Configurer les workflows du module Offres en vue Kanban

Le module Offres permet de suivre des dossiers au fil de différentes étapes grâce à une vue Galerie/Kanban. Il peut notamment servir à gérer un processus commercial, des appels d’offres ou tout autre dossier nécessitant un suivi par étapes.
Selon la terminologie configurée dans Organilog, le module peut être nommé Offres, Appels d’offres, Opportunités, Affaires ou Accompagnements.
Il est possible de créer plusieurs workflows afin d'adapter le suivi à différents processus.

Comprendre les groupes et les étapes

Dans la vue Kanban, chaque offre est représentée par une carte qui peut être déplacée d'une colonne à une autre au fur et à mesure de son avancement.
Organilog distingue deux niveaux de configuration.
Un groupe correspond à un workflow complet. Il permet de séparer plusieurs processus qui ne suivent pas les mêmes étapes.
Une étape correspond à une colonne du Kanban. Elle représente l'état actuel d'une offre au sein du workflow.
Par exemple, un groupe Suivi commercial peut contenir les étapes « Prospect à qualifier », « Premier échange », « Devis à préparer », « Devis envoyé » et « Finalisation ».
Un second groupe Appels d'offres peut utiliser un parcours différent : « À étudier », « Décision de réponse », « Dossier en préparation », « Dossier déposé » et « Résultat ».
Cette organisation permet d'utiliser le même module pour plusieurs types de dossiers sans mélanger leurs processus respectifs.

Afficher les groupes dans la vue Kanban

Ouvrir le module Offres — ou le nom défini dans la terminologie — puis sélectionner la vue Galerie/Kanban.

Dans Options d'affichage, activer Onglets groupe afin de pouvoir naviguer entre les différents workflows.

Chaque groupe apparaîtra alors sous la forme d'un onglet distinct.

Créer un workflow

Depuis le module, ouvrir Catégories, puis accéder à Groupes.
Créer un groupe pour chaque processus nécessitant son propre parcours. Par exemple, un workflow peut être consacré aux opportunités commerciales tandis qu'un autre est utilisé pour les réponses aux appels d'offres.

Les groupes existants peuvent également être modifiés depuis cette interface.

Créer les étapes du workflow

Depuis Catégories, accéder à Étapes.
Créer les différentes étapes nécessaires puis les associer au groupe correspondant.

Chaque étape créée devient une colonne dans la vue Kanban du groupe concerné.

Modifier l'ordre des colonnes

L'ordre des étapes se configure séparément pour chaque groupe.
Depuis Catégories > Groupes, ouvrir le groupe concerné puis cliquer sur Éditer.
Réorganiser les étapes par glisser-déposer dans l'ordre souhaité, puis enregistrer.
Cet ordre est ensuite repris dans la vue Kanban.

Suivre l'avancement des offres

Une fois les groupes et les étapes configurés, ouvrir la vue Kanban puis sélectionner le workflow à consulter.
Les offres apparaissent dans la colonne correspondant à leur étape actuelle. Une offre peut être déplacée vers une autre étape directement par glisser-déposer.
Lorsque le nombre de colonnes dépasse la largeur de l'écran, utiliser le défilement horizontal situé en bas de la vue pour consulter la suite du workflow.
La vue Kanban permet ainsi d'identifier rapidement les dossiers en cours, leur niveau d'avancement et les étapes dans lesquelles plusieurs dossiers peuvent être en attente.

Créer un devis ou un contrat depuis une affaire

Une offre peut servir de point de départ à la suite du processus commercial.
Depuis la fiche concernée, les actions disponibles permettent notamment de créer directement un devis ou un contrat. Il n'est donc pas nécessaire de quitter le dossier pour commencer la création du document correspondant.
Cette possibilité est particulièrement utile lorsqu'une opportunité évolue vers une proposition commerciale ou lorsqu'une affaire aboutit à la mise en place d'un contrat.

Adapter le nom du module à l'utilisation

Le terme Offre n'est pas obligatoire.
Depuis Paramètres généraux > Terminologie, le module peut être renommé avec l'un des termes disponibles : Offre, Appel d'offres, Opportunité, Affaire ou Accompagnement.
Le fonctionnement reste identique. Le choix du terme dépend principalement de la manière dont le module est utilisé dans l'entreprise.
Par exemple, Opportunité convient à un suivi commercial, Affaire à un suivi plus général de dossiers et Appel d'offres à une organisation principalement consacrée aux consultations et réponses à des marchés.

Mis à jour le : 05/09/2026