Gérer les équipements : suivi, interventions, QR codes et maintenance

Le module Équipements permet de référencer les matériels suivis chez les clients et de centraliser les informations utiles à leur maintenance.
Un équipement peut notamment être associé à un client, relié à une ou plusieurs interventions et retrouver progressivement tout son historique de maintenance.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises qui assurent l'installation, l'entretien ou le dépannage de matériels : chaudières, climatisations, pompes à chaleur, machines, équipements industriels, systèmes de sécurité, équipements frigorifiques, installations techniques, etc.

💡 À savoir
Selon la terminologie configurée sur le compte Organilog, le terme « Équipement » peut être remplacé par un autre intitulé, par exemple « Installation ».
Dans cet article, le terme Équipement est utilisé.

Synthèse vidéo

À quoi sert le module Équipements ?

La fiche d'un équipement constitue une fiche de suivi du matériel.
Elle permet de conserver ses informations propres et de le rattacher aux différents éléments créés dans Organilog, notamment aux interventions réalisées sur cet équipement.
L'objectif est de pouvoir retrouver facilement :

• l'équipement concerné ;
• le client auquel il appartient ;
• son numéro de série ou son code d'identification ;
• ses informations techniques ;
• les éventuels documents ou pièces jointes associés ;
• ses informations de maintenance ;
• l'historique des interventions réalisées.

Des champs personnalisés peuvent également être ajoutés au module Équipements afin d'enregistrer les informations propres à l'activité : marque, modèle, puissance, année de mise en service, référence technique, relevés, état du matériel, dates de contrôle ou toute autre donnée utile.

Activer et accéder au module Équipements

Le module Équipements doit être activé sur le compte Organilog pour pouvoir être utilisé.
Une fois disponible, les équipements sont accessibles depuis le menu Suivi client > Équipements.
Avant de créer un équipement, le client auquel celui-ci doit être rattaché doit déjà exister dans Organilog.

Créer un équipement

Depuis la liste des équipements, créer une nouvelle fiche puis renseigner les informations disponibles.

Il est notamment important de sélectionner le client concerné et de renseigner les informations permettant d'identifier facilement le matériel.
Le numéro de série ou le code de l'équipement peut être particulièrement utile lorsque plusieurs matériels similaires sont présents chez un même client.
Les champs personnalisés permettent ensuite d'adapter la fiche aux besoins de l'entreprise et au type de matériel suivi.

Associer un équipement à une intervention

Les équipements prennent tout leur intérêt lorsqu'ils sont reliés aux interventions.
Il est possible :

• de créer une intervention directement depuis la fiche d'un équipement ;
• d'ajouter un ou plusieurs équipements à une intervention existante.

Le technicien dispose ainsi de l'information concernant le matériel sur lequel l'intervention doit être réalisée.
Au fil des interventions, la fiche de l'équipement permet également de retrouver son historique de maintenance.

Consulter l'historique des interventions d'un équipement

Lorsqu'une intervention est reliée à un équipement, cette relation permet de constituer progressivement son historique d'interventions.
Cet historique peut par exemple permettre de retrouver :

• les visites de maintenance précédentes ;
• les dépannages réalisés ;
• les opérations effectuées ;
• les différents rapports d'intervention ;
• les dates auxquelles les techniciens sont intervenus.

Cette traçabilité est particulièrement utile lorsque plusieurs collaborateurs interviennent successivement sur le même matériel.
Elle évite de dépendre uniquement de la connaissance du technicien ayant réalisé la précédente maintenance.

Bien organiser les rapports de maintenance

Il existe principalement deux manières d'organiser le suivi des opérations de maintenance dans Organilog.
Le choix dépend notamment de la manière dont les interventions sont organisées sur le terrain et du niveau de traçabilité recherché.

Méthode 1 : une intervention pour chaque équipement

Dans cette organisation, une intervention est associée à un seul équipement.
Les informations correspondant au passage du technicien sont enregistrées directement dans l'intervention.
Les champs nécessaires au rapport de maintenance doivent donc être créés sous forme de champs personnalisés du module Interventions.
Par exemple :

• état général ;
• contrôle effectué ;
• mesure relevée ;
• anomalie constatée ;
• pièce remplacée ;
• résultat du contrôle ;
• prochaine opération recommandée.

Une fois l'intervention terminée, ces informations peuvent être intégrées dans le rapport PDF de l'intervention.

Pourquoi privilégier cette méthode ?

Cette organisation offre généralement la meilleure traçabilité.
Chaque intervention constitue un enregistrement indépendant correspondant à un passage donné.
Les valeurs saisies lors d'une ancienne maintenance restent donc associées à cette intervention et peuvent être retrouvées ultérieurement.
Le rapport PDF permet également de disposer d'un document figé correspondant précisément à l'état de l'équipement au moment de l'intervention.

💡 Cette méthode est particulièrement recommandée lorsqu'un historique détaillé des opérations de maintenance doit être conservé.

Méthode 2 : une intervention pour plusieurs équipements

Certaines organisations souhaitent au contraire créer une seule intervention pour une visite durant laquelle plusieurs équipements sont contrôlés.
Plusieurs équipements peuvent alors être associés à la même intervention.
Dans cette organisation, les informations propres à chaque matériel peuvent être enregistrées directement dans les champs personnalisés du module Équipements.
Par exemple, une intervention de maintenance peut concerner simultanément dix équipements présents sur un même site. Le technicien ouvre alors successivement les fiches des équipements pour renseigner leurs différentes informations de contrôle.
Cette méthode permet de conserver une seule intervention pour l'ensemble de la visite.

