Gérer les contrats clients

Le module Contrats permet de centraliser et suivre les engagements conclus avec les clients : contrat de maintenance, contrat d'entretien, forfait annuel, abonnement ou tout autre accord nécessitant un suivi dans le temps.
Un contrat peut notamment servir à regrouper les interventions, les demandes clients, les documents et différentes informations de suivi sur une période définie.
L'objectif est de disposer d'une vue d'ensemble du contrat et de son activité, sans avoir à rechercher séparément les différentes opérations réalisées pour le client.

Synthèse rapide (2mn34)

Synthèse détaillée (9mn56)

À quoi sert un contrat dans Organilog ?

Un contrat ne correspond pas uniquement à un document administratif archivé dans le logiciel.
Il peut servir de fil conducteur pour suivre l'activité réalisée pour un client pendant une période donnée.
Par exemple, un contrat annuel de maintenance peut permettre de retrouver au même endroit :

• les dates de début et de fin du contrat ;
• les interventions réalisées dans le cadre du contrat ;
• les interventions restant à effectuer ;
• les demandes ou tickets associés ;
• le temps consacré au contrat ;
• les consommations de produits liées aux interventions ;
• les documents et pièces jointes ;
• différentes informations financières et statistiques permettant d'analyser le contrat.

Cette organisation est particulièrement adaptée aux entreprises réalisant des prestations récurrentes ou disposant d'engagements de service sur plusieurs mois ou plusieurs années.

Créer un contrat

Accéder au module Contrats, puis utiliser le bouton permettant d'ajouter un nouveau contrat.
Le contrat doit être associé au client concerné.
Selon le besoin et la configuration du compte, différentes informations peuvent ensuite être renseignées, notamment :

• un titre permettant d'identifier facilement le contrat ;
• le client concerné ;
• l'adresse concernée, lorsque le contrat porte sur un site précis ;
• une date de début ;
• une date de fin ;
• les informations financières ou quantitatives utiles au suivi ;
• un collaborateur associé ;
• des commentaires ;
• des pièces jointes ;
• des champs personnalisés.

Il est recommandé d'utiliser un intitulé suffisamment explicite lorsqu'un même client possède plusieurs contrats.
Par exemple : Maintenance chaudière – Site de Nantes – 2026
plutôt qu'un titre générique tel que : Contrat maintenance

Définir la période du contrat

Les dates de début et de fin permettent de délimiter la période couverte par le contrat.
Organilog peut ainsi être utilisé pour suivre différents types de contrats :

• contrat annuel ;
• contrat mensuel ;
• contrat trimestriel ;
• contrat pluriannuel ;
• contrat ponctuel sur une période déterminée.

La définition correcte de ces dates facilite notamment le suivi des échéances et le renouvellement des contrats.

Associer des interventions au contrat

L'un des principaux intérêts du module consiste à rattacher les interventions réalisées dans le cadre du contrat.
Lors de la création ou de la modification d'une intervention, le contrat correspondant peut être sélectionné.
Les interventions rattachées sont ensuite regroupées sur la fiche du contrat.
Il devient ainsi possible de consulter l'ensemble des passages réalisés dans le cadre de celui-ci et de disposer d'une vision plus précise de son avancement.

Exemple

Un contrat annuel prévoit quatre visites de maintenance.
Les quatre interventions peuvent être associées au même contrat :

• maintenance du premier trimestre ;
• maintenance du deuxième trimestre ;
• maintenance du troisième trimestre ;
• maintenance du quatrième trimestre.

Les passages restent des interventions indépendantes dans le planning, mais ils sont également regroupés dans le contrat pour faciliter leur suivi.

Planifier les passages prévus dans le contrat

Lorsqu'un contrat prévoit plusieurs interventions, celles-ci peuvent être planifiées afin d'organiser les différents passages à réaliser.
Selon le besoin, les interventions peuvent être créées individuellement ou à l'aide des outils permettant de simplifier la création d'interventions répétitives.
Pour des prestations régulières, il est également possible d'utiliser le système de récurrence des interventions.
Par exemple :

• une maintenance tous les trois mois ;
• deux visites par an ;
• un entretien mensuel ;
• un passage toutes les semaines.

Le contrat permet alors de regrouper le suivi contractuel tandis que les interventions et leurs récurrences assurent la planification opérationnelle.

