Gérer un contrat annuel sur plusieurs années

Lorsqu'un contrat client est renouvelé chaque année, plusieurs méthodes permettent de gérer son suivi dans Organilog.
Deux approches sont possibles :

• créer un nouveau contrat pour chaque année ;
• conserver le même contrat sur plusieurs années.

La première méthode est généralement recommandée afin de faciliter le suivi et l'analyse des contrats année par année.

Synthèse en vidéo

Méthode recommandée : créer un contrat pour chaque année

Lors du renouvellement, le contrat de l'année précédente peut être dupliqué, puis ses informations adaptées pour la nouvelle période : dates, montant, durée prévue ou autres éléments ayant évolué.
Par exemple :

• Contrat de maintenance 2026
• Contrat de maintenance 2027
• Contrat de maintenance 2028

Cette organisation permet de disposer de statistiques distinctes pour chaque année et de comparer plus facilement :

• le nombre d'interventions réalisées ;
• le temps consacré au contrat ;
• les coûts et montants associés ;
• la rentabilité du contrat.

Cette méthode est particulièrement intéressante lorsque le montant, les prestations ou les conditions du contrat évoluent d'une année à l'autre.

💡 Même lorsqu'un contrat prévoit une tacite reconduction, la création d'un contrat distinct pour chaque année facilite généralement son suivi dans Organilog.

Alternative : conserver le même contrat plusieurs années

Il est également possible de conserver un seul contrat pendant plusieurs années.
Dans ce cas, les informations du contrat, notamment son montant ou la durée totale prévue, peuvent être adaptées au fur et à mesure des renouvellements.
Cette méthode permet d'obtenir une vision globale du contrat sur toute sa durée de vie.
L'historique peut ensuite être utilisé pour consulter l'activité sur une période particulière et retrouver les données correspondant, par exemple, à une année donnée.
Cette approche peut convenir lorsque le contrat évolue peu et que l'objectif principal est de disposer d'un suivi global sur plusieurs années.

Quelle méthode choisir ?

Dans la majorité des cas, il est préférable de créer un contrat distinct pour chaque année.
Cette organisation offre une lecture plus claire de l'activité et permet de comparer facilement les résultats d'une année à l'autre.
La conservation d'un contrat unique reste possible lorsque la priorité est plutôt de disposer d'une vision cumulée sur toute la durée de la relation contractuelle.

💡 En résumé
Un contrat par année : à privilégier pour analyser précisément chaque exercice et suivre l'évolution du contrat.
Un contrat sur plusieurs années : à privilégier pour conserver une vision globale et cumulée.

Mis à jour le : 12/08/2026