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# Gérer les utilisateurs, employés et accès

Les fiches employés permettent de représenter les collaborateurs dans Organilog : les affecter à des interventions, les afficher sur le planning, enregistrer leurs absences ou suivre les informations qui leur sont associées.
Un employé n’a cependant pas nécessairement besoin de se connecter à Organilog. Les droits attribués à sa fiche permettent de déterminer s’il dispose d’un accès à l’application web ou mobile et, le cas échéant, les fonctionnalités auxquelles il peut accéder.

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## Comprendre la différence entre un employé et son accès à Organilog
Une fiche employé peut être utilisée pour gérer un collaborateur dans Organilog, même lorsque celui-ci n’utilise pas directement le logiciel.
Par exemple, un collaborateur peut être ajouté afin de :
* l’afficher sur le planning ;
* lui affecter des interventions ;
* enregistrer ses absences ;
* conserver les informations liées à son activité.
Le champ **Restriction d’accès** détermine ensuite les possibilités de connexion et les droits accordés à ce collaborateur.
Le niveau **Aucun accès** permet notamment de disposer d'une fiche employé sans autoriser de connexion à l'interface web ou à l'application mobile. Cette configuration peut être adaptée à un collaborateur dont l'activité doit être planifiée ou suivie dans Organilog, mais qui n'a pas besoin d'utiliser lui-même le logiciel.
Lorsqu'un accès est nécessaire, sélectionner une restriction adaptée aux besoins du collaborateur. Des rôles sur mesure peuvent également être utilisés lorsque les droits standards ne sont pas suffisamment précis.
Les différents niveaux de restriction et les rôles sur mesure sont détaillés dans les articles:
* [Définir les restrictions d’accès des utilisateurs](https://docs.organilog.com/fr/article/definir-les-restrictions-dacces-des-utilisateurs-1ni7ic9/)
* [Créer et attribuer des rôles sur mesure](https://docs.organilog.com/fr/article/creer-et-attribuer-des-roles-sur-mesure-1ia0548/)
## Ajouter un employé
Accéder à **RH > Employés**, puis cliquer sur **Ajouter un employé**.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/utilisateur-interface-ajout_g962ve.png =600x431)
Renseigner les informations nécessaires à l'identification du collaborateur, notamment son nom et son prénom.
Lorsque le collaborateur doit pouvoir se connecter à Organilog, renseigner également :
* son **Identifiant** ;
* son **Mot de passe** (unique et compliqué) ;
* une **Restriction d'accès** autorisant la connexion.
Lorsqu'aucune connexion n'est nécessaire, sélectionner **Aucun accès**.
Il est ensuite possible de compléter la fiche avec les autres informations utiles au suivi du collaborateur.
### Transmettre les informations de connexion
Lorsqu'une adresse e-mail est renseignée au moment de la création de l'utilisateur, un e-mail contenant ses informations de connexion est envoyé automatiquement.
L'ajout d'une adresse e-mail ultérieurement, en modifiant une fiche déjà créée, ne déclenche pas cet envoi initial.
## Retrouver ou modifier les informations de connexion
L'**Identifiant** utilisé pour se connecter est enregistré sur la fiche de l'employé.
Pour modifier les informations d'un collaborateur, accéder à **RH > Employés**, ouvrir sa fiche puis passer en mode édition.
Pour des raisons de sécurité, le mot de passe actuel n'est pas affiché. En cas d'oubli, il est nécessaire de définir ou de réinitialiser un nouveau mot de passe.
Sur l'application mobile, la connexion nécessite le nom du compte Organilog ainsi que l'identifiant et le mot de passe du collaborateur.
## Modifier les droits d'un utilisateur
Les droits peuvent être adaptés lorsqu'un collaborateur change de fonction ou n'a plus besoin d'accéder à certaines parties du logiciel.
Depuis la fiche de l'employé, modifier le champ **Restriction d'accès** puis sélectionner le niveau correspondant à ses besoins.
Il est par exemple possible de passer temporairement ou définitivement un collaborateur en **Aucun accès** afin d'empêcher sa connexion tout en conservant sa fiche dans Organilog.
Pour une configuration plus précise des fonctionnalités accessibles, utiliser les rôles et restrictions d'accès.
## Gérer le départ d'un collaborateur
Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, il est préférable de ne pas transformer sa fiche en remplaçant simplement son nom par celui d'un nouvel employé.
Chaque collaborateur doit conserver sa propre fiche afin de préserver correctement l'historique des interventions et des autres éléments auxquels il a participé.
Utiliser l'action **Supprimer** depuis la fiche de l'employé concerné. Dans ce contexte, la suppression correspond à une désactivation de la fiche : l'employé n'est plus proposé parmi les collaborateurs actifs, mais son historique reste conservé.
Les anciennes interventions auxquelles cet employé était affecté ne sont donc pas supprimées.
|| À savoir : après la désactivation d'un employé, celui-ci n'apparaît plus normalement sur le planning. Certaines interventions peuvent alors donner l'impression d'avoir disparu du planning alors qu'elles restent enregistrées dans Organilog. Elles peuvent toujours être retrouvées depuis les interfaces correspondantes et réattribuées si nécessaire.
Créer ensuite une nouvelle fiche pour le collaborateur qui le remplace.
## Réactiver un ancien employé
Lorsqu'un ancien collaborateur revient dans l'entreprise, il n'est généralement pas nécessaire de créer une seconde fiche.
Depuis **RH > Employés**, afficher les employés supprimés à l'aide du filtre correspondant, puis ouvrir l'ancienne fiche et utiliser l'action permettant de la réactiver.
La fiche existante peut alors être remise à jour, notamment concernant ses identifiants et ses droits d'accès.
Cette méthode permet de conserver un historique cohérent et évite également de créer deux utilisateurs correspondant à la même personne.