Configurer une organisation multi-agences ou multi-sociétés
Organilog permet de gérer plusieurs agences, sociétés, établissements, services ou autres entités au sein d’un même compte.
Cette organisation peut servir simplement à identifier l’entité concernée sur les clients, interventions ou documents, mais aussi à isoler les données visibles par les collaborateurs de chaque entité.
Choisir la terminologie adaptée
Dans Paramètres > Terminologie, le terme utilisé pour désigner les différentes entités peut être personnalisé.
Les choix disponibles sont : Type d’activité, Filiale, Agence, Succursale, Secteur, Région, Zone, Société, Franchise, Activité, Service, Équipe et Établissement.
Le fonctionnement reste identique quelle que soit la terminologie choisie.
Par exemple, une entreprise disposant de plusieurs implantations pourra choisir Agence, tandis qu’un groupe composé de plusieurs sociétés pourra choisir Société.
Dans la suite de cet article, le terme agence est utilisé pour simplifier les explications.
Créer et configurer les agences
Le menu Paramètres > Agences permet de créer les différentes entités de l’organisation.
Chaque agence dispose de sa propre fiche permettant de renseigner ses informations et d’adapter une partie de sa configuration.
Une agence peut notamment disposer de ses propres informations administratives et de certains réglages spécifiques.
Associer les données à une agence
Le champ Agence est disponible dans la plupart des principaux modules d’Organilog.
Il est ainsi possible de rattacher une agence à différents éléments, par exemple :
- un client ;
- une intervention ;
- un devis ou une facture ;
- une demande client ;
- ainsi que de nombreux autres éléments du logiciel.
Chaque collaborateur peut également être rattaché à une agence.
Cette association permet de savoir quelle entité gère chaque donnée et constitue la base du fonctionnement multi-agences.
Isoler les données entre les agences
Dans Paramètres > Collaborateurs, le paramètre Isoler l’interface pour chaque type d’activité permet de séparer les données visibles par les différentes agences.
Lorsque ce paramètre est activé, un collaborateur rattaché à une agence :
- voit uniquement les données rattachées à son agence ;
- ne peut créer que des éléments associés à son agence.
Cette isolation concerne notamment les clients, interventions, devis, factures, demandes clients et les autres modules compatibles avec ce fonctionnement.
Ce système permet par exemple à plusieurs agences de travailler dans le même compte Organilog sans accéder aux données opérationnelles des autres agences.
Conserver des données communes à toutes les agences
Certaines données peuvent avoir vocation à être partagées entre plusieurs agences.
Le paramètre : Isoler l’interface : afficher les données liées à aucun type d’activité, pour tout le monde
permet de rendre accessibles à tous les collaborateurs les clients, adresses et interventions qui ne sont rattachés à aucune agence, même lorsque l’isolation de l’interface est active.
Cela peut notamment être utile pour gérer un client commun à plusieurs agences.
Cas particulier des champs personnalisés et PDF personnalisés
L’isolation par agence ne s’applique pas de la même manière aux champs personnalisés et aux PDF personnalisés.
Un champ personnalisé ou un PDF personnalisé qui n’est rattaché à aucune agence reste disponible pour toutes les agences.
Si une configuration spécifique doit être réservée à une agence, il est donc important de la rattacher explicitement à celle-ci.
Conserver un administrateur global
Pour une organisation multi-agences, il est recommandé de conserver au moins un utilisateur administrateur qui n’est rattaché à aucune agence.
Cet administrateur dispose ainsi d’une vision globale et peut piloter l’ensemble du compte.
Il peut notamment :
- accéder aux données des différentes agences ;
- gérer la configuration générale ;
- créer ou modifier les agences ;
- intervenir lorsque des ajustements doivent être réalisés à l’échelle de toute l’organisation.
Cette précaution évite de se retrouver avec uniquement des administrateurs dont la visibilité est limitée à leur propre agence.
Gérer les paramètres globaux et ceux propres à une agence
Lorsqu’un administrateur non rattaché à une agence modifie les paramètres du compte, ces réglages s’appliquent globalement à l’organisation.
Un administrateur rattaché à une agence peut néanmoins personnaliser certains paramètres pour son agence lorsque cette possibilité est prévue.
Cela permet par exemple de définir localement :
- les modules utilisés par l’agence ;
- le titre ou le contenu de certains emails ;
- certains autres paramètres compatibles avec une configuration par agence.
Tous les paramètres ne peuvent cependant pas être personnalisés séparément. Certains restent communs à l’ensemble du compte.
Exemple d’organisation
Une entreprise possède trois agences : Nantes, Rennes et Angers.
Chaque collaborateur est rattaché à son agence et le paramètre Isoler l’interface pour chaque type d’activité est activé.
Un collaborateur de Nantes accède alors uniquement aux clients, interventions, devis, factures et demandes clients rattachés à Nantes.
Un client national utilisé par les trois agences peut rester sans agence. Si le paramètre autorisant l’affichage des données sans type d’activité est activé, ce client reste accessible aux trois agences.
Enfin, un administrateur global non rattaché à une agence conserve une vision complète de l’activité.
À retenir
Le fonctionnement multi-agences repose principalement sur trois éléments :
- Créer les différentes agences et choisir une terminologie adaptée.
- Rattacher les collaborateurs et les données aux agences correspondantes.
- Activer Isoler l’interface pour chaque type d’activité lorsqu’une séparation des données est nécessaire.
Pour conserver une administration efficace du compte, il est recommandé de maintenir au moins un administrateur global non rattaché à une agence.
Mis à jour le : 16/08/2026
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