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# Gérer le module Offres (CRM)

Le module **Offres** permet de suivre des prospects, opportunités ou affaires depuis les premiers échanges jusqu'à leur conclusion.
Il fonctionne comme un CRM commercial : chaque affaire peut être associée à un client, suivie par un collaborateur et déplacée au fil des différentes étapes du processus commercial. Il est également possible de créer directement un devis ou un contrat depuis une affaire.
Selon la terminologie configurée dans Organilog, le module peut être nommé **Offre**, **Appel d'offres**, **Opportunité**, **Affaire** ou **Accompagnement**.

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## À quoi sert le module Offres ?
Le module permet de centraliser les dossiers qui nécessitent un suivi avant leur conclusion.
Il peut par exemple servir à suivre :
* un prospect ayant demandé des renseignements ;
* une opportunité commerciale à qualifier ;
* une affaire nécessitant plusieurs échanges ou rendez-vous ;
* un devis en préparation ou en attente de décision ;
* un appel d'offres ;
* un dossier d'accompagnement suivant plusieurs étapes.
Chaque affaire reste ainsi identifiable dans le pipeline et peut évoluer progressivement d'une étape à une autre.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/8/3/5/c835e09870d5c800/organilog-crm-pipeline-de-vent_f6wrx3.gif =600x294)
Le module peut également être utilisé au-delà d'un processus de vente classique. Le terme choisi dans la terminologie permet de l'adapter à l'organisation de l'entreprise.
## Activer le module Offres
Accéder à :
**Paramètres généraux > Modules complémentaires > Modules de gestion**
Activer **Offres/Affaires (CRM)**, puis enregistrer les paramètres.
Le module devient ensuite accessible depuis le menu de suivi des clients, sous le nom **Offres** ou sous le terme défini dans la terminologie.
## Adapter le nom du module
Accéder à :
**Paramètres généraux > Terminologie**
Le terme **Offre** peut être remplacé par :
* Appel d'offres ;
* Opportunité ;
* Affaire ;
* Accompagnement.
Le fonctionnement du module reste identique. Seul le vocabulaire utilisé dans l'interface est adapté.
Par exemple, le terme **Opportunité** convient généralement à un suivi commercial, tandis que **Affaire** peut être utilisé pour suivre des dossiers plus larges.
## Créer et suivre une affaire
Depuis le module, créer une nouvelle offre puis renseigner les informations nécessaires au suivi.
Une affaire peut notamment permettre de retrouver le client ou le contact concerné, le collaborateur chargé du suivi et les différentes informations utiles au dossier.
Associer l'affaire à un collaborateur permet notamment d'identifier la personne responsable de son suivi commercial.
Les affaires liées à un client peuvent également être retrouvées depuis sa fiche, selon les droits d'accès du collaborateur.
## Suivre les affaires dans le pipeline
La vue Pipeline ou Galerie/Kanban présente les affaires sous forme de cartes réparties entre différentes étapes.
Une organisation commerciale peut par exemple utiliser les étapes suivantes :
**À qualifier > Premier échange > Devis à préparer > Devis envoyé > Relance**
Lorsqu'une affaire avance, sa carte peut être déplacée vers l'étape suivante par glisser-déposer.
Chaque étape permet également d'obtenir une vision synthétique du nombre d'affaires présentes et de leur montant potentiel. Le pipeline aide ainsi à identifier rapidement les dossiers en cours et ceux qui restent trop longtemps au même stade.
Les changements d'étape sont historisés afin de conserver une trace de l'évolution de l'affaire.
| Conseil : limiter le nombre d'étapes aux évolutions réellement significatives du processus. Une étape doit idéalement permettre de comprendre immédiatement la situation du dossier et l'action attendue pour le faire avancer.
### Utiliser plusieurs workflows
Plusieurs processus peuvent être gérés indépendamment dans le même module.
Par exemple, un workflow peut être consacré aux opportunités commerciales tandis qu'un autre est utilisé pour les appels d'offres.
La création des groupes, des étapes et l'organisation des colonnes sont détaillées dans l'article [Configurer les workflows du module Offres en vue Kanban](https://docs.organilog.com/fr/article/configurer-les-workflows-du-module-offres-en-vue-kanban-12ka3k3/).
## Planifier les actions commerciales
Une affaire ne sert pas uniquement à mémoriser son état d'avancement.
Des actions commerciales peuvent être créées à partir de l'affaire afin de conserver la continuité du suivi et, lorsque cela est pertinent, de les planifier.
Il peut par exemple s'agir :
* d'un appel de qualification ;
* d'un rendez-vous commercial ;
* d'une démonstration ;
* d'une visite sur site ;
* d'une relance.
Cette organisation permet de suivre à la fois **où en est l'affaire** et **quelle est la prochaine action à réaliser**.
## Créer un devis ou un contrat depuis une affaire
Lorsqu'une opportunité se concrétise, il n'est pas nécessaire de repartir du module Devis ou Contrats.
Depuis la fiche de l'affaire, ouvrir le menu d'actions en haut à droite puis utiliser **Créer un devis** ou **Créer un contrat**.
Le document est ainsi créé dans la continuité de l'affaire. Les devis générés depuis une offre restent également liés à celle-ci, ce qui permet de retrouver facilement les éléments associés au dossier.
Par exemple, après plusieurs échanges avec un prospect, l'affaire peut être déplacée dans l'étape **Devis à préparer**, puis le devis peut être créé directement depuis cette fiche.
## Clôturer une affaire
Lorsqu'une affaire est terminée, elle peut être clôturée en indiquant si elle s'est conclue par un **succès** ou un **échec**.
Cette information permet de retirer les dossiers terminés du suivi courant tout en conservant leur historique.
Il est recommandé de clôturer régulièrement les affaires qui ne sont plus actives afin que le pipeline représente la situation commerciale réelle.
## Consulter le suivi commercial
Le pipeline donne une vision immédiate de la répartition des affaires entre les différentes étapes et du potentiel commercial associé.
Le tableau de bord du module permet également de retrouver des indicateurs liés aux offres.
Ces informations correspondent avant tout au **suivi des opportunités commerciales**. Elles ne remplacent pas les statistiques de facturation permettant d'analyser le chiffre d'affaires effectivement devisé, facturé ou encaissé.