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# Créer et configurer un module personnalisé avec les modules universels

Les **modules universels** permettent de créer dans Organilog un ou plusieurs modules adaptés à des besoins qui ne sont pas couverts nativement par le logiciel.
Ils permettent par exemple de remplacer un fichier Excel ou un outil externe utilisé pour suivre des informations spécifiques à l'entreprise. Les données restent ainsi centralisées dans Organilog et peuvent notamment être associées à un **collaborateur**, un **client**, une **adresse**, des **devis ou factures**, des dates ou des documents.
Un module universel peut être utilisé comme un véritable **module personnalisé**, avec ses propres informations, champs personnalisés et fonctionnalités.
| Fonctionnalité disponible dans le pack Premium.

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## Dans quels cas créer un module universel ?
Le module universel est particulièrement adapté lorsqu'une information doit être conservée dans la durée, recherchée régulièrement ou reliée aux autres données présentes dans Organilog.
Quelques exemples :
* suivi des règlements ou paiements ;
* suivi des accidents, incidents ou non-conformités ;
* annuaire de prescripteurs, partenaires ou autres interlocuteurs ;
* suivi de la prospection commerciale ;
* suivi des astreintes ;
* suivi des dépenses ;
* contrôles réglementaires et échéances ;
* contrats de travail ou autres documents administratifs ;
* autorisations de conduite, habilitations ou certifications ;
* attribution et suivi des équipements de protection individuelle ;
* réservations de matériel, salles ou autres ressources ;
* rendez-vous ou réunions à afficher sur le planning ;
* suivi des entretiens des véhicules ;
* prêt ou mise à disposition de matériel ;
* base documentaire spécifique à l'entreprise ;
* notes de service ou documents internes ;
* suivi d'audits ou de contrôles qualité ;
* registre de remise de clés, badges ou moyens d'accès ;
* suivi d'agréments, assurances ou autres documents possédant une échéance.
Il est possible de créer **plusieurs modules universels**, chacun correspondant à un besoin différent.
| Conseil : lorsqu'un module Organilog existe déjà pour gérer le besoin concerné, privilégier généralement le module natif. Le module universel est surtout pertinent pour les informations ou processus propres à l'activité de l'entreprise.
## Préparer le module avant de le configurer
Avant de créer le module, définir les informations qui devront être enregistrées et les actions qui devront être possibles.
Par exemple, pour un module **Suivi des accidents et incidents**, il peut être pertinent d'enregistrer :
* le collaborateur concerné ;
* la date ;
* un commentaire décrivant l'événement ;
* des champs personnalisés pour qualifier l'incident ;
* des pièces jointes ;
* un état **Terminé ?** pour indiquer que le dossier a été traité ;
* éventuellement un rapport PDF.
Cette réflexion permet d'éviter d'activer inutilement des informations qui ne seront jamais utilisées.
## Choisir les informations disponibles dans le module
Lors de la configuration du module universel, activer uniquement les informations utiles au suivi concerné.
Les zones disponibles comprennent notamment :
* **Collaborateur** ;
* **Client et adresse** ;
* **Liaison factures et devis** ;
* **Date**, **Date d'échéance** ou **Période de dates** ;
* **Géolocalisation** ;
* **Terminé ?** ;
* **Quantité** ;
* **Montant** ;
* **Code / N° de série** ;
* **Type d'activité** ;
* **Commentaire** ;
* **Réponses** ;
* **Pièces jointes** ;
* **Rapport PDF**.
Ces informations peuvent être complétées par des **champs personnalisés** afin d'adapter davantage le module au besoin métier.
Par exemple, un module de suivi des contrôles réglementaires peut associer un client, une date d'échéance, des pièces jointes et quelques champs personnalisés propres au type de contrôle.
## Afficher les éléments sur le planning
Activer **Afficher sur le planning** lorsqu'un élément doit apparaître avec les autres événements planifiés dans Organilog.
