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# Gestion des produits et des stocks

Le module Produits permet de créer un catalogue de produits et de services réutilisables dans les interventions, devis et factures.
Pour les produits physiques, Organilog permet également de suivre les quantités disponibles, les consommations, les mouvements de stock et les seuils d’alerte. Selon l’organisation de l’entreprise, plusieurs entrepôts, ateliers ou stocks de véhicules peuvent également être gérés.
Une bonne structuration du catalogue facilite la saisie des équipes et permet de connaître plus précisément les produits consommés au cours de l’activité.
## Activer le module Produits
Si le module n’est pas encore disponible, accéder à : **Paramètres > Modules complémentaires > Modules de gestion**
Activer ensuite **Produits**, puis enregistrer les paramètres.
Le menu permettant de gérer les produits et les stocks devient alors accessible dans Organilog.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/organilog-menu-stocks_os9wxh.png)
## Créer un produit ou un service
Accéder à **Stock > Produits ou services**, puis cliquer sur **Ajouter un produit ou service**.
${youtube}[](CWRRYhmf7QM)
La fiche permet d’enregistrer les informations nécessaires à la réutilisation du produit : libellé, code produit, catégorie, tarifs et informations de stock selon les besoins.
Il est conseillé de créer dans le catalogue les produits régulièrement utilisés. Un produit enregistré une seule fois peut ensuite être retrouvé rapidement lors de la préparation d’un devis, d’une facture ou d’une intervention.
Les prestations et services peuvent également être enregistrés dans ce catalogue afin de réutiliser les mêmes libellés et tarifs, même lorsqu’aucune quantité physique n’est à suivre.
### Organiser les produits par catégorie
Les catégories de produits permettent de structurer un catalogue important et de retrouver plus rapidement une référence.
Il est par exemple possible de créer des catégories telles que :
* Consommables ;
* Pièces détachées ;
* VMC ;
* Plomberie ;
* Électricité ;
* Prestations d’entretien.
La liste des produits peut ensuite être filtrée par catégorie. Les options d’affichage permettent également d’adapter la présentation de cette liste.
### Importer un catalogue existant
Lorsqu’un catalogue contient de nombreuses références, il n’est pas nécessaire de créer tous les produits manuellement.
Un fichier CSV ou Excel peut être utilisé pour importer les produits dans Organilog.
Consulter l’article [Importer des produits et services](https://docs.organilog.com/fr/article/importer-des-produits-et-services-18u8eh0/) pour préparer le fichier et réaliser l’import.
## Utiliser le code produit et les codes-barres
Le champ **Code produit** permet d’associer une référence facilement identifiable au produit. Il peut notamment être utilisé pour une référence interne ou pour enregistrer le code-barres utilisé par un fournisseur.
Lorsqu’une douchette ou un lecteur de code-barres fonctionne comme un clavier, le code scanné peut être utilisé pour rechercher rapidement le produit correspondant dans Organilog.
Le scan ne réalise cependant pas à lui seul une entrée ou une sortie de stock. Il permet principalement de renseigner ou rechercher le **Code produit**. Le produit et la quantité correspondante doivent ensuite être ajoutés à l’intervention ou au mouvement concerné.
| Conseil : utiliser autant que possible un code unique par référence permet d’éviter les doublons et facilite la recherche des produits.
## Comprendre la quantité d’un produit
La **Quantité** renseignée sur la fiche d’un produit correspond au **stock principal**.
Cette quantité peut évoluer au fur et à mesure de la consommation ou du réapprovisionnement du produit.
Par défaut, lorsqu’un produit géré en stock est ajouté à une intervention avec une quantité utilisée, cette quantité est décomptée du stock correspondant.
Le comportement précis du décompte peut être personnalisé avec le paramètre :
**Paramètres > Labo > Modules divers > Gestion du décompte des stocks**
Ce réglage est particulièrement important lorsque le souhait est de décompter à partir de l'ajout d'un produit au sein d'une facture, et non plus au sein d'une intervention. Il est recommandé de vérifier le mode de décompte retenu avant de mettre en place le suivi du stock.
## Ajouter des produits consommés sur une intervention
L’ajout des produits utilisés pendant une intervention permet à la fois de conserver la trace de ce qui a été consommé et de mettre à jour les quantités disponibles.
Depuis la page d’ajout ou de modification d’une intervention, afficher si nécessaire la section **Produits** à l’aide des **Options d’affichage**.
Sélectionner ensuite le produit concerné et indiquer la quantité utilisée.
Cette méthode permet par exemple à un technicien ayant utilisé deux filtres, une cartouche ou trois mètres de câble de renseigner directement les quantités consommées sur l’intervention.
### Ajouter des produits depuis l’application mobile
Les techniciens peuvent également ajouter des produits depuis une intervention dans l’application mobile lorsque cette possibilité est autorisée.
