Importer des produits et services

Organilog permet d’importer un catalogue de produits et de services à partir d’un fichier CSV.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors de la mise en place du module Produits ou lors de la reprise d’un catalogue existant, afin d’éviter la création manuelle de chaque fiche.
Pour découvrir le fonctionnement général du système d’import, consulter également l’article Importer des données dans Organilog.
Si les produits existent déjà dans Organilog et que l'objectif est uniquement de modifier leurs prix ou d'autres informations, consulter également Mettre à jour des données existantes avec un import.

Synthèse vidéo

Préparer le catalogue à importer

Le fichier CSV peut provenir d’un logiciel existant ou être préparé depuis un tableur.
Selon les informations disponibles dans le catalogue, il peut par exemple contenir :

• une référence ;
• un libellé ;
• une description ;
• un prix ;
• une catégorie ;
• une unité ;
• des informations comptables ou fiscales.

Seuls les champs proposés dans l’interface d’association de l’import pourront être renseignés directement dans les champs Organilog correspondants.
Les colonnes peuvent être placées dans l’ordre souhaité.

Importer un catalogue provenant d'un fournisseur

Un catalogue transmis par un fournisseur nécessite parfois une remise en forme avant son import.
Le fichier doit idéalement constituer une liste continue :

• une ligne par produit ou service ;
• une colonne par information ;
• une première ligne contenant les noms des colonnes ;
• aucun titre ou sous-tableau intermédiaire entre les produits.

Un fichier Excel comprenant plusieurs feuilles, plusieurs tableaux ou différentes sections devra généralement être préparé avant d'être enregistré au format CSV.
Conserver autant que possible une référence produit stable et unique. Elle pourra notamment faciliter les futures mises à jour du catalogue.

Nettoyer les données avant l’import

Un catalogue produit contient fréquemment des références anciennes ou en doublon. Une vérification préalable évite d’importer des données devenues inutiles.
Avant l’import, il est notamment conseillé de vérifier :

• les références en double ;
• les produits ou services obsolètes ;
• les libellés incomplets ;
• les prix ;
• les valeurs numériques ;
• les catégories utilisées ;
• les éventuelles informations manquantes.

Une copie du fichier d’origine doit être conservée.

Réaliser un premier test

Créer dans un premier temps un fichier contenant quelques produits ou services représentatifs du catalogue.
Le test peut par exemple intégrer :

• un produit avec une référence ;
• un service ;
• différents niveaux de prix ;
• un libellé comportant des caractères accentués ;
• différentes catégories si elles sont utilisées.

Le résultat pourra ainsi être contrôlé avant l’import complet.

Lancer l’import

Depuis les paramètres, accéder à Import de données puis cliquer sur Nouvel import.

Sélectionner le fichier CSV et choisir l’import de produits.
Configurer ensuite la lecture du fichier :

• séparateur ;
• encodage ;
• première ligne contenant ou non les titres des colonnes.

L’aperçu doit afficher correctement une information par colonne.

Associer les colonnes aux champs produits

Pour chaque colonne du fichier, sélectionner le champ Organilog correspondant.

Par exemple, une colonne contenant le nom commercial d’un article pourra être associée au libellé du produit.
Il n’est pas nécessaire d’importer chaque colonne du fichier. Les informations sans correspondance utile peuvent être ignorées ou, lorsque cela est pertinent, regroupées dans un champ de commentaire.
Prêter une attention particulière aux colonnes contenant des montants ou valeurs numériques, afin d’éviter une mauvaise interprétation du fichier.

Associer les produits à un fournisseur

Le rattachement d'un produit à un fournisseur n'est pas réalisé directement lors de l'import des produits.
Si le catalogue contient une information permettant d'identifier le fournisseur, il peut être utile de la conserver afin de faciliter le traitement après l'import.
Les produits peuvent ensuite être rattachés au fournisseur correspondant depuis Organilog, notamment à l'aide des filtres et des actions groupées.
Pour un catalogue comprenant des produits provenant de plusieurs fournisseurs, il peut être plus simple de préparer les données de manière à pouvoir facilement retrouver les produits de chaque fournisseur après l'import.

Mettre à jour un catalogue déjà importé

Il n'est pas nécessaire de recréer les produits à chaque changement de tarif.
Lorsque les produits sont déjà présents dans Organilog, l'import peut être utilisé pour modifier en masse certaines de leurs informations, par exemple :

• le prix d'achat ;
• le prix de vente ;
• certaines informations comptables ou fiscales ;
• d'autres données proposées lors de l'association des colonnes.

Utiliser dans ce cas la fonction Mettre à jour des données existantes afin que les fiches existantes soient modifiées plutôt que recréées.

Vérifier le catalogue après l’import

Après validation, ouvrir la liste des produits et contrôler plusieurs fiches.
Vérifier notamment :

• les références ;
• les libellés ;
• les prix ;
• les taxes ou autres informations fiscales éventuellement importées ;
• les catégories ;
• les éventuels doublons ;
• les caractères accentués.

Quelques produits choisis au début, au milieu et à la fin du fichier permettent généralement d’identifier rapidement un éventuel décalage de colonnes.

Conseil : pour un catalogue volumineux, valider d’abord un petit échantillon avant d’importer l’ensemble des produits et services.

Mis à jour le : 16/08/2026