Gérer les contacts d’un client

Organilog permet d’enregistrer différents contacts (interlocuteurs) pour un même client. Selon le besoin, un contact peut être associé directement au client, à une adresse ou enregistré dans le répertoire des contacts.
Ces informations peuvent ensuite être utilisées dans les interventions et pour l’envoi de documents.

Les différents types de contacts

Contact principal du client

La fiche client permet de renseigner les coordonnées d’un contact principal : civilité, prénom, nom, adresse email et numéros de téléphone.
Il peut par exemple s’agir du contact habituel de l’entreprise, de l’accueil, de la direction ou du service comptabilité.
Le contact principal est accessible depuis l’onglet Données de la fiche client.

Contact associé à une adresse

Chaque adresse d’un client peut également disposer de ses propres coordonnées de contact.
Ce contact peut par exemple correspondre au responsable d’un site, à l’accueil, au propriétaire des locaux ou à un poste de sécurité.
Cette possibilité est particulièrement utile lorsqu’un même client possède plusieurs sites avec des interlocuteurs différents.

Contacts du client

Le module Contacts permet de créer plusieurs contacts pour un même client et de constituer un véritable répertoire d’interlocuteurs.
Il peut par exemple contenir plusieurs collaborateurs d'une entreprise, des responsables administratifs, des commerciaux ou des contacts comptables.
Si nécessaire, commencer par activer ce module depuis les Paramètres. Il devient ensuite accessible depuis le menu Suivi client.

Retrouver les contacts depuis une fiche client

Depuis la fiche d’un client :

• l’onglet Données contient le contact principal ;
• l’onglet Contacts contient les contacts enregistrés dans le répertoire ;
• l’onglet Adresses permet de retrouver les coordonnées associées aux différents sites.

Cliquer sur un élément permet d’ouvrir sa fiche et de consulter l’ensemble de ses informations.

Utiliser un contact dans une intervention

Un contact peut être directement associé à une intervention.
Depuis une fiche d’intervention, afficher si nécessaire le champ Contact à l’aide du bouton Options d’affichage.
Après avoir renseigné le client et l’adresse de l’intervention, Organilog propose les contacts correspondants.

La liste contient :

• les contacts du client associés à l’adresse sélectionnée ;
• les contacts du client pour lesquels aucune adresse particulière n’a été définie.

Si aucun contact ne correspond à ces critères, aucune proposition n’est affichée.

💡 Astuce
Pour qu’un contact puisse être proposé quelle que soit l’adresse d’intervention sélectionnée, ne pas lui associer d’adresse spécifique.

Envoyer un document à un contact

Lorsqu’un client, une adresse ou un contact est associé à un document, différentes adresses email peuvent être proposées au moment de son envoi.
Depuis l’onglet Rapport, il est notamment possible d’envoyer le document :

• au contact principal du client ;
• au contact enregistré sur l’adresse ;
• à l’un des contacts du client ;
• à l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté.

Les envois réalisés sont ensuite historisés dans la fiche du document.

Mis à jour le : 11/08/2026