Envoyer un avis de passage par email ou SMS

L’avis de passage permet de prévenir un client avant une intervention planifiée. Il peut être envoyé par email ou par SMS, par exemple pour communiquer la date et l’heure prévues du passage.

Configurer l’avis de passage par email

Accéder à :
Paramètres > Paramètres email > Interventions > Avis de passage
Le titre et le contenu de l’email peuvent être personnalisés.
Des valeurs dynamiques, accessibles depuis l’icône d’information, permettent d’intégrer automatiquement des informations provenant de l’intervention, comme sa date ou son horaire. Le bouton (i) indique les variables disponibles.

Il est également possible de choisir si le PDF d’avis de passage doit être joint à l’email.

Personnaliser le contenu plutôt que le PDF

Le PDF d’avis de passage utilise un modèle prédéfini et est relativement peu personnalisable.
Lorsqu’un contenu plus spécifique est nécessaire, par exemple pour indiquer une plage horaire comme « passage prévu entre 8 h et 12 h », il est possible de :

• désactiver l’envoi du PDF ;
• intégrer directement les informations souhaitées dans le contenu de l’email ;
• utiliser les valeurs dynamiques pour compléter automatiquement les informations liées à l’intervention.

L’email peut ainsi être utilisé seul comme avis de passage.

Configurer l’avis de passage par SMS

Accéder aux Paramètres > Général > Notifications SMS pour configurer le contenu utilisé pour les avis de passage.
Un modèle de SMS peut être défini pour les avis de passage. Le même modèle est ensuite utilisé lors des différents envois.
L’envoi de SMS nécessite de disposer d’un crédit de SMS. Les SMS sont facturés séparément de l’abonnement Organilog.
Le nom de l’entreprise est utilisé comme expéditeur afin de permettre au destinataire d’identifier plus facilement l’origine du message.

Envoyer un avis depuis une intervention

Ouvrir l’intervention concernée, puis accéder à l’onglet Rapport.
Les actions disponibles permettent d’envoyer l’avis de passage par email ou, lorsque la fonctionnalité SMS est disponible, par SMS.
Les boutons d’envoi sont proposés uniquement lorsque l’intervention possède une date planifiée et qu’elle n’est pas déjà terminée.
Selon les coordonnées enregistrées, le client ou un contact associé peut être sélectionné comme destinataire.

Choisir le destinataire

Lors d’un envoi individuel, l’avis de passage est envoyé à une seule adresse email ou à un seul numéro de téléphone parmi les destinataires proposés.
L’email renseigné directement sur la fiche adresse de l’intervention n’est pas proposé de la même manière lors d’un envoi individuel.
Pour les entreprises possédant, par exemple, un client unique avec de nombreux sites et un contact différent sur chaque site, il peut être préférable d’utiliser les fonctionnalités d’envoi en masse ou d’automatisation décrites ci-dessous.

Envoyer plusieurs avis de passage par email

Depuis Interventions > Envoi en masse, plusieurs avis de passage peuvent être envoyés pour une même journée.
Selon le destinataire recherché, l’envoi peut notamment utiliser :

• l’email du client ;
• l’email du contact associé à l’intervention ;
• l’email renseigné sur la fiche adresse.

Cette méthode évite d’ouvrir chaque intervention individuellement lorsque plusieurs clients doivent être prévenus.

Automatiser l’envoi des avis de passage

Le Super Assistant permet d’automatiser certains envois d’emails, notamment les avis de passage.
Cette fonctionnalité est utile lorsqu’un avis doit être envoyé systématiquement avant les interventions sans déclencher manuellement chaque email.
Pour connaître les conditions et le fonctionnement de cette automatisation, consulter l’article Automatiser l’envoi d’emails avec le Super Assistant.
L’envoi des avis de passage par SMS reste quant à lui déclenché depuis l’intervention.

Vérifier si un avis de passage a été envoyé

Le tableau des interventions peut afficher la colonne Avis de passage envoyé afin d’identifier les interventions pour lesquelles un avis a déjà été transmis.
L’historique des envois est également disponible depuis l’onglet Rapport de chaque intervention.
Pour un email, le statut d’envoi indique que le message a été transmis depuis Organilog. La réception peut néanmoins dépendre de la messagerie du destinataire et de ses systèmes de filtrage ou d’antispam.

Mis à jour le : 05/09/2026