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Configurer la numérotation des devis et factures

Organilog attribue automatiquement un numéro aux devis et factures lorsqu’ils quittent le statut Brouillon. Le format de cette numérotation peut être personnalisé, par exemple pour ajouter l’année, un préfixe ou utiliser un compteur qui recommence chaque année.
Il est également possible de conserver la continuité d’une numérotation provenant d’un ancien logiciel.

Comprendre la numérotation en 30 secondes

Attribution du numéro : un devis ou une facture reçoit automatiquement un numéro lorsqu'il quitte le statut Brouillon, par exemple en passant au statut En cours.
Devis et factures : chaque type de document possède sa propre séquence de numérotation et peut utiliser un format différent.
Personnalisation : le format du numéro (préfixe, année, compteur) se configure depuis Paramètres > Plan comptable.
Reprise d'une numérotation : pour continuer une séquence provenant d'un ancien logiciel ou définir un prochain numéro précis, contacter le support Organilog.
Numéro absent sur un PDF : vérifier d'abord le statut du document. Si le numéro existe déjà dans Organilog, contrôler les paramètres d'affichage du rapport PDF.

Accéder aux paramètres de numérotation

Accéder à : Paramètres > Plan comptable
La page permet notamment de définir le format utilisé pour la numérotation des devis et des factures.
Le format peut combiner du texte libre et différentes variables. Par exemple :

F*YEAR*-*NUM*

peut permettre d’obtenir une numérotation de type :
F2026-00001, F2026-00002, F2026-00003…

Choisir les variables de numérotation

Plusieurs variables peuvent être utilisées dans le format.

Variable	Fonctionnement
YEAR	Insère automatiquement l’année en cours.
MONTH	Insère automatiquement le mois en cours.
NUM	Utilise un compteur qui continue de s’incrémenter sans repartir à zéro lors d’un changement d’année.
NUM_BY_YEAR	Utilise un compteur basé sur l’année. La numérotation recommence pour chaque nouvelle année.

Il est possible d’ajouter des lettres, chiffres ou séparateurs autour de ces variables.
Le préfixe correspond aux caractères fixes ajoutés avant le numéro, par exemple F- pour une facture ou D- pour un devis.
Modifier ce préfixe change le format des prochains numéros, mais ne remet pas le compteur à zéro. Le choix entre *NUM* et *NUM_BY_YEAR* détermine quant à lui le fonctionnement du compteur lors du changement d'année.

Par exemple

D*YEAR**NUM_BY_YEAR*

permet d’obtenir un format de type D202600001 pour les devis.
Autre exemple :

F-*YEAR*-*NUM*

permet d’obtenir un format de type F-2026-00001 pour les factures.

Choisir entre NUM et NUM_BY_YEAR

La différence entre ces deux variables est importante.
Avec *NUM*, le compteur reste continu lorsque l’année change. Par exemple :

F202600458
F202600459
F202700460

Avec *NUM_BY_YEAR*, le compteur est géré séparément pour chaque année. Il est donc possible d'obtenir :

F202600458
F202600459
F202700001
F202700002

Modifier uniquement *YEAR* ne permet donc pas de remettre le compteur à zéro au changement d’année.

À quel moment un numéro est-il attribué ?

Un devis ou une facture conservé au statut Brouillon ne possède pas encore sa numérotation définitive.
Le numéro est attribué lorsque le document quitte le statut Brouillon. À partir de ce moment, il entre dans la séquence de numérotation.
Cela permet notamment de préparer ou tester des documents sans consommer immédiatement un numéro.

Attention : pour une facture déjà numérotée, éviter toute modification susceptible de créer un doublon ou une rupture dans la séquence. En France et dans d'autres pays, chaque facture doit disposer d’un numéro unique reposant sur une séquence chronologique et continue. Si c'est confirmé par un expert comptable, des séries distinctes peuvent être utilisées lorsque l'organisation de l'activité le justifie.

Un numéro est absent ou ne correspond pas au numéro attendu

Lorsqu'un devis ou une facture ne présente pas le numéro attendu, trois situations sont à distinguer.
Le document est en brouillon
C'est le fonctionnement normal : aucun numéro définitif n'a encore été attribué. Le numéro sera généré automatiquement lors du passage à un autre statut, par exemple En cours.
Même si l'affichage du numéro est activé dans le modèle PDF, aucun numéro définitif ne peut apparaître tant que le document reste en brouillon.
Le document est numéroté, mais le numéro n'apparaît pas sur le PDF
Le problème peut provenir des paramètres du rapport PDF utilisé.
Pour un rapport personnalisé, accéder à Paramètres > Génération de documents > Rapports personnalisés, puis ouvrir le modèle concerné.
Vérifier que la section contenant le numéro du document est présente et que son affichage n'est pas désactivé dans les options du rapport.
Enregistrer les modifications, puis générer à nouveau le PDF pour vérifier le résultat.
Pour plus de détails, consulter l'article Personnaliser et dépanner un rapport PDF personnalisé.
Le numéro attribué n'est pas celui attendu
Vérifier le format configuré dans Paramètres > Plan comptable, notamment le préfixe et le type de compteur utilisé.
Si le besoin concerne le prochain numéro à attribuer, par exemple pour reprendre une numérotation provenant d'un ancien logiciel, contacter le support Organilog.
Ne pas modifier une facture déjà numérotée pour tenter de corriger la séquence.

Continuer la numérotation d’un ancien logiciel

Lors d’un passage à Organilog, il est possible de continuer une numérotation déjà commencée dans un autre logiciel.
Par exemple, si la dernière facture de l’ancien logiciel est :
F202600342
la première facture à numéroter dans Organilog peut être configurée pour poursuivre avec :
F202600343
Il est important de distinguer le format de numérotation et le compteur de reprise :

Le format définit la présentation des numéros : préfixe, année, séparateurs et variables. Il se configure depuis Paramètres > Plan comptable.
Le compteur de reprise détermine la valeur numérique à partir de laquelle les prochains documents seront numérotés. Sa modification nécessite l'intervention du support Organilog.

Pour reprendre une numérotation existante, contacter le support en précisant :

le prochain numéro de facture souhaité ;
le prochain numéro de devis souhaité, si nécessaire.

Par exemple, si la dernière facture de l'ancien logiciel porte le numéro F202600342, indiquer que le premier numéro souhaité dans Organilog est F202600343.

Tant que la reprise de numérotation n’est pas confirmée, conserver les nouveaux documents au statut Brouillon afin d’éviter de générer des numéros intermédiaires.

Modifier une numérotation déjà utilisée

Le format configuré dans le Plan comptable concerne la numérotation des prochains documents.
Une facture déjà numérotée ne doit pas être renumérotée librement, car cela pourrait provoquer un doublon, un trou dans la séquence ou une incohérence chronologique.
En cas d’erreur sur une numérotation déjà utilisée ou de changement important de système de numérotation, contacter le support Organilog avant de poursuivre la facturation.

Conseil : en cas de modification du format, vérifier le numéro obtenu sur le premier nouveau document avant de poursuivre la création des factures suivantes.

Mis à jour le : 15/10/2026

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