Trois comportements sont possibles :
* **Toujours** ;
* **Le jour de la date associée à l'élément** ;
* **Sur la période définie**.
Le choix dépend de l'utilisation du module.
Une réunion peut par exemple apparaître uniquement à sa date, tandis qu'une astreinte ou une réservation peut être affichée pendant toute sa période.
Un **code couleur sur le planning** peut également être défini :
* selon le collaborateur associé ;
* ou avec une couleur définie pour le module.
## Afficher les éléments sur la carte géographique
Lorsque la géolocalisation est pertinente, les éléments du module universel peuvent être ajoutés à la carte géographique.
Comme pour le planning, leur affichage peut être configuré :
* **Toujours** ;
* **Le jour de la date associée à l'élément** ;
* **Sur la période définie**.
Le code couleur peut dépendre du collaborateur associé ou être défini directement pour le module.
Cette configuration peut par exemple servir à représenter des lieux à contrôler, des partenaires, des points de collecte ou toute autre information géolocalisée en complément des données déjà présentes sur la carte Organilog.
## Donner accès aux informations à des personnes externes
Plusieurs fonctionnalités permettent d'utiliser les données du module en dehors de l'interface de gestion Organilog.
* **Activer l'accès sur le portail client**
Permet de mettre à disposition les éléments concernés depuis le portail client lorsque ce fonctionnement correspond au besoin.
* **Page publique**
Permet d'obtenir une page accessible sans connexion à Organilog. Elle peut notamment être utilisée pour communiquer un élément à une personne externe.
Selon la configuration retenue, cette page peut également afficher un **aperçu du rapport PDF**.
## Faire signer un élément
Deux modes de signature peuvent être utilisés selon le contexte.
* **Signature simple**
Permet de recueillir une signature depuis l'interface utilisée par les utilisateurs Organilog.
* **Signature en ligne**
Permet de faire signer l'élément à distance depuis sa page publique.
Cette seconde méthode peut par exemple être utilisée pour un contrat de partenariat, une autorisation, un document de remise de matériel ou tout autre document nécessitant une validation externe.
Un modèle de rapport PDF peut être associé au module afin de présenter les informations sous la forme du document attendu avant sa signature.
## Utiliser le pointage
La fonction **Pointage** peut être activée pour certains usages nécessitant d'enregistrer un passage ou une présence.
Par exemple, dans un module de réservation de matériel, un pointage peut servir à conserver une trace de la prise puis du retour du matériel.
## Synchroniser les informations avec un autre calendrier ou outil
Deux types de flux peuvent être activés :
* **Flux RSS**
Permet d'exposer les informations du module sous forme de flux afin de les exploiter dans un outil compatible.
* **Lien iCalendar**
Permet de transmettre les événements datés à un logiciel de calendrier compatible avec le format iCalendar.
Cette option peut notamment être utile lorsqu'une partie du planning doit également être consultée dans un calendrier externe.
## Automatiser certains suivis liés aux échéances
Lorsqu'un module utilise des dates ou des échéances, certaines actions peuvent également être automatisées avec les fonctionnalités d'Organilog.
Cela peut par exemple permettre d'envoyer une information ou une relance liée à l'échéance d'un élément, afin de ne pas dépendre uniquement d'une vérification manuelle de la liste.
## Exemple : créer un module de suivi des autorisations de conduite
Un module **Autorisations de conduite** pourrait par exemple utiliser :
* **Collaborateur** pour identifier la personne concernée ;
* **Date** pour enregistrer la date de délivrance ;
* **Date d'échéance** pour anticiper le renouvellement ;
* des champs personnalisés pour le type d'autorisation ou les catégories concernées ;
* **Pièces jointes** pour conserver le justificatif ;
* **Rapport PDF** si un document doit être généré ;
* **Terminé ?** pour archiver fonctionnellement une autorisation devenue obsolète.
Le même principe peut être adapté à de nombreux autres processus internes sans avoir à conserver ces informations dans un fichier ou un logiciel séparé.