Créer et gérer des factures de situation

Les factures de situation, également appelées factures d’avancement, permettent de facturer progressivement un chantier ou une prestation longue en fonction de son avancement réel.
À partir d'un même devis, plusieurs situations peuvent ainsi être émises jusqu'à la situation finale. Chaque nouvelle facture tient compte de l'avancement déjà facturé afin de calculer uniquement le montant supplémentaire à facturer.

Comprendre le fonctionnement des factures de situation

Les factures de situation suivent une logique cumulative.
Pour chaque ligne du devis, le pourcentage renseigné correspond à l'avancement total atteint à la date de la situation, et non au pourcentage supplémentaire à facturer.
Par exemple, pour une prestation de 10 000 € HT :

• une première situation avec un avancement de 30 % facture 3 000 € HT ;
• sur la situation suivante, un avancement porté à 70 % facture 4 000 € HT supplémentaires ;
• la situation finale à 100 % facture les 3 000 € HT restants.

Il n'est donc pas nécessaire de calculer manuellement la différence entre les situations : Organilog s'appuie sur l'avancement précédent.
Les pourcentages peuvent être différents selon les lignes. Une prestation peut par exemple être terminée à 100 %, tandis qu'une autre n'est avancée qu'à 50 %.

Créer la première facture de situation

Il est recommandé de partir du devis correspondant au chantier ou à la prestation.
Depuis le devis, ouvrir le menu des actions, puis utiliser l'action permettant de créer une facture de situation (module à activer si ce n'est pas déjà le cas).

Les lignes du devis sont reprises dans la nouvelle situation. Renseigner ensuite le pourcentage d'avancement atteint pour chaque ligne concernée.

Avant de finaliser la facture, vérifier notamment :

• les pourcentages d'avancement ;
• les lignes présentes sur la situation ;
• les montants HT et TTC ;
• les différents taux de TVA ;
• le montant facturé pour cette situation.

Cette première situation constitue le point de départ de la chaîne de facturation.

Créer la situation suivante

La situation suivante doit être créée depuis la dernière facture de situation, et non directement depuis le devis.
Utiliser l'action Créer la prochaine situation disponible sur la facture précédente.
La nouvelle situation reprend l'avancement déjà enregistré. Il reste alors à augmenter le pourcentage des prestations qui ont progressé.
Par exemple, si une ligne était précédemment à 30 % et atteint désormais 60 %, renseigner 60 %. Organilog calcule la différence correspondant aux 30 % supplémentaires.
À savoir : l'avancement d'une ligne ne peut normalement pas devenir inférieur à celui enregistré dans la situation précédente. Cette logique permet de conserver une progression cohérente entre les différentes factures.
L'enchaînement attendu est donc :
Devis → Situation 1 → Situation 2 → Situation 3 → Situation finale
Il est préférable de toujours poursuivre cette chaîne depuis la dernière situation créée.

Créer la situation finale

Lorsque le chantier ou la prestation arrive à son terme, utiliser l'action permettant de créer la situation finale depuis la dernière facture de situation.
Renseigner l'avancement définitif des différentes lignes afin de facturer le solde restant.
Cette méthode permet de conserver la continuité entre toutes les situations et de retrouver l'historique des montants déjà facturés.

Éviter de mélanger factures d'acompte et factures de situation

Les factures d'acompte et les factures de situation correspondent à deux fonctionnements distincts dans Organilog.
Une facture d'acompte créée auparavant n'est pas automatiquement déduite d'une facture de situation, même lorsque les deux documents proviennent du même devis.
Lorsque l'objectif consiste à facturer progressivement l'avancement d'un chantier, il est donc généralement préférable d'utiliser les factures de situation dès le début.
La première situation peut par exemple représenter 20 % ou 30 % du chantier, puis être suivie des situations suivantes jusqu'au solde.

Si une facture d'acompte existe déjà

Si un acompte a déjà été facturé avant de commencer les situations, sa déduction peut nécessiter un ajustement manuel.
Une ligne négative peut notamment être ajoutée sur la situation avec un libellé permettant d'identifier clairement la facture concernée, par exemple :
Déduction de l'acompte déjà facturé – facture n°XXX
La déduction doit reprendre le ou les taux de TVA correspondant à l'acompte afin de conserver une répartition cohérente de la TVA.
Une attention particulière est recommandée lorsque plusieurs taux de TVA sont présents sur le devis.

Corriger une facture de situation

Les factures de situation étant liées entre elles, une correction doit tenir compte des situations suivantes déjà créées.
Lorsqu'une erreur d'avancement est détectée avant la création de la prochaine situation, corriger si possible la situation concernée avant de poursuivre la chaîne.
Lorsqu'une situation suivante existe déjà, une régularisation peut être réalisée sur la situation suivante ou sur la situation finale selon le cas.
Il n'est pas possible de générer automatiquement un avoir depuis une facture de situation comme depuis certaines factures classiques. Lorsqu'un avoir est nécessaire, il peut être créé manuellement depuis le module des avoirs en indiquant clairement la facture de situation concernée.
Cet avoir ne recalcule toutefois pas automatiquement l'avancement des situations suivantes. Les montants devront donc être pris en compte lors de la suite de la facturation.

Comprendre le récapitulatif d'avancement

Le PDF d'une facture de situation peut afficher une synthèse permettant de retrouver notamment le montant du chantier et son avancement.
Le total chantier est calculé à partir des lignes présentes dans la facture de situation.
Si le montant affiché diffère d'un tableau d'avancement externe, vérifier en priorité que toutes les prestations du chantier sont bien présentes dans la situation. Une ligne absente de la facture ne sera pas intégrée au total du chantier affiché sur celle-ci.
Les factures de situation disposent également de leurs propres options de présentation des PDF. Une personnalisation effectuée pour les factures classiques ne s'applique donc pas nécessairement de la même manière aux factures de situation.
Les modèles peuvent être vérifiés depuis Paramètres > Génération de documents, notamment pour l'affichage du détail des lignes et de la synthèse du tableau d'avancement.

Bonnes pratiques

Pour limiter les écarts entre les différentes situations :

• partir d'un devis servant de référence au chantier ;
• créer chaque nouvelle situation depuis la précédente ;
• renseigner un avancement cumulé et non uniquement le travail réalisé depuis la facture précédente ;
• privilégier une chaîne entièrement composée de factures de situation plutôt que de mélanger acomptes et situations ;
• contrôler les lignes, les taux de TVA et le récapitulatif avant de finaliser chaque situation ;
• utiliser la situation finale pour clôturer la chaîne de facturation.

Mis à jour le : 05/09/2026