Attention à l'historisation des informations

Les champs présents sur la fiche d'un équipement représentent principalement l'état actuel de cet équipement.
Lors de la maintenance suivante, la modification d'une valeur remplace donc la valeur précédemment renseignée.
Par exemple, si un champ « Pression relevée » contient une valeur lors de la maintenance de janvier et qu'une nouvelle valeur est renseignée en juillet, la valeur de janvier n'est plus disponible directement dans ce champ.
Il est donc important de prévoir une méthode d'archivage.
Une solution consiste à :

1. compléter les informations de maintenance de chaque équipement ;
2. générer le PDF de l'équipement correspondant au passage ;
3. conserver ce document ;
4. si nécessaire, ajouter ce PDF dans les pièces jointes de l'équipement.

Lors de la maintenance suivante, les champs peuvent alors être mis à jour tout en conservant les anciens rapports sous forme de documents.

⚠️ Cette méthode nécessite donc davantage de vigilance concernant l'archivage des rapports.

Quelle méthode de maintenance choisir ?

Utiliser les QR codes des équipements

Organilog propose plusieurs types de QR codes autour des équipements.
Ils ne répondent pas au même besoin.

QR code de pointage

Un QR code peut être utilisé pour enregistrer un pointage de présence sur un équipement.
Le collaborateur peut scanner le code depuis l'application mobile afin d'enregistrer son passage (module Pointage).
Ce QR code peut également faciliter la sélection de l'équipement depuis l'application mobile.
Cette utilisation est particulièrement adaptée lorsqu'un équipement physique peut recevoir une étiquette imprimée contenant son QR code.

QR code correspondant au numéro de série / code

Un autre QR code reprend la valeur correspondant au numéro de série ou au code de l'équipement.
Il permet notamment d'identifier rapidement le matériel et peut faciliter sa recherche ou sa sélection depuis l'application mobile.
Cette méthode est particulièrement pratique lorsque de nombreux équipements similaires doivent être suivis.

QR code d'accès à la page publique

Un troisième QR code contient un lien permettant d'accéder à la page publique de l'équipement.
Cette page présente les principales informations concernant le matériel et permet notamment de consulter son historique d'interventions.
Le QR code peut par exemple être :

• imprimé ;
• plastifié ;
• collé directement sur l'équipement ;
• placé à proximité de l'installation.

Un technicien ou un visiteur non-technicien peut alors scanner le code avec un smartphone pour accéder rapidement aux informations disponibles.

💡 La page publique des équipements doit être activée dans Paramètres > Paramètres généraux > Équipements > Activer les pages publiques.

Les QR codes des pages publiques peuvent également être récupérés depuis la liste des équipements à l'aide de la fonction d'export dédiée.

QR code : quelle utilisation choisir ?

Les trois QR codes ont donc des objectifs différents :

Donner accès aux équipements depuis le portail client

Les équipements peuvent également être mis à disposition des clients depuis le portail client Organilog.
Le client peut ainsi retrouver les équipements qui lui sont associés et consulter les informations mises à sa disposition.
Selon la configuration du portail et des informations affichées, cela peut notamment permettre au client de consulter les détails de maintenance de ses équipements.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les entreprises assurant un contrat de maintenance ou un suivi régulier de matériels chez leurs clients.
Le portail client devient alors un espace permettant au client de retrouver progressivement les informations liées à son parc d'équipements, sans avoir besoin de demander systématiquement les documents à l'entreprise.

💡 L'accès aux Equipements sur le portail client doit être activée dans Paramètres > Portail Client > rubrique Equipements

Adapter les équipements à son activité avec les champs personnalisés

Tous les métiers n'ont pas besoin de conserver les mêmes informations.
Les champs personnalisés permettent d'adapter les fiches Équipements au fonctionnement de l'entreprise.
Il est par exemple possible de prévoir des champs correspondant :

• aux caractéristiques techniques ;
• aux références constructeur ;
• aux dates importantes ;
• aux contrôles réglementaires ;
• aux différentes mesures relevées ;
• à l'état du matériel ;
• aux informations spécifiques d'un secteur d'activité.

Avant de créer de nombreux champs, il est toutefois recommandé de déterminer si l'information correspond :

• à une caractéristique durable de l'équipement ;
• ou au résultat d'une intervention à une date précise.

Une caractéristique durable a généralement sa place sur la fiche Équipement.
Une information qui doit être conservée pour chaque passage a généralement davantage sa place sur l'Intervention.
Cette distinction permet de conserver une base de données lisible et un historique de maintenance fiable.

En résumé

Le module Équipements permet de constituer un véritable parc de matériels rattaché aux clients et de suivre progressivement les opérations réalisées sur chacun d'eux.
Pour bénéficier d'une bonne traçabilité :

• les informations permanentes ou techniques peuvent être enregistrées sur l'équipement ;
• les informations correspondant à une opération de maintenance peuvent être enregistrées sur l'intervention ;
• les interventions doivent être associées aux équipements concernés ;
• les QR codes peuvent faciliter l'identification, le pointage et l'accès aux informations ;
• les rapports PDF peuvent servir à conserver un état figé des informations ;
• le portail client peut donner directement accès aux informations de maintenance des équipements.

Une bonne organisation initiale des équipements et des champs personnalisés permet ensuite de disposer d'un historique fiable et facilement exploitable par les équipes terrain comme par les clients.

Mis à jour le : 12/08/2026