Réaliser un inventaire et corriger les écarts de stock
Un inventaire permet de comparer les quantités enregistrées dans Organilog avec les quantités réellement présentes dans un dépôt, un atelier, un véhicule ou un autre emplacement de stockage.
Lorsqu'un écart est constaté, les quantités peuvent être corrigées directement dans Organilog. Pour un nombre important de produits, un import de mise à jour permet d'effectuer ces corrections en masse.
Préparer l'inventaire
Avant de commencer le comptage, il est conseillé d'exporter la liste des produits afin de conserver un état du stock enregistré dans Organilog avant toute modification.
Cet export peut également servir de base au comptage physique : les quantités réellement constatées peuvent être renseignées dans le fichier au fur et à mesure de l'inventaire.
Lorsque cela est possible, limiter les entrées, consommations et transferts de produits pendant le comptage. Un mouvement réalisé pendant l'inventaire peut sinon créer un nouvel écart entre le stock compté et le stock enregistré.
En cas de plusieurs entrepôts
Lorsque la gestion des entrepôts est utilisée, réaliser l'inventaire emplacement par emplacement.
Le stock général et les stocks présents dans les différents entrepôts sont gérés séparément dans Organilog. Le stock général ne correspond donc pas automatiquement à la somme des quantités présentes dans les entrepôts.
Par exemple, un produit peut être présent :
- à 5 unités dans le stock général ;
- à 3 unités dans un dépôt ;
- à 2 unités dans un véhicule configuré comme entrepôt.
Le comptage et les éventuelles corrections doivent tenir compte de cette organisation.
Comparer le stock réel avec le stock enregistré
Pour chaque produit, relever la quantité réellement présente puis la comparer avec la quantité indiquée dans Organilog.
En cas d'écart, le menu Stocks > Mouvements de stock peut aider à retrouver les entrées et sorties enregistrées pour le produit concerné. Il est ainsi possible de vérifier les consommations, ajouts ou transferts de stock avant de modifier la quantité.
Cette analyse est particulièrement utile lorsqu'un écart revient régulièrement.
Corriger quelques écarts de stock
Pour quelques produits seulement, la quantité peut être corrigée directement depuis la fiche du produit concerné.
Renseigner dans le champ Quantité la quantité réellement constatée lors de l'inventaire, puis enregistrer la modification.
Il n'est pas nécessaire de remettre préalablement la quantité à zéro : la quantité réelle peut être renseignée directement.
Modifier plusieurs produits avec les actions groupées
Les actions groupées permettent d'appliquer une même quantité à plusieurs produits.
Depuis la liste des produits, sélectionner les lignes concernées, puis utiliser Actions groupées et modifier le champ Quantité.
Cette méthode est notamment adaptée lorsqu'un ensemble de produits doit recevoir la même valeur, par exemple pour remettre plusieurs références à 0.
En revanche, lorsque chaque produit possède une quantité d'inventaire différente, l'import de mise à jour est généralement plus adapté.
Corriger un gros inventaire par import de mise à jour
Pour plusieurs dizaines ou centaines de références, la méthode la plus pratique consiste à utiliser un import de mise à jour des produits.
Commencer par exporter la base produits depuis Organilog. Dans le fichier obtenu, remplacer les quantités enregistrées par les quantités réellement comptées.
Il n'est pas nécessaire d'effectuer un premier import pour remettre tous les produits à zéro puis un second pour renseigner les nouvelles quantités. Les quantités issues de l'inventaire peuvent être indiquées directement dans le fichier.
Une fois le fichier préparé, accéder à : Paramètres > Import de données
Créer un nouvel import et sélectionner Produits ou services.
Lors de la configuration de l'import :
- Activer Mettre à jour des données existantes.
- Sélectionner une seule clé permettant d'identifier les produits existants.
- Associer la colonne contenant les quantités comptées au champ Quantité. Associer également la colonne contenant le libellé du produit.
- Vérifier l'aperçu des données avant de lancer la mise à jour.
La clé de mise à jour doit correspondre à une information existante et stable permettant à Organilog d'identifier chaque produit. Lorsqu'une référence unique est utilisée dans le catalogue produits, elle constitue généralement un moyen plus fiable d'identifier les produits qu'un libellé susceptible d'être modifié.
Attention : un import de mise à jour n'est pas réversible. Conserver l'export réalisé avant l'inventaire et vérifier soigneusement le fichier ainsi que les correspondances de colonnes avant de lancer l'import.
Pour une première utilisation de l'import de mise à jour, il peut être pertinent de réaliser un essai sur quelques produits représentatifs avant de mettre à jour l'ensemble du catalogue.
Corriger les quantités dans les entrepôts
Lorsque le multi-stock est activé, contrôler également les quantités enregistrées dans chaque entrepôt.
Depuis la fiche de l'entrepôt, l'onglet Produits ou services permet de retrouver les produits associés et leurs quantités.
Le stock de chaque entrepôt étant distinct du stock général, une correction réalisée sur le stock général ne doit pas être considérée comme une correction automatique des différents entrepôts.
Cette distinction est importante pour les entreprises utilisant, par exemple, un stock principal ainsi que plusieurs véhicules disposant chacun de leur propre stock.
Vérifier le stock après l'inventaire
Après les corrections, effectuer un dernier contrôle des quantités enregistrées dans Organilog.
Un nouvel export des produits permet notamment de conserver un état daté du stock après inventaire et de comparer les données avec le fichier de comptage.
L'export peut également être utilisé pour obtenir un état chiffré du stock, avec les informations de valorisation disponibles pour les produits.
En cas d'écarts récurrents, consulter les mouvements de stock permet d'identifier plus précisément comment les produits sont ajoutés, consommés ou déplacés dans Organilog.
Mis à jour le : 07/09/2026
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