Importer des données dans Organilog

Organilog permet d’importer des données en masse à partir d’un fichier CSV. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors de la mise en place du logiciel, d’une migration depuis un autre outil ou pour éviter la saisie manuelle d’un volume important d’informations.

Quelles données peuvent être importées ?

Selon les modules utilisés, l’outil d’import permet notamment d’intégrer :

  • des clients ;
  • des adresses ;
  • des contrats ;
  • des équipements ;
  • des interventions ;
  • des tickets ou demandes clients ;
  • des lignes de devis ;
  • des devis et factures ;
  • des avoirs ;
  • des produits et services ;
  • ...

Pour certains besoins spécifiques ou des volumes particulièrement importants, un accompagnement par l’équipe Organilog peut être nécessaire.
Des articles dédiés détaillent les deux imports les plus courants :

Synthèse vidéo

Avant de commencer un import

L’import repose sur un fichier CSV. Ce format peut être créé ou modifié avec un tableur comme Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets.
Quelques précautions permettent d’éviter la majorité des erreurs :

  • conserver une copie du fichier d’origine ;
  • vérifier et nettoyer les données avant l’import ;
  • supprimer les lignes inutiles et les éventuels doublons ;
  • utiliser une première ligne contenant des noms de colonnes explicites ;
  • commencer par un test de 3 à 10 lignes représentatives avant d’importer la totalité du fichier.

Il est notamment conseillé d’intégrer dans ce fichier de test des caractères accentués afin de contrôler l’encodage.

Important : par défaut, un import classique crée de nouvelles données dans Organilog. Si les fiches sont déjà présentes et doivent simplement être modifiées, un nouvel import classique peut entraîner la création de doublons.

Pour modifier en masse des clients ou des produits déjà existants, utiliser la fonction Mettre à jour des données existantes.
Un import étant difficilement réversible en masse, réaliser systématiquement un premier test sur quelques lignes avant de traiter l'ensemble du fichier.

Utiliser un modèle de fichier d'import

Une matrice peut être utilisée comme point de départ pour préparer certains imports. Elle présente les principales colonnes attendues selon le type de données : clients, adresses, produits, devis, factures, etc.
➡️ Télécharger la matrice des imports
La matrice est fournie sous forme de tableur pour faciliter sa préparation. L'onglet correspondant aux données à importer doit ensuite être enregistré ou exporté au format CSV avant son utilisation dans Organilog.
Il n'est pas nécessaire de conserver toutes les colonnes du modèle : seules les informations utiles à l'import peuvent être renseignées.

Étape 1 : accéder à l’outil d’import

Depuis l’application web, ouvrir le menu des paramètres puis accéder à Import de données.
Cette page permet également de consulter l’historique des imports précédemment réalisés.
Cliquer sur Nouvel import pour commencer.

Étape 2 : sélectionner le fichier et le type de données

Sélectionner le fichier CSV à importer, puis indiquer le type de données correspondant : clients, adresses, produits, interventions, etc.
Le fichier peut contenir davantage de colonnes que nécessaire. Toutes ne devront pas obligatoirement être importées.

Importer plusieurs types de données liées entre elles

Un import correspond généralement à un type de données à la fois : clients, adresses, produits, devis, factures, interventions, etc.
Lorsque plusieurs types de données sont liés entre eux, plusieurs imports successifs peuvent donc être nécessaires.
Par exemple, pour reprendre une base contenant des clients et leurs devis :

  1. importer ou créer les clients et leurs adresses ;
  2. récupérer les identifiants permettant de les retrouver dans Organilog ;
  3. importer ensuite les devis en les rattachant aux clients et adresses correspondants.

Le même principe peut s'appliquer à d'autres données devant être rattachées à des fiches déjà présentes dans Organilog.
Pour une migration comportant plusieurs types de données reliées entre elles, il est conseillé de définir l'ordre des imports avant de commencer.

Étape 3 : configurer la lecture du fichier CSV

Organilog doit ensuite déterminer comment interpréter le fichier.

Plusieurs éléments peuvent être configurés :

  • le séparateur utilisé : point-virgule, virgule ou tabulation ;
  • l’encodage des caractères ;
  • le format des dates ;
  • la présence éventuelle d’une première ligne contenant les titres des colonnes.

Si la première ligne contient des intitulés comme « Société », « Email », « Adresse » ou « Code postal », activer l’option permettant de ne pas importer cette première ligne comme une donnée.
Un aperçu du fichier permet de vérifier immédiatement le résultat.

Quelques contrôles utiles

Si toutes les informations apparaissent dans une seule colonne, le séparateur sélectionné est probablement incorrect.
Si les accents ou caractères spéciaux sont mal affichés, vérifier l’encodage.
Si les dates ne sont pas correctement interprétées, vérifier le format de date sélectionné.
Ne pas poursuivre tant que l’aperçu ne correspond pas au contenu attendu.

Étape 4 : associer les colonnes aux champs Organilog

L’étape suivante consiste à indiquer à Organilog la signification de chaque colonne du fichier.
Par exemple, une colonne contenant les adresses email doit être associée au champ email correspondant dans Organilog.
Il n’est pas obligatoire d’utiliser toutes les colonnes du fichier. Certaines informations ne nécessitant pas de champ spécifique peuvent également, lorsque cela est pertinent, être regroupées dans le champ Commentaire.

Prendre quelques instants pour contrôler plusieurs lignes dans l’aperçu avant de poursuivre.

Étape 5 : confirmer l’import

Une dernière étape récapitule le paramétrage réalisé.
Après vérification, confirmer pour lancer l’import des données.

Étape 6 : contrôler les données importées

Une fois l’import terminé, ouvrir les modules concernés afin de vérifier le résultat.
Le contrôle peut porter notamment sur :

  • le nombre de fiches créées ;
  • les caractères accentués ;
  • les dates ;
  • les montants ;
  • les rattachements entre différentes fiches ;
  • les éventuels doublons ;
  • quelques fiches choisies au hasard dans le fichier source.

Il est préférable de réaliser cette vérification immédiatement, avant d’effectuer un autre import.
En cas de doute, ne pas relancer immédiatement le même fichier.
Vérifier d'abord si les données ont effectivement été créées ou modifiées. Lancer plusieurs fois un import classique avec les mêmes données peut entraîner la création de doublons.
Pour cette raison, il est également préférable de terminer le contrôle d'un import avant d'en effectuer un nouveau.

En cas d’import volumineux ou particulier

La complexité d'un import dépend du nombre de lignes, mais également du nombre de colonnes et de la nature des informations à traiter.
Pour un fichier comportant plusieurs milliers de lignes ou de nombreuses informations, il peut être préférable de fractionner les données en plusieurs lots. Le premier lot peut ainsi être contrôlé avant de poursuivre avec les suivants.
Un accompagnement par l'équipe Organilog est recommandé pour :

  • un volume particulièrement important de données ;
  • un fichier dont la structure nécessite une remise en forme importante ;
  • une migration provenant d'un autre logiciel ;
  • plusieurs types de données devant être importés et reliés entre eux.

Cela permet de déterminer la méthode et l'ordre des imports avant de modifier les données du compte.

Mis à jour le : 16/08/2026

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