Relancer les factures en retard de paiement

Lorsqu'une facture arrive à échéance sans avoir été réglée, Organilog permet d'envoyer une relance au client.
Selon la formule utilisée, les factures peuvent être relancées individuellement, en masse ou automatiquement.

Comprendre quelles factures peuvent être relancées

Dans Organilog, une facture en retard de paiement doit normalement rester au statut En cours tant que son règlement est toujours attendu.
Une facture En cours dont la date d'échéance est dépassée peut ainsi être identifiée et utilisée dans les différents outils de relance.
À savoir : le statut Impayé possède un fonctionnement particulier dans Organilog. Lorsqu'une facture est passée à ce statut, elle sort du circuit des relances en masse et automatiques.
Il est donc préférable de conserver la facture au statut En cours lorsqu'un règlement est toujours attendu et que des relances doivent encore être envoyées.

Configurer les emails de relance

Les messages utilisés pour les relances peuvent être configurés depuis :
Paramètres > Paramètres email > Facturation
Plusieurs modèles de relance sont disponibles : Relance 1, puis jusqu'à Relance 4 selon la formule d'abonnement Organilog utilisée.
Des valeurs dynamiques peuvent être insérées dans les modèles afin de reprendre automatiquement certaines informations de la facture ou du client.
Le nombre de niveaux et les outils disponibles dépendent de la formule :

• avec le pack Business, un premier niveau de relance est disponible ;
• à partir du pack Premium, quatre niveaux de relance sont disponibles, ainsi que la relance en masse et le Super Assistant.

Relancer une facture individuellement

Depuis Facturation > Factures, ouvrir la facture concernée puis accéder à l'onglet Rapports.
Utiliser ensuite le bouton correspondant au niveau de relance souhaité : Relance 1, Relance 2, etc.

L'email reprend le modèle configuré dans les paramètres. Lors d'un envoi individuel, les destinataires et le contenu peuvent être vérifiés avant l'envoi.
Cette méthode est particulièrement adaptée lorsqu'une facture nécessite un message spécifique ou lorsqu'un seul client doit être relancé.

Vérifier les emails déjà envoyés

L'onglet Rapports de la facture permet également de retrouver l'historique des emails envoyés.

Cet historique permet de vérifier qu'un envoi a bien été effectué depuis Organilog. Il ne constitue cependant pas un accusé de réception et ne confirme pas que le destinataire a ouvert l'email.
Si un client indique ne pas avoir reçu le message, vérifier également son adresse email ainsi que ses courriers indésirables.

Relancer plusieurs factures en masse

À partir du pack Premium, l'outil de relance en masse permet d'éviter d'ouvrir chaque facture individuellement.
L'interface regroupe les factures arrivées à échéance et permet notamment de rassembler plusieurs factures concernant un même client afin d'effectuer la relance en une seule action.
Seules les factures En cours dont la date d'échéance est dépassée sont proposées.
Une facture déjà passée au statut Impayé n'apparaît donc pas dans cette interface.
Le message de la relance en masse n'offre pas les mêmes possibilités de personnalisation au moment de l'envoi qu'une relance effectuée individuellement.

Automatiser la première relance

Le Super Assistant, disponible avec le pack Premium, permet d'automatiser l'envoi des rappels liés aux échéances.
Si nécessaire, activer préalablement le module depuis : Paramètres > Modules > Rappels et échéances
Accéder ensuite à : Rappels > Échéances dépassées > Factures
Le Super Assistant permet de définir le moment auquel la relance doit être envoyée automatiquement.
Pour les factures, cette automatisation concerne la première relance. Les niveaux de relance suivants peuvent ensuite être envoyés manuellement lorsque cela est nécessaire.
Cette méthode est particulièrement utile pour éviter d'avoir à contrôler régulièrement les factures arrivées à échéance.
Pour aller plus loin sur les automatisations disponibles, consulter l'article Super Assistant : envoyer des emails automatiquement.

Bien utiliser les relances

La date d'échéance constitue le principal repère pour identifier les factures en retard. Il est donc important qu'elle soit correctement renseignée lors de la création de la facture.
Lorsqu'un règlement est reçu, mettre à jour le statut de la facture afin qu'elle ne soit plus considérée comme restant à payer.
Enfin, tant qu'un paiement est encore attendu, éviter de passer prématurément la facture au statut Impayé, sous peine de la faire disparaître des outils de relance en masse ou automatique.

Mis à jour le : 06/09/2026