Le paramètre correspondant se trouve dans :
**Paramètres > Application mobile > Modifier une intervention > Autoriser l'ajout de produit(s) dans une intervention**
Il est ainsi possible de renseigner les consommations directement sur le terrain sans attendre le retour au bureau.
Un article dédié explique plus précisément l’ajout de produits dans une intervention depuis l’application mobile.
## Suivre les mouvements de stock
Les mouvements de stock permettent de conserver une trace des entrées et sorties de produits.
Ils sont notamment utiles pour comprendre pourquoi une quantité a évolué et retrouver les consommations réalisées au fil de l’activité.
En complément de la quantité actuellement disponible, consulter les **Mouvements de stock** pour analyser les entrées, sorties et autres opérations enregistrées sur les produits.
## Obtenir un état du stock ou préparer un inventaire
La liste des produits permet de consulter les quantités actuellement enregistrées dans Organilog.
Les colonnes visibles peuvent être personnalisées à l’aide des options d’affichage afin d’obtenir les informations utiles au suivi du stock.
Il est également possible d’exporter les produits vers Excel. Cet export peut servir de base à un inventaire physique ou à un état de stock à une date donnée, notamment pour consulter les quantités et les informations de valorisation disponibles.
Les **Mouvements de stock** complètent cette vue en permettant de retrouver les entrées et sorties ayant conduit à la quantité actuelle.
## Recevoir une alerte lorsqu’un stock devient faible
Une alerte peut être utilisée pour identifier les produits dont la quantité disponible devient insuffisante.
Sur la fiche du produit, renseigner le champ **Seuil d’alerte** situé au niveau de la gestion de la quantité.
Par exemple, avec un seuil défini à 5, une alerte peut être déclenchée lorsque la quantité passe sous ce seuil.
La définition du seuil sur le produit ne suffit pas à elle seule. L’envoi des alertes doit également être activé dans les paramètres emails :
**Paramètres emails > Général > Produits > Seuil d'alerte sur quantité produit**
Ces deux éléments sont donc nécessaires :
* un **Seuil d’alerte** renseigné sur les produits concernés ;
* le paramètre email **Seuil d'alerte sur quantité produit** activé.
En cas d’absence d’email malgré un seuil correctement renseigné, vérifier en priorité ce second paramètre.
## Gérer plusieurs stocks avec les entrepôts
Lorsqu’une entreprise dispose de plusieurs lieux de stockage, par exemple un siège, un atelier, un dépôt ou plusieurs véhicules, le module **Entrepôts** permet de distinguer les quantités disponibles dans chacun d’eux.
### Distinguer le stock principal des entrepôts
Le stock principal et les quantités présentes dans les entrepôts sont gérés séparément.
La quantité affichée comme quantité principale d’un produit **n’est donc pas la somme des quantités présentes dans tous les entrepôts**.
Par exemple, un même produit peut avoir :
* 2 unités dans le stock principal ;
* 5 unités dans un premier entrepôt ;
* 3 unités dans un second entrepôt.
La quantité principale reste alors de **2**. Les quantités de **5** et **3** correspondent aux stocks propres aux deux entrepôts.
Sur la fiche d’un produit, la section **Quantité** permet de consulter les entrepôts associés et la quantité disponible dans chacun.
Un accès rapide permet également de déplacer une quantité entre le stock principal et un entrepôt. Il est possible de préciser la quantité à déplacer et le sens du mouvement afin d’ajouter ou de retirer cette quantité du stock principal.
Un transfert du stock principal vers un entrepôt diminue ainsi le stock principal et augmente d’autant la quantité de l’entrepôt concerné.
Pour la configuration complète du multi-stock et des transferts, consulter l’article [Créer et gérer des entrepôts](https://docs.organilog.com/fr/article/gerer-plusieurs-stocks-avec-les-entrepots-1dk8vf3/).
## Réapprovisionner le stock à partir des commandes fournisseurs
Lorsque le module de gestion des achats et des commandes fournisseurs est utilisé, les produits reçus peuvent être ajoutés au stock depuis la commande concernée.
L’action **Réapprovisionner le stock** permet de prendre en compte les produits réceptionnés et de créer les mouvements correspondants.
Il est donc préférable de suivre le processus de réception prévu dans Organilog plutôt que de modifier séparément les quantités des produits après chaque commande fournisseur.
## Distinguer un produit en stock d’un équipement installé chez un client
Le module Produits et le module Équipements répondent à deux besoins différents.
Un **produit en stock** correspond principalement à une référence dont une quantité doit être suivie : filtres, câbles, pièces détachées, consommables ou fournitures.
Un **équipement** ou une **installation** correspond plutôt à un élément individualisé rattaché à un client ou à une adresse et dont l’historique doit être conservé : chaudière, climatiseur, extincteur, défibrillateur ou machine possédant par exemple un numéro de série.
Pour un matériel acheté en plusieurs exemplaires puis installé chez différents clients, le produit peut donc servir au suivi des quantités disponibles avant installation, tandis que la fiche équipement permet ensuite de suivre individuellement le matériel installé.