Suivre le temps consacré au contrat

Lorsqu'un volume d'heures est prévu dans le contrat, Organilog permet de suivre les heures consommées par les interventions qui lui sont associées.
Cette information permet de comparer le temps prévu au temps réellement utilisé.
Par exemple, pour un contrat comprenant 40 heures d'intervention, le suivi peut permettre d'identifier progressivement :

• les heures déjà utilisées ;
• les heures restant disponibles ;
• un éventuel dépassement du volume prévu.

Ce suivi peut être particulièrement utile pour les contrats fonctionnant sous forme de forfait d'heures.

Suivre les demandes clients associées

Les demandes clients, également appelées tickets selon la terminologie utilisée sur le compte, peuvent être reliées à un contrat.
La fiche du contrat permet alors de retrouver les demandes correspondantes et de suivre leur traitement.
Lorsqu'un contrat prévoit un nombre maximum de demandes, cette information peut également être utilisée pour suivre la consommation du forfait.

Exemple

Un contrat prévoit :
20 demandes d'assistance par an
Au fil de l'année, les tickets associés permettent de suivre le nombre de demandes déjà utilisées et d'anticiper l'approche de la limite prévue au contrat.

Suivre la consommation des produits

Les produits utilisés au cours des interventions associées au contrat peuvent également être suivis.
L'onglet Consommation permet ainsi d'obtenir une vision consolidée des produits consommés dans le cadre des différentes interventions du contrat.
Cette information peut être utile pour analyser le coût réel d'un contrat ou identifier des consommations particulièrement importantes.

Analyser la rentabilité du contrat

Le regroupement des différentes activités dans un contrat permet également d'en analyser les résultats.
Selon les informations renseignées dans Organilog, le suivi peut notamment aider à comparer les éléments prévus avec les ressources réellement consommées.
Il devient ainsi possible d'identifier un contrat qui mobilise davantage de temps ou de ressources que prévu.
Cette analyse est particulièrement intéressante lors du renouvellement : elle permet de déterminer si le tarif, le volume d'heures ou le nombre de passages doit être réévalué pour la période suivante.

Conseil : lorsque les contrats sont renouvelés chaque année, la création d'un nouveau contrat pour chaque période facilite la comparaison des résultats d'une année à l'autre.

Ajouter des documents et pièces jointes

Des pièces jointes peuvent être conservées avec le contrat afin de centraliser les documents correspondants.
Il peut s'agir, par exemple :

• du contrat signé ;
• de conditions particulières ;
• d'une annexe technique ;
• d'un cahier des charges ;
• d'un document fourni par le client ;
• d'une grille tarifaire ;
• d'un document administratif.

Cette organisation évite de conserver séparément les informations opérationnelles dans Organilog et les documents contractuels dans un autre emplacement.

Personnaliser les informations suivies avec les champs personnalisés

Lorsque les informations standards ne suffisent pas, des champs personnalisés peuvent être associés aux contrats.
Ils permettent d'adapter le module aux besoins spécifiques de l'activité.
Quelques exemples :

• numéro de contrat chez le client ;
• type de maintenance ;
• niveau de service ;
• délai contractuel d'intervention ;
• fréquence de passage ;
• numéro de commande annuel ;
• présence d'une tacite reconduction ;
• conditions particulières ;
• référence d'un contrat externe.

Ces champs peuvent ensuite faciliter la consultation et le suivi des informations importantes propres à chaque entreprise.

Générer un rapport PDF du contrat

Un contrat peut disposer d'un rapport PDF permettant de présenter les informations souhaitées sous la forme d'un document.
Les modèles PDF personnalisés permettent d'adapter la présentation selon les besoins de l'entreprise.
Selon la configuration du modèle, le document peut notamment reprendre certaines informations du contrat, des champs personnalisés, des équipements ou d'autres éléments associés.
Le PDF peut ainsi servir aussi bien de document interne que de support transmis au client.

Faire signer un contrat en ligne

Organilog permet également de mettre à disposition une page publique du contrat afin que le client puisse consulter et signer le document en ligne.
Le lien vers cette page peut être transmis directement au client.
Pour simplifier les envois, le modèle d'email des contrats peut contenir la variable dynamique : *PUBLIC_URL*
Lors de l'envoi du contrat, cette variable est automatiquement remplacée par le lien correspondant à sa page publique.
Des champs personnalisés peuvent également être configurés pour apparaître dans le formulaire de signature. Le client peut ainsi compléter certaines informations importantes avant de signer.

