Gérer la location de matériel
Le module Location permet de gérer du matériel proposé à la location : produits disponibles, périodes de location, tarifs, contrats clients, disponibilités et retours.
Il convient notamment aux entreprises qui louent du matériel de chantier, des équipements techniques, du matériel informatique, événementiel ou tout autre produit géré dans Organilog.
Activer le module Location
La gestion des locations repose sur le module Produits. Celui-ci doit donc être activé au préalable.
Accéder à : Paramètres généraux > Modules
Puis activer les modules Produits et Locations s'ils ne sont pas déjà disponibles sur le compte.
Une fois le module activé, un accès Locations apparaît dans le menu principal.
Préparer les produits à proposer à la location
Les matériels loués sont gérés à partir des produits Organilog.
Depuis le module Stock, ouvrir la fiche d'un produit existant ou créer un nouveau produit. Dans la partie consacrée à la location, il est possible de :
- rendre le produit disponible à la location ;
- définir la quantité pouvant être louée ;
- renseigner les tarifs de location.
Les tarifs peuvent notamment être définis à la journée, à la semaine, au mois ou à l'année.
Il est ainsi possible d'utiliser le même catalogue pour gérer plusieurs exemplaires d'un même matériel. Par exemple, un produit « Nacelle électrique » peut disposer de plusieurs unités proposées à la location.
Comprendre le calcul d'une durée de location
Organilog utilise les différents tarifs renseignés sur le produit pour calculer le montant correspondant à la durée du contrat.
Par exemple, pour une location d'une semaine et trois jours, le calcul peut combiner :
- un tarif hebdomadaire pour la première semaine ;
- trois tarifs journaliers pour les jours restants.
Il est donc conseillé de renseigner les différentes périodes tarifaires utilisées par l'entreprise avant de commencer à créer les contrats.
Créer un contrat de location
Accéder à : Locations > Contrats de location
Puis cliquer sur Ajouter une location.
Le contrat permet notamment de renseigner :
- Nom : intitulé permettant d'identifier la location ;
- Client : client auquel le matériel est loué ;
- Début de location : date prévue de début de la location ;
- Fin de location : date prévue de retour ;
- Statut : permet de suivre l'avancement du contrat ;
- Produits : matériel et quantités loués ;
- Commentaire : informations complémentaires relatives à la location.
Les produits proposés dans le contrat correspondent aux produits préalablement configurés comme disponibles à la location.
Des lignes de commentaire peuvent également être ajoutées parmi les produits afin de compléter ou structurer le contenu du contrat.
Selon la configuration du compte, des champs personnalisés et des pièces jointes peuvent également permettre de conserver des informations complémentaires liées à une location.
Vérifier la disponibilité du matériel
Avant de confirmer une nouvelle location, il est recommandé de consulter :
Locations > Disponibilités du matériel
Cette interface permet de visualiser les périodes pendant lesquelles les produits sont déjà mobilisés ainsi que les quantités concernées.
Par exemple, si 30 unités d'un produit peuvent être louées et que 10 sont réservées sur une période donnée, le suivi permet d'identifier les quantités indisponibles pendant cette période et celles qui restent disponibles pour une autre location.
Cette vue permet notamment d'anticiper les prochaines réservations et de limiter les conflits de disponibilité.
Suivre les retours de matériel
La date de fin de location correspond au retour prévu du matériel. Elle ne signifie pas nécessairement que celui-ci a réellement été récupéré.
Le menu consacré aux retours présente sous forme de planning les matériels qui doivent être récupérés en fonction de la date prévue dans leurs contrats.
Lorsqu'un matériel n'a pas encore été déclaré comme retourné, il reste identifiable dans le suivi des disponibilités comme matériel encore présent chez le client.
Il est donc important de mettre à jour le contrat lors du retour effectif du matériel. Cela permet de conserver une disponibilité cohérente pour les prochaines locations.
Ajouter des informations spécifiques à une location
Les champs personnalisés peuvent être utilisés lorsque les informations standards du contrat ne suffisent pas.
Quelques exemples :
- numéro de série du matériel remis ;
- montant d'une caution ;
- état du matériel au départ ou au retour ;
- référence interne ;
- informations spécifiques au client ou au contrat.
Les pièces jointes peuvent également servir à conserver des documents associés à la location.
Bonnes pratiques pour suivre le parc de location
Pour conserver un suivi fiable :
- renseigner les quantités et tarifs avant de créer les premiers contrats ;
- consulter les disponibilités avant de confirmer une nouvelle location ;
- enregistrer rapidement les retours réels du matériel ;
- utiliser les commentaires, champs personnalisés ou pièces jointes pour conserver les informations complémentaires utiles.
Le module Location est principalement destiné au suivi des périodes de location, des quantités disponibles et des retours de matériel. Il complète ainsi la gestion des produits et du stock dans Organilog.
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Mis à jour le : 05/09/2026
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