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# Mettre à jour des données existantes avec un import

L’outil d’import permet de **mettre à jour en masse des fiches déjà présentes dans Organilog**, par exemple pour modifier les informations de plusieurs clients ou actualiser les tarifs de produits.
Cette fonctionnalité est notamment disponible pour les **clients** et les **produits ou services**.
## Principe de la mise à jour
Lors d’un import classique, les données du fichier sont utilisées pour créer de nouvelles fiches.
Pour modifier des fiches existantes, l’option **« Mettre à jour des données existantes »** doit être activée lors de l’import.
Une **clé de mise à jour** doit ensuite être définie. Elle permet à Organilog d'identifier la fiche existante correspondant à chaque ligne du fichier.
Par exemple, avec une référence produit comme clé :
* le fichier contient le produit avec la référence `PROD-001` ;
* Organilog recherche le produit possédant cette même référence ;
* les informations sélectionnées lors de l'import sont mises à jour sur cette fiche.
|| **Important :** la valeur utilisée comme clé doit correspondre exactement à celle enregistrée dans Organilog. Une seule clé de mise à jour doit être sélectionnée.
Lorsque plusieurs choix sont possibles, privilégier une information **unique et stable**, comme une référence ou un code, plutôt qu'un nom susceptible d'être modifié ou utilisé sur plusieurs fiches.
## Préparer le fichier
Deux méthodes sont possibles :
* exporter les clients ou produits depuis Organilog, puis modifier les informations directement dans le fichier obtenu ;
* utiliser un fichier provenant d'une autre source, à condition qu'il contienne une colonne permettant d'identifier les fiches existantes dans Organilog.
Le fichier doit notamment contenir :
* la colonne utilisée comme **clé de mise à jour** ;
* les colonnes contenant les informations à modifier.
| Astuce : la suppression des colonnes inutiles, qui n'ont pas besoin d'être mises à jour, permet d'éviter certaines erreurs.
## Lancer l'import de mise à jour
Depuis la **roue dentée**, ouvrir **Import de données**.
Sélectionner **Clients** ou **Produits ou services**, puis ajouter le fichier à importer.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/interface-import-fichier_1ijmciz.png =500x288)

À l'étape suivante, vérifier les paramètres du fichier : séparateur, encodage et, si nécessaire, formats des dates et heures.
Activer ensuite l'option **« Mettre à jour des données existantes »**.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/interface-import-ecraser-donne_1dphalw.png =800x296)

Lors de l'association des colonnes du fichier avec les champs Organilog, sélectionner la colonne qui servira à identifier les fiches existantes, puis définir cette colonne comme **clé de mise à jour**.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/interface-import-association_lp7mko.png =800x462)

Associer également les autres colonnes contenant les données à modifier.
Une fois la configuration vérifiée, poursuivre les étapes de l'import puis lancer la mise à jour.
Enfin, une fois l'import effectué, il convient de vérifier que celui-ci a bien fonctionné en consultant les données du compte.
## Exemple : mettre à jour les prix des produits
Un catalogue produits contient une référence unique pour chaque produit.
Le fichier d'import peut contenir :
| Référence | Prix d'achat | Prix de vente |
| ---- |
| PROD-001 | 35 € | 59 € |
| PROD-002 | 42 € | 69 € |
La colonne **Référence** est définie comme clé de mise à jour.
Organilog recherche alors les produits correspondant à `PROD-001` et `PROD-002`, puis met à jour leurs prix d'achat et de vente avec les valeurs présentes dans le fichier.
## Un catalogue contient des produits existants et de nouveaux produits
Un catalogue fournisseur peut contenir à la fois :
* des produits déjà présents dans Organilog avec de nouveaux tarifs ;
* de nouvelles références qui doivent être créées.
Dans cette situation, il est préférable de préparer **deux imports distincts** :
1. un import de mise à jour contenant les produits déjà présents dans Organilog ;
2. un import classique contenant uniquement les nouveaux produits à créer.
Cette séparation facilite le contrôle du résultat et limite le risque de création de doublons.
Pour un catalogue régulièrement actualisé par un fournisseur, conserver une référence stable et unique pour chaque produit simplifie également les prochaines mises à jour.
## ⚠️ Vérifier le fichier avant l'import
||| **Un import de mise à jour n'est pas réversible.**
Une mauvaise clé ou des données incorrectes peuvent modifier un grand nombre de fiches. Vérifier attentivement le fichier et les correspondances entre les colonnes avant de lancer l'import.
➡️ **En cas de doute, réaliser d'abord un test sur un nombre limité de lignes.**