.
Il est possible d’ajouter des lettres, chiffres ou séparateurs autour de ces variables.
Par exemple :

D*YEAR**NUM_BY_YEAR*

permet d’obtenir un format de type D202600001 pour les devis.
Autre exemple :

F-*YEAR*-*NUM*

permet d’obtenir un format de type F-2026-00001 pour les factures.

Choisir entre NUM et NUM_BY_YEAR

La différence entre ces deux variables est importante.
Avec *NUM*, le compteur reste continu lorsque l’année change. Par exemple :

F202600458
F202600459
F202700460

Avec *NUM_BY_YEAR*, le compteur est géré séparément pour chaque année. Il est donc possible d'obtenir :

F202600458
F202600459
F202700001
F202700002

Modifier uniquement *YEAR* ne permet donc pas de remettre le compteur à zéro au changement d’année.

À quel moment un numéro est-il attribué ?

Un devis ou une facture conservé au statut Brouillon ne possède pas encore sa numérotation définitive.
Le numéro est attribué lorsque le document quitte le statut Brouillon. À partir de ce moment, il entre dans la séquence de numérotation.
Cela permet notamment de préparer ou tester des documents sans consommer immédiatement un numéro.

Attention : pour une facture déjà numérotée, éviter toute modification susceptible de créer un doublon ou une rupture dans la séquence. En France et dans d'autres pays, chaque facture doit disposer d’un numéro unique reposant sur une séquence chronologique et continue. Si c'est confirmé par un expert comptable, des séries distinctes peuvent être utilisées lorsque l'organisation de l'activité le justifie.

Continuer la numérotation d’un ancien logiciel

Lors d’un passage à Organilog, il est possible de continuer une numérotation déjà commencée dans un autre logiciel.
Par exemple, si la dernière facture de l’ancien logiciel est :
F202600342
la première facture à numéroter dans Organilog peut être configurée pour poursuivre avec :
F202600343
Le format peut être configuré depuis Paramètres > Plan comptable. Pour modifier le compteur de départ et reprendre à partir d’un numéro précis, contacter le support Organilog en indiquant :

le prochain numéro de facture souhaité ;
le prochain numéro de devis souhaité, si nécessaire.

Tant que la reprise de numérotation n’est pas confirmée, conserver les nouveaux documents au statut Brouillon afin d’éviter de générer des numéros intermédiaires.

Modifier une numérotation déjà utilisée

Le format configuré dans le Plan comptable concerne la numérotation des prochains documents.
Une facture déjà numérotée ne doit pas être renumérotée librement, car cela pourrait provoquer un doublon, un trou dans la séquence ou une incohérence chronologique.
En cas d’erreur sur une numérotation déjà utilisée ou de changement important de système de numérotation, contacter le support Organilog avant de poursuivre la facturation.

Conseil : en cas de modification du format, vérifier le numéro obtenu sur le premier nouveau document avant de poursuivre la création des factures suivantes.

Mis à jour le : 06/09/2026

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