Pour les différentes possibilités et leur configuration, consulter l'article Faire signer un contrat en ligne.

Surveiller les contrats arrivant à échéance

La date de fin permet d'identifier les contrats qui approchent de leur échéance.
Les contrats peuvent notamment être recherchés ou filtrés selon leur date de fin afin d'anticiper les renouvellements.
Des notifications peuvent également être utilisées pour prévenir les personnes concernées à l'approche d'une échéance.
Cette anticipation permet, par exemple, de :

• contacter le client avant la fin du contrat ;
• préparer une nouvelle proposition commerciale ;
• réévaluer le tarif ;
• vérifier la rentabilité de la période ;
• préparer le contrat suivant.

Renouveler un contrat

Plusieurs méthodes sont disponibles pour préparer la période suivante.

Dupliquer le contrat

Depuis le menu Actions 🔧 du contrat, différentes options de duplication permettent de choisir les éléments à reprendre :

• Dupliquer sans les interventions ;
• Dupliquer avec les interventions (avec date) ;
• Dupliquer avec les interventions (sans date).

La duplication avec les interventions peut notamment être utile lorsqu'un contrat prévoit sensiblement le même volume de passages d'une année à l'autre.

Utiliser « Renouvellement du contrat »

À partir du pack Premium, l'action Renouvellement du contrat facilite la préparation du contrat suivant.
Organilog préremplit automatiquement la nouvelle date de début et la nouvelle date de fin afin de conserver une période de même durée que le contrat précédent.

Activer le renouvellement automatique

À partir du pack Premium, les contrats non terminés peuvent également être renouvelés automatiquement.
Le paramètre se trouve dans :
Paramètres ⚙️ > Clients > Contrat > Activer le renouvellement automatique des contrats non terminés
Lorsqu'il est activé, un contrat arrivé à échéance et qui n'a pas été clôturé peut être automatiquement renouvelé pour la période suivante.

Pour connaître précisément les différences entre duplication, renouvellement assisté et renouvellement automatique, consulter l'article Renouveler un contrat client.

Clôturer un contrat

Lorsqu'un contrat est terminé et ne doit plus être utilisé, il peut être clôturé.
La clôture permet de distinguer les contrats en cours des contrats terminés et contribue à conserver une liste de contrats plus lisible.
Elle est particulièrement importante lorsque le renouvellement automatique des contrats non terminés est activé : un contrat qui ne doit pas être reconduit doit être clôturé.

Quelques bonnes pratiques

Pour faciliter la gestion quotidienne des contrats, quelques principes peuvent être appliqués.

Utiliser un contrat distinct pour chaque période

Pour un contrat annuel, créer un nouveau contrat chaque année permet généralement d'obtenir un historique plus lisible.
Par exemple :

• Maintenance 2025 ;
• Maintenance 2026 ;
• Maintenance 2027.

Les statistiques, interventions et demandes restent ainsi clairement rattachées à chaque exercice.

Relier systématiquement les interventions

Une intervention réalisée dans le cadre d'un contrat doit idéalement être associée à celui-ci.
Sans cette liaison, elle ne pourra pas être correctement prise en compte dans le suivi global du contrat.

Contrôler la consommation avant le renouvellement

Avant de renouveler un contrat, consulter notamment :

• le nombre d'interventions réalisées ;
• le temps consacré ;
• les éventuelles demandes clients ;
• les consommations ;
• les indicateurs financiers disponibles.

Cette analyse permet de renouveler le contrat avec des conditions plus adaptées à la réalité de l'activité.

Clôturer les contrats terminés

Un contrat définitivement terminé doit être clôturé afin d'éviter de le confondre avec les contrats encore actifs et, lorsque l'option correspondante est utilisée, d'empêcher son renouvellement automatique.

Mot de la fin

Le module Contrats peut ainsi être utilisé comme un véritable outil de suivi : de la création du contrat jusqu'à son échéance, en passant par la planification des interventions, le suivi de la consommation et l'analyse de son activité.

Mis à jour le : 12/08/2026